3.5.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам МЭДО, электронной почты и факсимильной связи

3.5.4. ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ

ПО КАНАЛАМ МЭДО, ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ

3.5.4.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство отправки информации, ее передачи между пользователями как внутри Службы, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

3.5.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях с учетом наличия определенной специфики в процессе исполнения.

3.5.4.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

3.5.4.4. Особенности работы с электронными документами в Службе:

3.5.4.4.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Службы.

3.5.4.4.2. Для подписания электронных документов в Службе используются электронные подписи.

Основные функции работы с электронной подписью при согласовании (визировании) проектов документов в САД и термины при использовании электронной подписи изложены в Приложении N 48.

Порядок пользования электронной подписью определен Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

3.5.4.4.3. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

3.5.4.4.4. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю Службы или лицу, его замещающему, на предварительное рассмотрение, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

3.5.4.4.5. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Службы.

3.5.4.4.6. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

3.5.4.4.7. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

3.5.4.4.8. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Службы, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

3.5.4.5. Факсограмма (факс) не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе - приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

3.5.4.6. Принятая факсограмма передается начальнику подразделения (его заместителю) и направляется с его указаниями исполнителю или на рассмотрение руководству Службы (в день их приема, срочные - немедленно).

3.5.4.7. Принятые (отправленные) факсограммы регистрируются в САД и передаются на исполнение в установленном порядке. При поступлении вслед за факсограммой подлинника этого документа на нем ставится регистрационный штамп с указанием даты его получения и дублируется регистрационный номер, проставленный на ранее полученной факсограмме этого документа с приставкой впереди буквенного знака "к". Подлинник документа прикрепляется к данной факсограмме.

При получении подлинника документа вслед за факсограммой, которая не была зарегистрирована, подлинник документа регистрируется в обычном порядке.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

3.5.4.8. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.

3.5.4.9. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и начальника соответствующего подразделения.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется начальниками этих подразделений.