II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

2.1. Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Судебном департаменте;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, органом судейского сообщества, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Судебного департамента;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, предложение, заявление или жалоба;

запрос - обращение гражданина или организации в письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Судебный департамент о предоставлении информации о деятельности судов в Российской Федерации или Судебного департамента;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

сканирование документа - способ создания электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Судебного департамента;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения;

опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

служба делопроизводства Судебного департамента - Управление делами, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Судебного департамента;

система электронного документооборота Судебного департамента (СЭД) - автоматизированная информационная система, обеспечивающая в Судебном департаменте создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов (подсистема "Документооборот и обращения граждан" Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие");

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

межведомственный электронный документооборот - взаимодействие информационных систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота: федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, государственных внебюджетных фондов;

ведомственный электронный документооборот - взаимодействие информационных систем электронного документооборота участников ведомственного электронного документооборота: федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, Судебного департамента, органов и учреждений Судебного департамента;

взаимодействие информационных систем электронного документооборота - обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками электронного документооборота;

электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (участником электронного документооборота).

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

2.2. Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.