II. Порядок учета (регистрации) и рассмотрения обращений граждан

2.1. Ведение делопроизводства по обращениям граждан осуществляется Управлением делами Роснедр.

2.2. Обращения, поступившие в Роснедра, подлежат обязательному рассмотрению.

Все поступившие обращения граждан, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в системе электронного документооборота не позднее трех дней с момента поступления.

Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Обращение, поступившее в форме электронного документа, в обязательном порядке должно содержать фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

2.3. Регистрационный номер обращения указывается в штампе, который проставляется на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения.

Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения, сохраняются и передаются исполнителям вместе с текстом обращений.

2.4. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. При этом в регистрационной электронной карточке, заявлений и жалоб делается пометка "повторно" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых:

- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в Роснедра; сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;

- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

2.5. В случае, если повторное обращение вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения обращений, Руководитель Роснедр принимает соответствующие меры в отношении виновных лиц и о результатах рассмотрения обращения сообщает заявителю.

2.6. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и пересланные ими для разрешения в федеральный орган, рассматриваются как первичные.

2.7. Все поступившие обращения после регистрации докладываются Руководству Роснедр, которое дает по каждому из них письменное указание исполнителям, либо направляются на рассмотрение руководителям структурных подразделений.

2.8. Запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

2.9. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Роснедр, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением автора обращения о переадресации обращения.

2.10. В случаях, когда в обращениях наряду с вопросами, относящимися к компетенции Роснедр, содержатся вопросы, подлежащие рассмотрению в других ведомствах, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы. Роснедра отвечает заявителю по вопросам, входящим в компетенцию агентства и указывает в письме, что обращение гражданина также направлено в другой орган исполнительной власти. Оригинал остается в Управлении делами Роснедр.

В случае если в обращении гражданина не содержится вопросов, относящихся к сфере компетенции Роснедр, оригинал письма в течение семи дней со дня регистрации отправляется по принадлежности в другой орган исполнительной власти. Гражданин уведомляется о данном факте в письменном виде.

2.11. Ответы заявителям печатаются на бланке установленной формы и регистрируются в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству. Ответ на обращение подписывается должностным лицом Роснедр.

Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме.

2.12. Рассмотренные обращения граждан, по которым приняты соответствующие решения, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением обращений Управлением делами формируются в дело, включенное в сводную номенклатуру дел Роснедр.

2.13. Документы в делах располагаются в соответствии с исходящим регистрационным номером. Подлинники документов обращений и все документы, относящиеся к их рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельные группы. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность).

В дела подшиваются все обращения граждан и общественных объединений и хранятся в установленном порядке.

2.14. Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся в Управлении делами Роснедр. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей.

2.15. Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.), документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению:

а) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, находятся на хранении постоянно;

б) личного характера;

в) второстепенного, оперативного характера находятся на хранении в течение 5 лет после окончания их ведения делопроизводством.

2.16. Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан и общественных объединений находятся на хранении в течение 5 лет.

2.17. Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан и общественных объединений хранятся постоянно.

2.18. Должностные лица при рассмотрении и разрешении обращений граждан обязаны:

- внимательно, всесторонне, своевременно, в случае необходимости с участием гражданина, направившего обращение разобраться в их существе. При необходимости, запрашивать, в том числе в электронной форме, дополнительные материалы или направить сотрудников на места для проверки фактов, изложенных в обращениях, принять другие меры для объективного разрешения поставленных заявителями вопросов, выявления и устранения причин и условий, порождающих обоснованные жалобы;

- принимать по ним законные, обоснованные и мотивированные решения и обеспечивать своевременное и качественное их исполнение;

- сообщать в письменной форме заявителям о решениях, принятых по их обращениям, со ссылками на законодательство Российской Федерации, а в случае отклонения обращения - разъяснять также порядок обжалования принятого решения.

2.19. Для проверки фактов, изложенных в обращениях граждан, назначаются сотрудники Роснедр, которые тщательно инструктируются должностными лицами, давшими поручение о проведении проверки.

2.20. По результатам проверки обращения составляется мотивированное заключение, которое должно содержать объективный анализ собранных материалов. Если при проверке выявлены нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, недостатки и упущения в деятельности Роснедр и подведомственных ему организаций, злоупотребления должностными полномочиями, то в заключении должно быть указано, какие конкретно предлагаются (приняты) меры по восстановлению нарушенных прав и охраняемых законом интересов граждан, устранению недостатков и упущений в деятельности Роснедр.

2.21. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителю.

2.22. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

2.23. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.24. На обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, ответ не направляется по существу поставленных в нем вопросов. Гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

2.25. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

2.26. Если письменное обращение содержит вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы, при этом в обращении не приводятся иные доводы или обстоятельства, Руководитель Роснедр принимает решение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

2.27. В случае, если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

2.28. В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.