6.2. Формирование дел и их текущее хранение

6.2.1. Формирование дел (группировка исполненных документов в дела) в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела осуществляются структурными подразделениями.

6.2.2. Завершенные в делопроизводстве документы, поступившие на бумажном носителе, в десятидневный срок сдаются исполнителем гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.3. Документы внутри дела располагаются в логической или хронологической последовательности решения вопроса. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах.

6.2.4. В дела с перепиской документы группируются, как правило, за период календарного года и подшиваются по дате инициативного (исходящего или входящего) документа. При этом ответный (входящий или исходящий) документ помещается после инициативного.

6.2.5. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Формирование дел с документами, над которыми работало несколько структурных подразделений, оформление и передача их в архив Росреестра осуществляются тем структурным подразделением, которое является ответственным исполнителем.

6.2.6. Приложение к документу должно быть помещено в дело вместе с документом, к которому оно относится. В случае отсутствия приложения на обороте последнего листа документа необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение.

6.2.7. Допускается подшивка в отдельное дело приложения, если объем документа и приложения к нему превышает 200 листов.

6.2.8. Номенклатурные дела Росреестра оформляются (готовятся к хранению) структурными подразделениями после завершения календарного года.

6.2.9. Формирование личных дел гражданских служащих и лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке ведения личных дел.

6.2.10. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет Административное управление.

6.2.11. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 54); проставление нумерации листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя (приложение N 55) и внутренней описи документов дела по установленной форме (приложение N 56); подшивку или переплет дела.

6.2.12. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указываются количество листов, особенности отдельных документов.

Лист-заверитель подписывает его исполнитель с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

6.2.13. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.

6.2.14. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

6.2.15. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях. Также допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.2.16. Дела со дня их заведения до передачи в архив Росреестра или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

6.2.17. В каждом структурном подразделении сохранность документов и дел обеспечивается гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства (формирование и хранение дел), и начальником соответствующего структурного подразделения.

6.2.18. Дела документального фонда Росреестра, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей в архив Росреестра проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, указанному в номенклатуре дел.

6.2.19. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

6.2.20. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим структурным подразделениям производится с разрешения начальника структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел для работы сотрудникам внутри структурного подразделения осуществляется также под расписку в карте-заместителе.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) или заместителя руководителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам приема-передачи.

6.2.21. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются гражданскому служащему, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

6.2.22. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.