3.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

3.3. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ

ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

3.3.1. Прием и первичная обработка всех поступающих в Службу документов, полученных по почте, доставленных курьером (в том числе заказная и конфиденциальная корреспонденция), осуществляются централизованно работниками службы делопроизводства с последующей передачей работникам, ответственным за регистрацию документов.

3.3.2. Прием поступающей служебной корреспонденции в рабочее время производится работниками службы делопроизводства, в нерабочее время (ночное), в выходные и праздничные дни - Оперативно-диспетчерской службой.

3.3.3. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в Службу или первый последующий рабочий день после поступления документов в нерабочее время.

3.3.4. На документах, принятых работником службы делопроизводства, должна быть проставлена на обороте первого листа в левом нижнем углу текстового поля отметка о поступлении документа в Службу, которая состоит из даты и времени получения, подписи и расшифровки подписи получателя.

3.3.5. Если корреспонденция не вскрывается, указанная отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов.

3.3.6. Корреспонденция, поступающая в Службу на бумажных носителях, проходит этапы ее первичной обработки, предварительного рассмотрения (с целью уяснения правильности адресования), регистрации в системе автоматизации документооборота (далее - САД), рассмотрения руководством и ввода указания руководства в регистрационную карточку документа (далее - РК). После прохождения указанных этапов корреспонденция в соответствии с указанием руководства передается по назначению для исполнения.

3.3.7. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в САД и нерегистрируемые (Приложение N 41).

На полученном регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп, а при возврате зарегистрированных ошибочно присланных писем регистрационный штамп погашается перекрестием.

3.3.8. Первичная обработка поступающей корреспонденции осуществляется:

в части документов, адресованных Службе и руководителю Службы, - уполномоченными работниками службы делопроизводства;

в части документов, адресованных заместителям руководителя Службы, - работниками, ответственными за ведение делопроизводства этих заместителей;

в части документов, адресованных структурным подразделениям центрального аппарата Службы, - работниками этих подразделений, ответственными за ведение делопроизводства в подразделении.

3.3.9. Первичная обработка поступившей корреспонденции включает в себя:

проверку правильности направления корреспонденции (по адресу, указанному на ее упаковке) и целостности этой упаковки (здесь и далее под упаковкой следует понимать конверт, пакет, бандероль, ящик, мешок и т.п.);

вскрытие упаковки с корреспонденцией (за исключением упаковок с пометками "Лично" и "Вручить лично", которые вскрываются самим адресатом или уполномоченным им лицом, а также конкурсной документацией);

проверку наличия вложенных в упаковку документов, включая листы приложений, если таковые указаны в соответствующем документе;

учет извлеченных из упаковок документов и их распределение на подлежащие регистрации в САД и не подлежащие такой регистрации;

постановку на подлежащих регистрации документах соответствующего штампа (с внесением в его оттиск предусмотренных данных).

3.3.10. При первичной обработке поступившей корреспонденции необходимо руководствоваться следующим:

а) в случаях неправильного адресования (ошибочной отправки) корреспонденции:

если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен по соответствующим сведениям на упаковке, то такая упаковка не вскрывается, составляется акт, подписанный принявшим упаковку работником и еще двумя работниками подразделения в двух экземплярах. Один экземпляр прилагается к возвращаемой упаковке и направляется отправителю, второй остается у работника, принявшего эту упаковку, и подшивается в дело (Приложение N 42);

если факт неправильного адресования (ошибочной отправки) установлен после вскрытия упаковки, то вложенные в нее документы вместе со вскрытой упаковкой и актом об ошибочно поступившей корреспонденции заново конвертуются и возвращаются отправителю, при этом поставленный на указанных документах регистрационный штамп погашается перекрестием;

б) в случаях обнаружения отсутствия в конверте (пакете) документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствия номера, указанного на конверте номеру документа, а также при выявлении в упаковке меньшего или большего количества листов, чем это указано в сопроводительном документе, принявший упаковку работник службы делопроизводства составляет акт, подписываемый им лично и еще двумя работниками подразделения, в трех экземплярах. Один экземпляр направляется в адрес отправителя, второй - подшивается в дело, третий - прилагается к упаковке и передается начальнику своего подразделения для принятия решения о регистрации;

в) в случаях получения от граждан письменных обращений с приложенными к ним личными документами (паспортами, военными билетами, трудовыми книжками, пенсионными и иными удостоверениями, фотографиями и т.п.) или их копиями все эти документы, а также конверт, пакет отправителя обращения, вырезка из матерчатой или бумажной упаковки с его адресом подкалываются под большую скрепку и помещаются впереди листа с текстом обращения;

г) в случаях получения упаковок с вложенными в них письмами, к которым приобщены ценные бумаги и/или деньги, принявший упаковку работник службы делопроизводства составляет об этом акт (в двух экземплярах), подписываемый им лично и еще двумя работниками подразделения. Первый экземпляр акта остается у работника, принявшего эту упаковку, второй экземпляр прилагается к подлиннику письма, которое в дальнейшем передается в архив;

д) в случаях получения посылок с содержимым, не подлежащим регистрации, принявший посылку работник докладывает начальнику службы делопроизводства для принятия решения;

е) в случаях извлечения из упаковок поврежденных документов или при их повреждении в процессе извлечения (надрыве или разрыве) принявший упаковку работник службы делопроизводства обязан принять меры к устранению повреждения.

3.3.11. При обнаружении повреждения следует сообщить об этом отправителю и при необходимости составить акт в двух экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, второй посылается отправителю.

3.3.12. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается надпись: "Документ получен в поврежденном виде".

3.3.13. Конверт в обязательном порядке прилагается к документу и уничтожается только после списания документа в дело.

3.3.14. Конверт от поступающей корреспонденции сохраняют в тех случаях, когда:

поступают письма граждан;

в документе нет адреса отправителя;

дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправки и получения документа;

дата документа имеет большое расхождение с датой получения;

документ имеет личный характер, а на конверте не было надписи "лично";

конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

3.3.15. Документы, адресованные руководителю Службы (без пометки "лично"), а также без указания конкретного лица или подразделения, предварительно обрабатываются в службе делопроизводства и представляются уполномоченному должностному лицу Службы на предварительное рассмотрение или направляются в подразделение по назначению.

3.3.16. Документы, адресованные непосредственно заместителям руководителя, структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

3.3.17. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов на основании установленного в Службе распределения должностных обязанностей.

3.3.18. Предварительное рассмотрение документов поручается уполномоченному должностному лицу Службы, хорошо знающему структуру Службы и должностные обязанности работников Службы. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

а) примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

б) перечня должностных лиц и их обязанностей;

в) технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

3.3.19. При предварительном рассмотрении поступившего документа учитываются:

а) важность его содержания;

б) сложность и новизна поставленных вопросов;

в) авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;

г) реальная срочность исполнения документа;

д) вид документа: закон, постановление, распоряжение, письмо, отчет и др.

3.3.20. К руководителю и заместителям руководителя поступают документы, касающиеся основных вопросов деятельности Службы по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, в соответствии с распределением обязанностей и далее в структурные подразделения. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, этот документ сканируется, его файл прикрепляется к электронной регистрационной карточке в САД для дальнейшей работы (распечатка на бумажном носителе, снятие копий, отправка конкретным исполнителям и т.д.).

3.3.21. Предварительное рассмотрение документов должно проводиться в день их поступления или в последующий первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

3.3.22. Поступающая корреспонденция на иностранных языках направляется предварительно для аннотирования или перевода уполномоченному работнику Службы.

3.3.23. Регистрация поступивших документов производится с вводом информации о них в САД. В правой нижней части лицевой стороны первого листа зарегистрированного основного документа ставится оттиск регистрационного штампа с указанием в его строках даты регистрации документа, его входящего номера, а также количества листов основного документа и количества листов приложения к нему.

3.3.24. В Службе используется автоматизированная (электронная) форма регистрации документов с помощью специального программного обеспечения САД, которое установлено на сервере и персональных компьютерах работников Службы, объединенных в сеть. При регистрации в данной системе формируется РК, в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер. РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных Государственной системой документационного обеспечения управления, сохраняемых в базе данных.

3.3.25. При регистрации в САД документа с пометкой "Для служебного пользования" в РК в графе "Доступ" необходимо сделать пометку "ДСП".

3.3.26. При регистрации документа на бумажном носителе, с приложением к нему текста в электронной форме, приложение прикрепляется в виде электронного файла к РК САД.

3.3.27. Документы, полученные с доставкой нарочным под расписку, регистрируются в первую очередь.

3.3.28. Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента их поступления в Службу.

3.3.29. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Административным регламентом Службы по исполнению государственной функции "Организация приема граждан, обеспечение своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятие решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок".

В центральном аппарате Службы организация рассмотрения обращений граждан осуществляется уполномоченным подразделением.

3.3.30. Данные о зарегистрированных документах хранятся в электронной базе САД. Регулярно (не реже одного раза в месяц) осуществляется резервное копирование базы данных САД на магнитных носителях, которые хранятся не менее 5 лет.

3.3.31. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

3.3.32. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

3.3.33. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Службы, служебная переписка, обращения граждан и т.п.

3.3.34. Подписанные руководителем Службы документы, отправляемые по факсимильной связи, и документы, направляемые по этому виду связи на имя руководителя Службы, регистрируются в САД службой делопроизводства.

3.3.35. Документы, поступающие на имя заместителей руководителя Службы и начальников структурных подразделений центрального аппарата, а также исходящие документы, подписанные вышеуказанными должностными лицами, регистрируются в САД в картотеках соответствующих заместителей руководителя Службы и подразделений.

3.3.36. Регистрационный номер документа состоит из исчисляемого в пределах календарного года порядкового номера, который исходя из информационных потребностей Службы может дополняться цифровым индексом подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом, а в конце порядковый номер - косой чертой.

3.3.37. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

указание руководства (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору, ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почта, электронная почта, фельдсвязь, факс, курьер, и т.д.) и др.

3.3.38. Регистрация документов-ответов осуществляется в САД в группе исходящих документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива в пределах календарного года.

3.3.39. При регистрации поступающей корреспонденции от граждан в САД указываются фамилии авторов в именительном падеже и инициалы. Если автор пересылает свое письмо через второе лицо, указывая его адрес и не указывая свой, то в графе "Адрес" отмечается, кому следует дать ответ.

Если письмо подписано двумя и более авторами, то указываются первые два автора и их общее число. Например: Сидоров, Иванов и др., всего 10 человек. Такое обращение считается коллективным, о чем делается соответствующая отметка в РК. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени администрации предприятия или общественной организации конкретного предприятия, учреждения (заведения). В таком случае в графе "Ф.И.О." учетной карточки пишется "коллективное".

Письма, подписанные членами одной семьи, считаются коллективными. В графе "Ф.И.О. заявителя" пишется: Сидоровы; Петровы. Если указаны инициалы членов семьи, то отмечается: Сидоров(а) И.И. (М.М.).

Отмечается тип обращения (письмо, телеграмма). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляется исходящий номер и дата.

Заполняется адрес с соблюдением порядка, установленного для оформления почтовой корреспонденции.

Если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки. При отсутствии такового помечать "Москва".

Составляется аннотация на письмо, которая вносится в графу "Содержание" соответствующей учетной карточки. Она должна быть краткой, отражать суть обращения с определенными элементами конкретики.

Если автор прислал несколько писем, но по разным вопросам, то на каждое письмо заводится отдельная РК с соответствующей аннотацией.

3.3.40. Обращения граждан, направленные в Службу из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, а также из министерств, ведомств и других организаций, регистрируются в группах входящих документов "Обращения граждан", "Обращения граждан коррупционного характера" и "Обращения граждан социально-правового характера".

3.3.41. Входящие документы с указанием руководителя Службы (подлинники или их электронные образы) направляются службой делопроизводства ответственным исполнителям, а копии этих документов - соисполнителям.

При регистрации в САД поступившего документа на бумажном носителе может осуществляться преобразование его машинописного текста в электронную форму, которая прикрепляется к РК.

3.3.42. Документы (подлинники) с поручениями (указаниями) Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, а также письма Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации с пометками "Вручить немедленно", "Срочно" и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, передаются работникам, ответственным за ведение делопроизводства, немедленно.

3.3.43. Регистрируемая и нерегистрируемая корреспонденция, адресованная подразделениям, передается уполномоченными работниками службы делопроизводства представителям подразделений через ячейки для корреспонденции с доступом к ним на протяжении всего рабочего времени.

3.3.44. Зарегистрированные в САД подлинники документов и их копии, а также корреспонденция с пометкой "Вручить лично" передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления. При поступлении документов в конце рабочего дня, а также во внерабочее время, они передаются адресатам в первый рабочий день, следующий за днем их поступления (до 10.00).

3.3.45. Документы, адресованные руководителю Службы, доставленные нарочным, а также с пометкой "Вручить немедленно", "Срочно" и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, обрабатываются и вручаются немедленно руководителю Службы, а затем исполнителям согласно указанию.

3.3.46. Документы, адресованные руководителю Службы, поступившие в нерабочее время, в выходные или праздничные дни через ответственного дежурного Службы с пометкой "Вручить немедленно", "Срочно" и другие, содержащие срочные и оперативные поручения, в первый рабочий день, следующий за днем их поступления, обрабатываются и вручаются немедленно руководителю Службы (до 10.00), а затем исполнителям согласно указанию.

3.3.47. В целях информационного обеспечения деятельности руководства Службы и подразделений право просмотра электронной базы данных САД и подсистемы ДЕЛО-Web предоставляется всем ее пользователям, в том числе лицам, ответственным за контроль исполнения документов.