4.5. Протокол

4.5.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях, совещаниях, конференциях, собраниях.

4.5.2. Заголовком протокола является название вида коллегиальной работы (совещания, конференции, собрания) или коллегиального органа.

4.5.3. Протоколы совещания у руководства Агентства оформляются:

у руководителя Агентства - на бланке Протокола совещания у руководителя Агентства и подписываются руководителем Агентства;

у заместителей руководителя Агентства - на бланке Протокола совещания у заместителя руководителя Агентства и подписываются заместителем руководителя Агентства.

4.5.4. Протоколы могут быть двух видов:

краткие - указываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;

полные - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников.

4.5.5. Протоколы совещания у руководства Агентства ведут назначенные руководством должностные лица.

4.5.6. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. После слова "Присутствовали" указывают фамилии и инициалы всех присутствующих на совещании, а также приглашенных лиц. Если их число превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а в вводной части протокола указывается только их общее количество.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости в именительном падеже, например: "Рассмотрение плана основных мероприятий Росрыболовства на 2004 год".

Полный протокол составляется по следующей форме.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: Слушали - выступили - решили (постановили).

4.5.7. Слова слушали, выступили, решили (постановили) печатаются прописными буквами.

4.5.8. После слова решили (постановили) ставится двоеточие, а ниже с красной строки приводится текст решения.

Решение совещания, если оно содержит различные вопросы, подразделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Если решением (постановлением) или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к протоколу.

4.5.9. Если один из вопросов повестки дня на данном совещании не рассматривается, это фиксируется в протоколе.

4.5.10. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждаемый вопрос.