Прием и первичная обработка поступающих документов

44. Прием поступающих в Министерство документов осуществляется в централизованном порядке Департаментом управления делами и контроля.

В случае поступления документа на бумажном носителе:

ошибочно присланные документы возвращаются отправителю в суточный срок;

все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. Корреспонденция, помещенная в конверт с пометкой "Лично", учитывается в СЭД по реквизитам, указанным на конверте, и передается адресату;

при вскрытии конвертов проверяется правильность направления (адресования) документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним;

при обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах, один экземпляр акта остается в Департаменте управления делами и контроля, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю.

В случае поступления документа в форме электронного документа:

ошибочно присланные электронные документы возвращаются отправителю в суточный срок;

электронные документы, направляемые в Министерство, поступают в СЭД, проходят автоматическую проверку целостности транспортного контейнера, подлинности и действительности электронной подписи документа;

в случае положительного результата проверки, электронные документы поступают в Департамент управления делами и контроля для предварительной обработки, регистрации и распределения поступающих документов;

в случае отрицательного результата проверки, электронные документы поступают в Департамент управления делами и контроля для возврата отправителю.

45. Поступившие в Министерство документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

46. Не подлежат регистрации следующие документы, поступившие без сопроводительного письма:

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);

рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;

библиографические справочники;

поздравительные письма, телеграммы, открытки.

47. Документы, поступающие в Министерство на иностранных языках или языках народов, проживающих на территории Российской Федерации, до их регистрации направляются для подготовки краткой аннотации в Отдел внешних связей и протокола Департамента управления делами и контроля. Вместе с краткой аннотацией указанные документы передаются на регистрацию в Отдел ведомственной корреспонденции, по работе с обращениями граждан и делопроизводства Департамента управления делами и контроля.