7. Отправка исходящих ДСП-документов

7.1. Отправка исходящих ДСП-документов в бумажном виде осуществляется аналогично отправке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству.

7.2. Отправка исходящих ДСП-документов в электронном виде.

7.2.1. Для отправки ДСП-документа исполнитель предоставляет оператору ЭПЯ:

- переносной магнитный носитель с файлами: документа, УКЭП к документу, приложений (при их наличии) и списка рассылки;

- подлинник отправляемого документа на бумажном носителе (экземпляр N 1);

- список рассылки на бумажном носителе.

В списке рассылки (образец приведен в приложении N 3) необходимо указать дату и номер ДСП-документа, подлежащего рассылке, а также номер экземпляра для каждого адресата. Кроме того, в Списке рассылки указывается исполнитель и его телефон. Список рассылки подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.

7.2.2. Перед отправкой оператор ЭПЯ проверяет:

- наличие РК исходящего документа в СЭД в базе данных "Исходящие" в представлении "Поступившие/По электронной почте СЭД";

- соответствие оформления РК исходящего документа установленным требованиям;

- отсутствие вредоносных программ (вирусов) на переносном магнитном носителе с файлами;

- наличие и соответствие оформления всех элементов, перечисленных в пункте 7.2.1, установленным требованиям;

- подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему документ на бумажном носителе.

При наличии ошибок отправка ДСП-документа не осуществляется. В этом случае РК исходящего документа средствами СЭД возвращается в канцелярию структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.

7.2.3. При отсутствии ошибок оператор ЭПЯ:

- копирует с переносного магнитного носителя на жесткий диск файлы, перечисленные в пункте 7.2.1;

- проставляет на оборотной стороне последнего листа подлинника ДСП-документа (экземпляр N 1) штамп "Электронный документ соответствует подлиннику" <2>.

--------------------------------

<2> Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Исполнитель ДСП-документа расписывается в штампе.

7.2.4. Все файлы, перечисленные в пункте 7.2.1, архивируются с помощью программы-архиватора в файл с расширением "*.zip".

7.2.5. Оператор ЭПЯ создает почтовое сообщение и отправляет его по ЭП, оснащенной СКЗИ.

При создании почтового сообщения необходимо учитывать следующее:

- адреса, в которые направляется сообщение, заполняются в соответствии со списком рассылки;

- в поле "Тема" заносится дата регистрации ДСП-документа и его исходящий регистрационный номер (например, "от 24.06.2005 N 18-0-09/000123дсп@");

- к почтовому сообщению прикрепляется архивный файл.

7.2.6. Оператор ЭПЯ отправляет РК исходящего документа по СЭД, при этом в РК в поле "Краткое содержание" после заголовка к документу добавляет фразу "Отправлено по ЭП с СКЗИ".

Файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии), отправленные по ЭП, оснащенной СКЗИ, хранятся в подразделении ДОУ в течение всего срока хранения аналогичных ДСП-документов на бумажном носителе. По истечении сроков хранения файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии) подлежат уничтожению программно-техническими средствами. В случае невозможности уничтожения файлов программно-техническими средствами проводится физическое уничтожение носителя файлов.

7.2.7. Подлинник представленного для отправки ДСП-документа (экземпляр N 1) на бумажном носителе формируется в дело подразделения ДОУ или структурного подразделения согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел налогового органа.