3.7. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

3.7.1. Передача подлинников и копий документов, зарегистрированных в САД, в обязательном порядке отражается в соответствующих реквизитах регистрационной карточки.

3.7.2. При необходимости формируется и печатается реестр документов. Реестр формируется на основании фиксируемых в системе данных о передаче оригиналов и копий документов.

3.7.3. Передача входящих документов, поступивших из службы делопроизводства, на исполнение в другое структурное подразделение осуществляется только через службу делопроизводства.

3.7.4. Если оригинал или копия зарегистрированного в САД входящего документа передается на рассмотрение в другое структурное подразделение, требуется ввести в САД указание о передаче документа на рассмотрение. При необходимости работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, выводит на печать текст указания, которое должно быть подписано руководителем, направляющим документ.

3.7.5. Передача на исполнение в другое структурное подразделение входящего документа, имеющего указание руководителя Службы или его заместителя, осуществляется на основании нового указания лица, давшего данное поручение.

3.7.6. В том случае, если при рассмотрении входящего документа (не имеющего указания руководства Службы) в структурном подразделении выяснилось, что документ должен исполняться в другом структурном подразделении, его следует передать по принадлежности. При этом решение о передаче документа в другое структурное подразделение принимает руководитель, рассмотревший данный документ, по согласованию с руководством соответствующего структурного подразделения.

3.7.7. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, в поле "Оригинал" регистрационной карточки САД делает отметку о передаче документа в службу делопроизводства, затем вводит типовое указание руководителя "Передать по принадлежности в (название подразделения) по согласованию с (фамилия руководителя)" с указанием в поле "Исполнители" фамилии руководителя подразделения, куда передается на исполнение документ.

3.7.8. Документ передается в службу делопроизводства. Служба делопроизводства организует передачу документа в соответствующее структурное подразделение.