X. Организация хранения рассмотренных обращений и материалов по их рассмотрению

126. Каждое письменное обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, формируются и сшиваются должностным лицом подразделения делопроизводства и режима в материал в следующей последовательности:

лист резолюций по письменному обращению;

письменное обращение, приложения к нему (при их наличии) и конверт (при наличии);

материалы проверки по письменному обращению (в случае ее проведения), а также копии уведомлений гражданину и рапорт о продлении срока рассмотрения (при наличии);

заключение (докладная записка) по результатам рассмотрения жалобы (при наличии);

копия ответа гражданину с датой и номером регистрации.

127. При необходимости направления или возврата оригинала обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или должностному лицу, в материал по письменному обращению подшивается его копия, а также копии сопроводительного документа и ответа гражданину. В учетную форму вносятся соответствующие сведения.

128. Материалы по письменным обращениям формируются в отдельные номенклатурные дела, где они располагаются в хронологическом порядке исходя из даты их поступления, списания или по регистрационным номерам.

129. Листы в деле нумеруются карандашом в правом верхнем углу.

130. Допускается изъятие из номенклатурных дел материалов по связанным обращениям для их объединения на основании рапорта непосредственного исполнителя по согласованию с руководителем подразделения делопроизводства и режима. При изъятии материала по обращению из дела в описи проставляются отметки о движении материала.

131. Допускается формирование отдельных номенклатурных дел по заявлениям, предложениям или по направлениям оперативно-служебной деятельности, а также по типам жалоб: коллективным, повторным, анонимным, некорректным по содержанию или изложению или имеющими гриф "секретно".

132. Должностным лицам подразделений делопроизводства и режима запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения без отметки руководителя самостоятельного подразделения не ниже начальника отдела "В дело N _____" на заключении или копии ответа, а также материал, не соответствующий требованиям пункта 126 настоящей Инструкции.