4.11. Регистрация исходящих документов за подписью начальников структурных подразделений

4.11.1. Исходящие документы за подписью начальников структурных подразделений и их заместителей, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, регистрируются гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

4.11.2. Регистрационный номер служебного письма за подписью начальника структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера в пределах календарного года в базе СЭД Росреестра соответствующего структурного подразделения, последних двух цифр года, например: 14-03250/15.

После присвоения исходящему документу регистрационного номера документы на бумажных носителях, оформленные надлежащим образом (исходящий номер и дата регистрации), сканируются в формате PDF и помещаются в электронную карточку исходящего документа.

Далее заполняется лист (указатель) рассылки документа. При заполнении указателя рассылки необходимо выбрать адресата (список рассылки, физическое или юридическое лицо). Способ рассылки документа определяется структурным подразделением-исполнителем в строгом соответствии с Инструкцией. При направлении документа физическому или юридическому лицу необходимо заполнять все графы адресата указателя рассылки (приложение N 46).

Ответственность за оформление электронной карточки документа, соответствие электронной версии документа бумажному носителю возлагается на ответственного исполнителя.

4.11.3. Документы на отправку принимаются отделом исходящей корреспонденции и архива только вместе с реестром исходящей корреспонденции, который формируется в базе СЭД "Исходящие" и представляется на бумажном носителе, в течение дня регистрации или на следующий рабочий день.

В реестре указываются дата передачи исходящей корреспонденции, регистрационные номера исходящих документов, фамилия и подпись гражданского служащего, составившего реестр.

Документы на бумажных носителях представляются для последующей отправки в одном экземпляре, документы, направляемые на бумажных носителях в несколько адресов, представляются в полном объеме (включая приложения) и количестве экземпляров.

4.11.4. Гражданский служащий отдела исходящей корреспонденции и архива проверяет правильность оформления исходящих документов и электронной карточки документа, наличие приложений, если реквизит "Приложение" указан в исходящем документе.

В случае обнаружения несоответствия оформления исходящего документа правилам Инструкции документ возвращается на доработку в структурное подразделение-исполнителю, о чем делается пометка в реестре исходящей корреспонденции.

В случае принятия документов на отправку гражданский служащий отдела исходящей корреспонденции и архива подтверждает их прием своей подписью в реестре исходящей корреспонденции и передает его структурному подразделению-исполнителю.