Приложение N 28

к п. 3.8.4.10 Инструкции

ТРЕБОВАНИЯ

К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА МИНПРОСВЕЩЕНИЯ РОССИИ

1. Служебное письмо Минпросвещения России печатается на стандартных бланках Минпросвещения России (приложения NN 2 - 15 к Инструкции) или на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297) шрифтом размером N 14.

2. Служебное письмо Минпросвещения России имеет следующие реквизиты: гриф и пометка ограничения доступа к документу (если это необходимо); адресат; заголовок к тексту (наличие этого реквизита обязательно); дата; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа; текст документа; отметка о приложении (если оно имеется); подпись; отметка об исполнителе; виза.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа служебного письма Минпросвещения России. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки ограничения доступа к документу) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов, на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки и печатаются с межстрочным интервалом 1,0. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничиваться правой границей текстового поля. Особенности оформления реквизита "Адресат" указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

К служебным письмам Минпросвещения России составляется заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

На служебных письмах Минпросвещения России, адресованных в вышестоящие органы, после текста заголовка проставляется черта и указывается документ (основание), его дата и номер.

Дата служебного письма соответствует дате его подписания. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2018 г.

Способы датирования документов указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Регистрационный номер служебного письма - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста служебного письма на одной странице.

Текст служебного письма составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст служебного письма может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В служебных письмах используются формы изложения:

от третьего лица единственного числа ("Министерство не возражает...", "Департамент считает возможным...");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий должностных или физических лиц инициалы указываются после фамилии.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки служебного письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

В записках используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале записки, над текстом.

Приложения к запискам оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста служебного письма (за исключением текста законопроекта, указа или распоряжения Президента Российской Федерации, постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации).

Приложениями к служебным письмам могут быть информационные материалы, положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др., которые должны быть подписаны курирующим заместителем Министра либо руководством департамента-исполнителя.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение". При наличии нескольких приложений они нумеруются без проставления знака номера: "Приложение 1", "Приложение 2"... Если приложение одно, то оно не нумеруется, в этом случае слово "Приложение" допустимо не указывать.

В записках отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля через 1 интервал следующим образом:

если приложение названо в тексте:

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

если приложение (приложения) сброшюрованы:

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример:

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297) шрифтом размера N 14, при этом наименования органов власти - авторов документа указываются в реквизите "Подпись". Особенности оформления подписи на служебных письмах Минпросвещения России указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева, шрифтом размером N 10 через 1 межстрочный интервал.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта служебного письма. Визой оформляется внутреннее согласование служебного документа.

Представляемое на подпись служебное письмо визируется исполнителем и руководством структурного подразделения Минпросвещения России, где готовился проект, а также другими руководителями структурных подразделений Минпросвещения России, ответственными за его подготовку в рамках поручения.

Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Особенности согласования и визирования указаны в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

3. Колонтитул ставится с указанием наименования документа и индекса структурного подразделения Минпросвещения России.

4. Образцы служебных писем Минпросвещения России прилагаются.