Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

137. Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации.

138. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Министерстве образован архив.

139. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает работу работников Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и лиц, ответственных в департаментах Министерства за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов.

140. Порядок оформления дел и подготовка дел к передаче на архивное хранение приведен в приложении N 17 к Инструкции.

141. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится:

а) при составлении номенклатуры дел Министерства;

б) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

в) при подготовке дел к передаче в архив Министерства.

142. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создана постоянно действующая ЦЭК.

Функции и права ЦЭК, а также организация работы ЦЭК определяются положением о ней, утверждаемым приказом Министерства и согласуемым с Федеральным архивным агентством.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется ежегодно в департаментах Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК и под непосредственным методическим руководством Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.

143. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в департаментах Министерства, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня документов и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел.

144. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов на бумажных носителях, черновики, неоформленные копии документов на бумажных носителях и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

145. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел Министерства.

146. В департаментах Министерства описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля. По этим описям документы Министерства сдаются в архив Министерства.

Описи дел, подготовленные департаментами Министерства, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

Описи дел департаментов Министерства составляются по установленной форме согласно приложению N 18 к Инструкции и представляются в Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел департамента Министерства имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома);

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела.

147. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении дела в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же" при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим департаментам Министерства со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и так далее.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

148. Опись дел департамента Министерства подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и утверждается директором соответствующего департамента Министерства.

Опись дел департамента Министерства составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля Министерства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в департаменте Министерства.