6.1. Общие требования к учету документов

6.1.1. Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

6.1.2. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

6.1.3. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов Центрального архива МЧС России, описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается Центральным архивом МЧС России после оформления первого поступления документов на постоянное хранение.

6.1.4. Учет документов в архиве строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой свое временным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

6.1.5. В архиве, как правило, ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.

6.1.6. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

6.1.7. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

архивный фонд;

единица хранения.

6.1.8. Единица хранения - физически обособленные документы или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе представляет собой совокупность документов, заключенных в обособленную обложку, папку (т.е. дело).