3.1. Прием и учет документов

3.1.1. Письменная корреспонденция доставляется в суд через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской и специальной связью, нарочными (курьерами) и специализированными службами доставки, а также через приемную суда.

3.1.2. При приеме письменной корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, а также целостность упаковки.

При вскрытии конвертов (бандеролей, посылок) проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений и соответствие вложений их названиям.

Если при вскрытии обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом докладывается председателю военного суда, после чего составляется акт в двух экземплярах (форма N 2), один из которых направляется отправителю документа.

3.1.3. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки сохраняются и прилагаются к документам в случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение для подтверждения времени отправки и получения документа.

Конверты от поступивших по почте административных исковых, исковых заявлений, апелляционных, кассационных или частных жалоб по уголовным, административным и гражданским делам, представлений, протестов, жалоб на решения по делам об административных правонарушениях и жалоб на постановления, вынесенные по материалам о грубых дисциплинарных проступках военнослужащих, должны быть сохранены и приложены к поступившим документам.

В случае возврата заявлений или иной корреспонденции по причинам, не связанным с ошибочным направлением, конверты сохраняются при материалах дел (нарядов) в суде.

Если конверт содержит несколько документов по разным вопросам, к одному из них прилагается оригинал конверта, к другим документам - его копии.

Документы, принятые работником приемной суда, передаются для регистрации в день их поступления. Прием от граждан документов председателем суда и его заместителем на личном приеме не допускается.

Лицо, лично подающее документы, может представить их дополнительные копии, на которых по его просьбе ставится дата и указывается фамилия работника приемной суда, принявшего документы, после чего копии возвращаются заявителю.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, копии которого подшиваются в соответствующий наряд.

3.1.4. Поступившие документы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма N 3) в день их поступления, а в исключительных случаях - не позднее окончания следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции формируются автоматически в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие", обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие") с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего времени.

Все поступившие в суд от граждан и организаций обращения, заявления и жалобы регистрируются в день поступления в ПС ГАС "Правосудие", в журнале учета обращений (форма N 85) либо в журнале учета внепроцессуальных обращений (форма N 86).

Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

судебные повестки, возвращенные суду за отсутствием адресата;

расписки в получении копий обвинительных заключений, судебных повесток, исковых заявлений;

уведомления о получении писем и телеграмм.

Также не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом рекламные извещения, поздравительные письма.

3.1.5. При регистрации на первой странице документа в правом нижнем углу ставится штамп военного суда с указанием входящего номера и количества листов:

При наличии приложений к документу штамп суда ставится на обороте последнего листа каждого приложения:

3.1.6. Запрещается передавать незарегистрированные документы на доклад и исполнение.

3.1.7. Документы, составленные для пользования внутри военного суда и подлежащие хранению в нарядах, после подписи (утверждения) учитываются в журнале учета входящей корреспонденции.

3.1.8. Документы передаются исполнителям под расписку в журнале учета входящей корреспонденции.

В случае утраты документа работник аппарата военного суда обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному начальнику.

3.1.9. В военном суде ведется книга принимаемых (передаваемых) телефонограмм (форма N 5). Принятые телефонограммы докладываются председателю военного суда (или его заместителю) или судье, рассматривающему дело, по которому поступили телефонограммы.

В конце текста телефонограммы указывается время приема (передачи) и фамилия принявшего (передавшего) телефонограмму. Порядковая нумерация передаваемых и принимаемых телефонограмм ведется с начала года.

3.1.10. Для обеспечения оперативной передачи (приема) текстов служебных документов допускается их передача (прием) по каналам факсимильной связи и по электронной почте. Документы, поступившие по электронной почте, распечатываются.

По каналам факсимильной связи и по электронной почте запрещается передавать документы, имеющие гриф секретности, и документы для служебного пользования.

3.1.11. Принятые документы после учета в книге принимаемых (передаваемых) факсограмм и документов электронной почты (форма N 6) докладываются председателю суда или его заместителю. Порядковая нумерация указанных документов ведется с начала года.

На первой странице принятых документов электронной почты или факсограммы в правом нижнем углу проставляется штамп военного суда с указанием порядкового номера в книге принимаемых факсограмм и документов электронной почты, даты и количества листов.

Подлежащие передаче по электронной почте или факсимильной связи документы учитываются в книге принимаемых (передаваемых) факсограмм и документов электронной почты.

На подлиннике (копии) документа, отправленного по электронной почте или факсимильной связи, исполнитель делает отметку с указанием своей фамилии, даты и времени отправления. Отметка делается на обороте последнего листа подлинника (копии). Подлинник в случае, если его направление адресату не является обязательным, подшивается в наряд военного суда, в иных случаях подшивается копия отправленного документа.