IX. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение

9.1. Документы органов управления, воинских частей, организаций системы МЧС России передаются на постоянное хранение в установленном порядке в соответствии с разделом III настоящей Инструкции.

9.2. Документы передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом, выписками из исторической справки или исторического формуляра и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

9.3. Передача дел производится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов на хранение в архив.

9.4. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.

Архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

9.5. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем архива, принимающего дела, проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации, сдающей дела.

9.6. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Согласовано

Руководитель

Федерального архивного агентства

В.П.КОЗЛОВ