3. Порядок изъятия документов и предоставления сведений, находящихся в личных делах сотрудников

3. Порядок изъятия документов и предоставления сведений,

находящихся в личных делах сотрудников

28. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящими Правилами, запрещаются, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

При изъятии документов личное дело расшивается, об этом составляется акт об изъятии, а в описи делается отметка черным графитным карандашом (дата изъятия документа и подпись).

29. Изъятие документов из личного дела производится в следующем порядке.

29.1. Личное дело расшивается, изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии, заверенные подписью руководителя кадрового подразделения и печатью.

29.2. В личное дело так же подшиваются документы, на основании которых производилось изъятие (запрос или иной документ, на основании которого производилось изъятие, акт об изъятии).

30. В случае направления изъятого документа почтой (заказным письмом) составляется письмо, копия которого подшивается в личное дело вместе с корешком об уведомлении о вручении заказного письма. Производится перенумерация листов. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. Вносятся исправления в внутреннюю опись соответствующей части личного дела. Переформированные документы в личном деле прошиваются.

31. При возвращении ранее изъятых из личного дела документов они вновь помещаются в личное дело, из которого изымаются их копии, акт об изъятии, и иные документы, на основании которых производилось изъятие, и прошиваются. Документы, на основании которых производилось изъятие документов, подшиваются в дело согласно номенклатуре.

32. При изъятии личного дела по решению судебного органа составляется акт изъятия. Кроме того, с послужного списка, находящегося в личном деле, снимается копия, которая заверяется руководителем кадрового подразделения.

33. Подготовка и выдача заверенных копий документов, оригиналы которых не являются исходящими этого территориального органа МЧС России и организации МЧС России, запрещена.

34. Сведения, находящиеся в личных делах, представляются в виде справок (выписок из приказов и иных подтверждающих документов), заверенных подписью руководителя территориального органа МЧС России и организации МЧС России и гербовой печатью.