1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в высшем учебном заведении Российской Федерации, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной Росархивом 06.07.92, и Инструкции по делопроизводству в Минобразовании России, утвержденной Приказом Минобразования России от 23.04.97 N 790.

1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в вузе осуществляет управление делами (общий отдел, канцелярия).

Управление делами дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями вуза, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений вуза (управлений, отделов, деканатов, кафедр).

Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в управление делами.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства вуза.

1.6. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу.

1.7. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо - сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в управление делами.

1.8. Запрещается переписка между структурными подразделениями вуза.

Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректором (по поручению ректора).

Ведение переписки от имени вуза с другими организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений.

1.9. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

1.10. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника вуза, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку.

1.11. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "ДСП", письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями.