Приложение 1. Учет денежных средств и расчетов

Приложение 1

к Указанию ГТК Российской Федерации

от 24 ноября 1993 г. N 01-12/994

УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И РАСЧЕТОВ

1. Оформление кассовых документов и учет денежных средств

Данный раздел предназначен для использования при выявлении случаев перемещения наличных денежных средств с нарушениями законодательства Российской Федерации.

Предприятия вне зависимости от форм собственности обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков. Расчеты предприятий по своим обязательствам с другими предприятиями производятся, как правило, в безналичном порядке через учреждения банков.

Наличные деньги, полученные из учреждений банков предприятиями, расходуются строго по целевому назначению, а именно: на выплату заработной платы, на командировочные расходы, на хозяйственные и другие нужды.

Порядок хранения, получения и расходования наличных денег определен Правилами ведения кассовых операций в народном хозяйстве, утвержденными Постановлением Госбанка СССР от 8 августа 1991 г. N 2.

Прием наличных денег кассиром предприятия производится по приходным кассовым ордерам (типовая форма N КО-I), подписанным главным бухгалтером. Приходный ордер состоит из непосредственно приходного кассового ордера и отрывной квитанции к приходному кассовому ордеру. Квитанция подтверждает факт приема наличных денег от плательщика. В квитанции указываются фамилия плательщика, основание платежа, сумма (прописью) и дата приема наличных денег. Квитанция подписывается главным бухгалтером. Все данные в квитанции должны соответствовать содержанию приходного кассового ордера.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным

кассовым ордерам (типовая форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Бухгалтером на общую выплаченную по платежным ведомостям сумму выписывается расходный кассовый ордер.

Операции по приему и выдаче денежных средств по кассовым ордерам должны производиться только в день их выписки и регистрации в журнале.

Кассир обязан вести кассовую книгу, составляемую на основании документов по приходу и расходу денег из кассы. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя и бухгалтера.

Ежедневно в кассовую книгу записываются остаток денег в кассе на начало дня, поступление и расход денег из кассы по каждому принятому для исполнения документу. В конце дня подсчитываются итоги операций по кассе за день и выводится остаток денег на начало следующего дня. Записи по кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу.

Если ежедневно совершаются операции на сумму до 500 руб., кассовые отчеты могут составляться один раз в неделю.

При ведении бухгалтерского учета с использованием регистров кассовые операции отражаются в ведомости учета денежных средств и фондов. Основанием для заполнения ведомости по форме N В-4 служат отчеты кассира.

Учет наличия и движения наличных средств в кассе ведется на счете 50 "Касса". Сальдо счета означает наличие денег в кассе предприятия.

В кассе предприятия могут храниться не только наличные деньги, но и ценные бумаги (акции, облигации), денежные документы (почтовые марки, марки госпошлины, путевки, проездные билеты, вексельные марки и др.), бланки строгой отчетности, трудовые книжки, вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и другие ценности (подарки).

Ценные бумаги учитываются на счете 58 "Краткосрочные финансовые вложения". Движение ценных бумаг оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами с последующим составлением кассиром отчета по ценным бумагам. Отдельно от денежных средств составляется и ведомость по форме N В-4.

Схема бухпроводок по счету 50 "Касса"

2. Ведение и учет операций по расчетному и валютному счету

Данный раздел предназначен для использования при выявлении форм расчетов, ограниченных законодательством, а также необоснованных платежей по импорту.

Предприятие самостоятельно выбирает банк для своих расчетов.

Предприятие имеет право открыть только один расчетный счет. Ему присваивается индивидуальный номер, который затем должен проставляться на всех платежных документах по операциям по расчетному счету.

Безналичные расчеты регулируются Правилами безналичных расчетов в народном хозяйстве, утвержденными Госбанком СССР от 30 сентября 1987 г. N 2 (с изменениями, внесенными письмами Госбанка СССР от 26 августа 1988 г. N 150, от 9 января 1989 г. N 176, от 31 мая 1989 г. N 211 и от 7 марта 1990 г. N 278, Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации от 09.07.92).

Безналичные перечисления и выдачу наличных денег банк производит с согласия (акцепта) распорядителя счета или по его поручению.

Расчетные документы оплачиваются при наличии средств на расчетном счете плательщика, в порядке календарной очередности поступления документов в банк.

Безналичные расчеты предприятия могут производить: платежными поручениями, аккредитивами, чеками, векселями.

При расчетах платежными требованиями - поручениями получатель средств представляет в обслуживающий его банк на инкассо расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате получателю определенной суммы через банк. Вместе с платежными требованиями-поручениями предприятие представляет в банк для контроля за оплатой реестр платежных требований, составленный в 2-х экземплярах, из которых первый остается в банке, второй - выдается предприятию.

Расчеты требованиями - поручениями применяются между предприятиями за отгруженные (отпущенные) товары, выполненные работы и оказанные услуги. Тем не менее, оплату по решениям арбитража, суда и др. банк производит в безакцептном порядке. При этом в требовании обязательно указывается назначение платежа и законодательный акт, предусматривающий право безакцептного списания этих платежей.

При необоснованном отказе от акцепта плательщик платит в пользу получателя штраф в размере 5% суммы, отказанной в оплате.

При выставлении аккредитива плательщик поручает обслуживающему его банку произвести за счет своих средств или ссуды, депонированных в банке плательщика, оплату товарно - материальных ценностей и оказанных услуг по месту нахождения получателя средств на условиях, предусмотренных плательщиком в заявлении на выставление аккредитива.

Платежное поручение - это поручение предприятия обслуживающему его банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет другого предприятия. Расчеты платежными поручениями производятся с поставщиками, с бюджетом, с финансовыми органами, органами социального страхования, коммунальными службами, арендодателями, профсоюзными и другими организациями.

Для перечислений отдельным гражданам пенсий, алиментов, заработной платы, командировочных расходов и других причитающихся лично им сумм применяются переводы средств через предприятия связи. Переводы принимаются платежными поручениями, акцептованными банком, которые составляются в 3-х экземплярах.

Удобной формой расчетов для получателей средств являются расчеты по чекам из лимитированной чековой книжки. Преимущество этой формы расчетов заключается в том, что практически отгрузка продукции или товарно - материальных ценностей совпадает по времени с ее оплатой.

Прежде, чем получить чековую книжку, предприятие перечисляет в обслуживающий его банк денежные средства в пределах лимита, которые депонируются на счете N 722 "Лимитированные чековые книжки и лимитированные справки".

Лимит по чековой книжке устанавливается банком по согласованию с предприятием, но не должен быть ниже 100 рублей.

Вместе с заявлением о выдаче чековой книжки предприятие представляет платежное поручение на сумму лимита, и в нижней части поручения делается надпись: "За чековую книжку для расчетов с предприятиями". По окончании срока действия чековые книжки сдаются в банк.

Чеки действительны в течение 10 дней, не считая дня их выписки.

При получении наличных денег выписывается чек из чековой книжки, отличной от лимитированной тем, что по этой чековой книжке получают с расчетного счета наличные деньги.

Учет операций по расчетному счету ведется на балансовом счете 51 "Расчетный счет". Счет 51 - активный.

Для банка этот счет - пассивный, поэтому операции по расчетному счету для банка будут противоположны.

Предприятие учет валютных средств ведет на счет 52 "Валютный счет".

Движение денежных средств в иностранных валютах отражается на счете 52 "Валютный счет" по видам валют и в рублях. Пересчет иностранной валюты в рубли осуществляется по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату совершения платежной операции. Положительные курсовые разницы относятся в кредит, а отрицательные в дебет счета 80 "Прибыли и убытки".

Аналитический учет денежных средств в иностранной валюте ведется в ведомости учета денежных средств и фондов (типовая форма В-4) в разрезе валютных счетов внутри страны и за рубежом.

Схема бухпроводок по счету 51 "Расчетный счет"

3. Учет операций по спецсчетам в банке

Данный раздел может быть использован в целях выявления необоснованных зачислений минуя расчетный счет.

К расчетным операциям по специальным счетам в банке относятся расчеты аккредитивами и расчеты чеками из лимитированных чековых книжек.

Бухгалтерский учет расчетов аккредитивами и чеками из лимитированных чековых книжек осуществляется на счете 55 "Специальные счета в банках".

Схема бухпроводок по счету 55 "Специальные счета в банках"

4. Учет кредитов банка

Для получения ссуды предприятие подписывает с банком кредитный договор и представляет в банк обязательство - поручение. В них указываются размер кредита и срок его погашения. Выдача ссуды может производиться как путем оплаты расчетно - денежных документов за оборудование, материалы и т.п., так и путем зачисления ссуды на расчетный счет предприятия, строго в соответствии с кредитным договором. Учет кредитов банка осуществляется на балансовом счете 90 "Краткосрочные кредиты банков".

Бухгалтерский учет движения по ссудам ведется в ведомости учета расчетов и прочих операций (типовая форма N В-5). Учет ведется в аналитическом разрезе по видам ссуд.

Схема бухпроводок по счету 90 "Краткосрочные кредиты

банков"

УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ И РАСЧЕТОВ

С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ

Данный раздел рассматривает основные моменты учета и движения внутри предприятия товарно - материальных ценностей.

1. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Поставка материальных ценностей, оказание услуг и выполнение работ для предприятия производится на основании договоров или гарантийных писем. В них указываются обязательства одной стороны - поставить (оказать, выполнить) и другой стороны - принять и оплатить продукцию (оказанные услуги, выполненные работы).

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется на балансовом счете 60.

Учет расчетов отражается в ведомости учета расчетов с поставщиками (типовая форма N В-7). Ведомость открывается задолженностью предприятия или поставщиков на 1-е число месяца. Затем в хронологическом порядке отражаются документы (товарно - транспортные накладные, счета - фактуры) на поступившие материальные ценности, принятые работы, оказанные услуги. Наличие приходного ордера на материалы или акта на выполненные работы позволяет оформить бухгалтерскую проводку с кредита счета 60 в дебет счетов 10, 20, 08 и т.д. Отметка об оплате (в дебет счета 60) проводится на основании выписок банка с расчетного счета, с ссудного счета или со счета по расчетам чеками из лимитированной чековой книжки.

Если на предприятие поступили материальные ценности без платежного документа, то необходимо их оприходовать по цене (договорной, прейскурантной, плановой) с оформлением приходного акта. В графе 2 "Номер документа, дата" ставится буква "Н", означающая неотфактурованные поставки. При поступлении платежных требований на материалы строка неотфактурованных поставок повторяется, но с той особенностью, что суммы сторнируются, т.е. пишутся красными чернилами или обводятся в рамку. Таким образом убирается приход материалов по условным ценам. Приход материалов отражается в следующей строке в обычном порядке.

2. Анализ дебиторской и кредиторской задолженности

Задача анализа дебиторских и кредиторских статей баланса - определить величину неоправданных вложений средств в расчеты с дебиторами и незаконного использования в обороте средств кредиторов.

Часть дебиторской и кредиторской задолженности носит нормальный характер. Сюда относятся:

- авансы, выданные по договорам на закупку сельскохозяйственной продукции;

- суммы дебетового и кредитового сальдо к концу месяца при расчетах с покупателями в порядке плановых платежей;

- авансы за услуги органов связи;

- задолженность поставщикам по акцептованным расчетным документам, сроки оплаты которых не наступили;

- переплаты и недоплаты по расчетам с бюджетом по различным отчислениям, по которым сроки платежей переходят на следующий месяц.

Среди дебиторов особого внимания требует задолженность по статье "Расчеты по возмещению материального ущерба". Для анализа данной статьи используются данные о недостачах, хищениях, порче товарно - материальных ценностей.

Значительная часть задолженности по статьей "Прочие дебиторы" образуется из-за незаконного авансирования поставщиков за счет предоставленной отгрузки материальных ценностей и услуг, несвоевременного взыскания претензионных сумм по спорным долгам и т.п.

К недопустимой кредиторской задолженности относят просроченную задолженность поставщикам и бюджету, а также по статье "Прочие кредиторы" незаконные авансы покупателям под видом предварительной оплаты услуг.

3. Учет материалов и малоценных и быстроизнашивающихся

предметов

К материалам относятся сырье и основные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, вспомогательные материалы, топливо, тара, запасные части и малоценные и быстроизнашивающиеся предметы.

Учет материалов на предприятии определен "Основными положениями по учету материалов на предприятиях и стройках" (приложение к письму Минфина СССР от 30 апреля 1974 г. N 103).

Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов регламентирован "Положением по бухгалтерскому учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов" (приложение к письму Минфина СССР от 18 октября 1979 г. N 166) с учетом особенностей, изложенных в "Рекомендациях по ведению бухгалтерского учета и применению учетных регистров на малых предприятиях" (приложение к письму Минфина СССР от 2 июля 1991 г. N 40).

4. Формы первичной документации по приходу материалов

Товарно - транспортная накладная передается кладовщику.

При поступлении материалов на склад или в кладовую кладовщик оформляет приходный ордер по форме N М-3 (при поступлении одного наименования материалов) или по форме N М-4 (при поступлении нескольких видов материалов).

В случаях, когда доставленные на предприятие материальные ценности имеют расхождения или по количеству, или по качеству с сопроводительными документами поставщика, а также при приемке материалов без документов, составляется акт о приемке материалов (форма N М-7).

При наличии акта о приемке материалов по форме N М-7 приходный ордер не оформляется.

Порядок приемки товарно - материальных ценностей определен Инструкциями о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утверждена Постановлением Государственного арбитража при Совете Министров СССР от 15 июня 1965 г. N П-6) и качеству (утверждена Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25 апреля 1966 г. N П-7) с дополнениями и изменениями, внесенными Постановлениями Госарбитража СССР от 29.12.73 N 81 и от 14.11.74 N 98.

На малых предприятиях с незначительными объемами поступления и расходования материалов может быть применима практика оформления прихода материалов путем проставления оттиска штампа предприятия на сопроводительном документе (железнодорожная накладная, товарно - транспортная накладная, накладная на отпуск материалов на сторону при доставке материалов самовывозом). Под оттиском штампа необходимы подписи лица, сдавшего материалы (экспедитора), и лица, принявшего материалы. В этом случае оформление приходного ордера не обязательно.

5. Формы первичной документации по расходу материалов

Систематический расход материалов при изготовлении продукции оформляется лимитно - заборными картами (формы N N М-8, М-8а, М-9, М-9а, М-28, М-28а). Лимитно - заборная карта оформляется в двух экземплярах.

6. Складской учет материалов

Учет материалов на складе должен вести работник, принявший их на хранение и с которым заключен договор о полной материальной ответственности. На каждый поступивший на предприятие материал открывается карточка складского учета материалов (форма N М-17).

7. Бухгалтерский учет материалов

Производственные запасы по типовому Плану счетов учитываются на счетах: 10 "Материалы", 12 "МБП", 15 "Заготовление и приобретение материалов", 16 "Отклонение в стоимости материалов".

План счетов предусматривает применение одного из двух вариантов ведения текущего учета движения производственных запасов: первый - когда они отражаются на счете 10 "Материалы" по учетным ценам с одновременным использованием счетов 15 "Заготовление и приобретение материалов" и 16 "Отклонение в стоимости материалов"; второй - когда непосредственно на счете 10 "Материалы" выявляется фактическая себестоимость материальных ценностей (без использования счетов 15 и 16). Однако в обоих вариантах отклонения от учетных цен (транспортно - заготовительные расходы) в доле, относящейся к израсходованным в производстве материалам, подлежат ежемесячному списанию на счета производственных затрат. В бухгалтерских балансах производственные запасы, как правило, отражаются по фактической себестоимости.

При первом варианте организации текущего учета и контроля движения производственных запасов на отдельном счете 15 "Заготовление и приобретение материалов" отражаются все финансовые операции, связанные с процессом материально - технического снабжения. В дебет этого счета относится не только покупная (фактурная) стоимость приобретенных ценностей согласно расчетным документам поставщиков, но и все расходы по заготовке и доставке материалов на предприятие. Однако для упрощения учетного процесса (для текущей оценки движения материальных ценностей) применяются учетные цены, которые регистрируются в составленном номенклатуре - ценнике. Именно в такой оценке отражается стоимость фактически поступивших на склад предприятия материалов до дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счета 15 "Заготовление и приобретение материалов". Разность же между фактической себестоимостью материальных ценностей и их стоимостью по принятым на данном предприятии учетным ценам списывается ежемесячно со счета 15 в дебет или кредит счета 16 "Отклонение в стоимости материалов". Таким образом, последний счет, по существу, регулирует оценку производственных запасов, использованных для выработки продукции и оставшихся на складе. Сальдо этого счета - дебетовое или кредитовое - присоединяется в балансах (со знаком плюс или минус) к статье "Производственные запасы" раздела II актива.

Счет 15 "Заготовление и приобретение материалов" обычно закрывается в конце каждого месяца. Однако на отдельные отчетные даты на этом счете может оставаться дебетовое сальдо (остаток), характеризующее стоимость материалов, находящихся в пути, т.е. оплаченных, но еще не прибывших к концу месяца грузов. В бухгалтерских балансах остаток этих ценностей включается в состав статьи "Производственные запасы" с выделением (в том числе) по отдельной строке "Запасы и товары в пути" за итогом раздела II актива.

Второй вариант отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с поступлением материалов и выявлением их фактической себестоимости, отличается от первого варианта лишь тем, что вся заготовительная себестоимость приобретенных материалов (включая транспортно - заготовительные расходы) полностью и непосредственно аккумулируется на счете 10 "Материалы". При этом отпадает надобность в применении счетов 15 "Заготовление и приобретение материалов" и 16 "Отклонение в стоимости материалов". Использование этого метода снижает аналитичность учетной информации и возможность ее использования для оперативного контроля финансовых результатов деятельности производственных подразделений предприятия и службы снабжения, имея в виду значительные колебания рыночных цен, тарифов на перевозки и других расходов по заготовке и доставке материалов.

Объектом контроля является также распределение транспортно - заготовительных расходов или отклонений от учетных цен (от покупных оптовых цен или плановой себестоимости) между израсходованными на производственные нужды материалами и их остатками на складе к концу каждого месяца. Примерная методика такого контроля выглядит так:

1) Остаток материалов на начало месяца:

а) по учетным ценам

б) отклонения от учетных цен (перерасход +, экономия -)

в) по фактической себестоимости (1а + - 1б)

2) Приход за отчетный месяц (без внутренних оборотов):

а) по учетным ценам

б) отклонения от учетных цен

в) по фактической себестоимости (2а + - 2б)

3) Итого с остатком:

а) по учетным ценам (1а + 2а)

б) отклонения от учетных цен (1б + 2б)

в) по фактической себестоимости (3а + - 3б)

4) Процент отклонений к стоимости материалов по учетным ценам (3б x 100 : 3а)

5) Расход за отчетный месяц (без внутренних оборотов):

а) по учетным ценам

б) отклонения от учетных цен (5а x 4 : 100)

в) по фактической себестоимости (5а + - 5б)

6) Остаток материалов на конец месяца:

а) по учетным ценам (3а - 5а)

б) отклонения от учетных цен (3б - 5б)

в) по фактической себестоимости (6а + - 6б)

8. Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов

МБП могут присваиваться инвентарные номера, совпадающие с номером карточки складского учета.

В случае возврата МБП из эксплуатации на склад они приходуются по цене возможного использования. Основанием для постановки на учет является оценочный акт, составленный с участием бухгалтера и любых двух лиц, имеющих отношение к данным предметам. Акт утверждается руководителем предприятия.

Бухгалтерский учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов ведется в ведомости учета производственных запасов и готовой

продукции (форма N В-2) аналогично учету материалов.

УЧЕТ ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО ПРОДУКЦИИ

Данный раздел важен при рассмотрении вопросов, связанных с определением таможенной стоимости товаров.

Статьей 4 Закона Российской Федерации "О налоге на прибыль предприятий и организаций" предусмотрено, что затраты, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), определяются в соответствии с Положением о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость, и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утверждаемым Правительством Российской Федерации по согласованию с Верховным Советом Российской Федерации.

Правительством Российской Федерации Постановлением от 5 августа 1992 г. N 552 "Об утверждении Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли" утверждено согласованное с Верховным Советом Российской Федерации Положение о составе затрат и формировании прибыли от реализации произведенной продукции, оказанных услуг.

С 1 июля 1992 года на затраты производства относятся представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью предприятий.

С 1 января 1992 года на себестоимость продукции относятся платежи по кредитам банков в пределах ставки, установленной законодательством, и затраты на оплату процентов по кредитам поставщиков за приобретение товарно - материальных ценностей сторонними предприятиями.

Положением о составе затрат предусмотрено списание на затраты производства недостач и потерь сверх норм естественной убыли в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации и Планом счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности предприятий и инструкции по его применению, утвержденных Министерством экономики и финансов РСФСР 19.12.91 письмом N 18-05.

Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия товарно - материальных ценностей с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

- материальные ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты (дебет счета 10 "Материалы" и кредит счета 80 "Прибыли и убытки") с последующим установлением причин излишка и виновных лиц;

- убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном порядке, списывается по распоряжению руководителя предприятия соответственно на издержки производства или обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;

- недостачи материальных ценностей, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства, обращения.