20.3. Составление описей на дела (наряды), сдаваемые в архивы

20.3.1. На все сдаваемые в архив судебные дела и материалы, дела (наряды) общего делопроизводства и дела по личному составу составляются описи дел (нарядов).

Опись дел (нарядов) (электронных дел) является учетным документом, предназначенным для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета.

Описи дел (нарядов) (электронных дел) составляются (форма N 90, 91, 91.1, 91.2) на основании номенклатуры на бумажном носителе и в электронном виде.

Описи дел составляются отдельно на:

дела по личному составу (форма N 90);

дела (наряды) общего делопроизводства (форма N 91);

судебные дела и материалы (по категориям дел) (форма N 91.1).

Аналогичные описи составляются на электронные дела (форма N 91.2).

Описи дел (нарядов) составляются в одном экземпляре.

20.3.2. В зависимости от сроков хранения и грифов секретности дела (наряда), в самостоятельные описи вносятся:

с постоянным сроком хранения: совершенно секретные - в одну опись, секретные - в другую опись, несекретные - в третью опись;

с временными сроками хранения (75, 50, 25, 20, 15, 10, 5 лет) - по степени секретности и срокам хранения за каждый год отдельно (например, в отделе (подразделении) за 2017 год имеется 37 несекретных дел (нарядов) общего делопроизводства с временными сроками хранения, из них: 5 дел (нарядов) со сроком хранения 75 лет вносятся в одну опись, 7 дел (нарядов) со сроком хранения 50 лет вносятся в другую опись, 8 дел (нарядов) со сроком хранения 25 лет вносятся в третью опись, 6 дел (нарядов) со сроком хранения 10 лет вносятся в четвертую опись, 11 дел (нарядов) со сроком хранения 5 лет - в пятую).

В таком же порядке в описи вносятся совершенно секретные (секретные) дела.

Каждое дело, наряд вносится в опись под самостоятельным номером по годам.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел (нарядов) оставляется интервал не менее 1 см.

Судебные дела вносятся в отдельные описи в зависимости от:

категории дел;

года поступления дела в суд или принятия к производству;

срока хранения;

степени секретности.

Дела с постоянными сроками хранения вносятся в самостоятельные описи и располагаются по годам их рассмотрения в военном суде.

Дела в описи располагаются в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств лиц, проходящих по этим делам, причем если по одному уголовному делу проходит несколько лиц, то такие дела вносятся в опись по фамилии первого лица, проходящего по делу, а фамилии, имена и отчества других лиц помещаются вслед за фамилией первого лица.

Если по одному гражданскому или административному делу проходит несколько лиц, то такие дела вносятся в опись в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств лиц, проходящих по этим делам, независимо от фамилии того, кто из заявителей (ответчиков) указан первым.

Судебные дела, состоящие из двух и более томов, в опись вносятся по порядку номеров томов. Приложения к уголовным делам (аудио-, видеозаписи и т.п.) вносятся в опись вслед за делом, приложением к которому они являются.

Описи на принятые дела учитываются в книге учета поступления и выбытия описей дел (форма N 109). Порядковый номер, за которым учтена опись по книге учета поступления и выбытия описей дел, является ее номером. В описях на совершенно секретные и секретные дела к номеру описи добавляются соответственно "сс" и "с".

После проверки наличия дел, принимаемых на хранение в архив, производится запись в книге учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 106.1). В графе 1 указывается наименование дел, принимаемых на хранение; в графе 2 - номер описи; в графе 3 - количество дел, передаваемых на хранение; в графе 4 - архивные номера дел, переданных по описи; в графе 5 - количество дел с грифом "секретно"; в графе 6 - количество несекретных дел.

В описи на сдачу дел в архив в графе 8 (форма N 91), в графе 6 (форма N 90 и форма N 91.1) каждому делу присваивается архивный номер, который проставляется на титульном листе дела.

Также описи учитываются в книге учета поступления и выбытия дел (форма N 106).

О сданных на хранение в архив делах (нарядах), книгах, журналах делается отметка в номенклатуре с проставлением архивного номера.

При передаче дел для дальнейшего хранения из гарнизонного военного суда в архив окружного (флотского) военного суда, Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (далее - ЦА МО) и его филиалы описи составляются в 2 экземплярах.

Переданные на хранение гарнизонными военными судами дела (наряды) в архивах окружных (флотских) военных судов учитываются по описям, составленным гарнизонными военными судами.

20.3.3. Бланки описей дел изготавливаются типографским способом либо с использованием средств компьютерной техники на белой бумаге первого сорта формата A4 (210 x 297). С левой стороны описи оставляется чистое поле не менее 2 см для подшивки. Текст печатается без помарок и исправлений только на одной стороне листа.

20.3.4. Описи дел (нарядов) подписываются начальником отдела (руководителем структурного подразделения) с указанием его должности и утверждаются председателем суда, подпись скрепляется гербовой печатью суда. Описи дел (нарядов) до их утверждения должны быть рассмотрены и одобрены экспертной комиссией. На каждой описи ставится отметка о согласовании экспертной комиссией с указанием даты и номера протокола заседания, после чего описи передаются на утверждение председателю суда.

Описи на дела (наряды) с грифами секретности составляются в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.

Описи хранятся в отдельных нарядах.

Окружные (флотские) военные суды при сдаче дел (нарядов) в архив ЦА МО опись дел (нарядов) составляют в двух экземплярах. При сдаче указанными судами дел и нарядов в филиалы ЦА МО и архивные отделы ЦА МО (Архив ВМФ) опись дел (нарядов) составляется в трех экземплярах независимо от сроков хранения.

Дела (наряды) и описи, подготовленные с нарушением требований, изложенных в Наставлении Минобороны России и настоящей Инструкции, в архивы не принимаются.