4.2.3. Мероприятия по переводу в электронную форму бумажных документов в Росреестре, в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ "ФКП Росреестра"

Перевод бумажных документов, помещенных в дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела, в электронную форму осуществляется посредством создания электронных образов документов (электронных документов, полностью воспроизводящих информацию подлинного бумажного документа и его графическое изображение) путем сканирования бумажных носителей, преобразования в цифровую форму (создания электронного образа бумажного документа с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном носителе в цифровую форму) с последующей загрузкой в систему архивного хранения документов.

Перевод хранимых в бумажном виде дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел в электронную форму должен происходить по трем основным направлениям:

первичная (входная) конверсия (сканирование) - перевод в электронную форму подаваемых заявителями документов на государственную регистрацию прав, государственный кадастровый учет;

плановая ретроконверсия - постепенный перевод в электронную форму накопленных к настоящему времени дел правоустанавливающих документов, кадастровых дел;

ретроконверсия по запросам - перевод в электронную форму накопленных к настоящему времени дел правоустанавливающих документов, кадастровых дел при обращении (запросе) должностного лица (работника) структурного подразделения к делу, находящемуся на хранении в ином подразделении. Это требуется для оказания государственных услуг в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета по экстерриториальному принципу.

1. Сканированию хранимых в бумажном виде кадастровых дел должны подлежать:

1) документы, которые впоследствии будут храниться в кадастровом деле в бумажном виде (при представлении таких документов в виде бумажного документа):

- заявление о государственном кадастровом учете;

- документ, подтверждающий в соответствии с законодательством Российской Федерации установление (изменение) характеристик объекта недвижимости, представленный заявителем по собственной инициативе (кроме межевого плана, технического плана, акта обследования);

- копия документа, подтверждающего соответствующие полномочия представителя заявителя;

- копия документа, устанавливающего или удостоверяющего право заявителя на соответствующий объект недвижимости;

- копия документа, подтверждающего установленное или устанавливаемое ограничение (обременение) вещных прав на такой объект недвижимости в пользу заявителя;

- копия документа, подтверждающего согласование проекта межевания земельного участка, если указанная копия не включена в состав межевого плана;

- копия разрешения на ввод объекта в эксплуатацию, если указанная копия не включена в состав технического плана;

- копия документа, подтверждающего разрешение земельного спора о согласовании местоположения границ земельного участка, если указанная копия не включена в состав межевого плана;

- заверенная органом местного самоуправления поселения или городского округа по месту расположения земельного участка, находящегося в общей долевой собственности, либо нотариально удостоверенная копия проекта межевания земельных участков, если указанная копия не включена в состав межевого плана;

- формы закрытого подраздела государственного реестра земель кадастрового района, содержащие сведения о ранее учтенном земельном участке;

- документы, на основании которых сведения о ранее учтенных объектах недвижимости включаются в ГКН, в том числе полученные по запросу органа кадастрового учета;

2) документы, необходимые для государственного кадастрового учета и не указанные в подпункте 1 пункта 1 раздела 4.2.3 Стратегии, хранение которых в составе кадастрового дела в бумажном виде не предусмотрено действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации (представление и (или) хранение которых должно осуществляться в электронном виде):

- межевой план, технический план, акт обследования, подтверждающий прекращение существования объекта;

- документы, поступающие в орган кадастрового учета в порядке межведомственного информационного взаимодействия (в том числе по запросу органа кадастрового учета) и содержащие сведения о характеристиках объектов недвижимости;

- протокол проверки документов;

- решения, принимаемые органом кадастрового учета (об исправлении технических ошибок в сведениях ГКН, а также о приостановлении осуществления кадастрового учета, об отказе в осуществлении кадастрового учета);

- документы, поступающие в орган кадастрового учета, в порядке внутриведомственного информационного взаимодействия;

- акт определения кадастровой стоимости;

3) документы, сформированные в процессе государственного кадастрового учета и не указанные в подпункте 2 пункта 1 раздела 4.2.3 Стратегии, в том числе:

- расписки в приеме документов на государственный кадастровый учет;

- уведомления (сообщения), направляемые органом кадастрового учета в соответствии с Законом о кадастре, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Не подлежат сканированию:

документы, поступившие в порядке внутриведомственного информационного взаимодействия в электронном виде и распечатанные на бумажном носителе, в том числе выписки из ЕГРП;

документы, поступившие в порядке межведомственного информационного взаимодействия в электронном виде и распечатанные на бумажном носителе, в том числе разрешение на ввод в эксплуатацию объекта капитального строительства;

копии документов, удостоверяющих личность заявителей (за исключением случаев представления документов посредством почтового отправления);

иные документы, не подлежащие помещению в кадастровое дело ни в бумажном, ни в электронном виде.

Не подлежат сканированию документы, содержащие государственную тайну и иные сведения, не подлежащие разглашению в соответствии с действующим законодательством, документы, имеющие ограничительную пометку "для служебного пользования".

Кроме того, в отношении вновь поступающих документов для осуществления государственного кадастрового учета (по которым кадастровое дело еще не сформировано) не подлежат сканированию:

документы, которые одновременно поступили в электронном виде, но не заверены в установленном порядке усиленной квалифицированной электронной подписью. (Такие документы сличаются уполномоченным работником органа кадастрового учета с документами, представленными на бумажном носителе в соответствии с требованиями Закона о кадастре, и после сверки заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью данного работника.);

документы, которые поступили по СМЭВ;

заявления о государственном кадастровом учете, сформированные в электронном виде работником органа кадастрового учета при приеме документов на государственный кадастровый учет, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника данного органа.

2. С учетом Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов сканированию подлежат:

1) документы, которые впоследствии будут храниться в делах правоустанавливающих документов в бумажном виде (при представлении таких документов в виде бумажного документа):

заявления о государственной регистрации прав;

правоустанавливающие документы - документы-основания для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода прав на недвижимое имущество и сделок с ним, ограничения (обременения) прав (например, договор, свидетельство о праве на наследство, решение суда, акт органа государственной власти, органа местного самоуправления, выписка из похозяйственной книги, справка о полном внесении паевого взноса, документы, подтверждающие права владения, пользования, распоряжения земельным участком);

иные документы, составляемые заявителем (представляемым им лицом, если заявителем является представитель правообладателя, стороны (сторон) сделки) и (или) заверяемые (подписываемые) его личной подписью (которые отсутствуют в распоряжении иных уполномоченных органов или должностных лиц (нотариусов)), в частности:

- оформленные в регистрирующем органе (незаверенные нотариально) отказы от права преимущественной покупки;

- письменное согласие законных представителей несовершеннолетнего;

- письменное согласие получателя ренты;

- письменное согласие залогодержателя на отчуждение имущества;

2) иные документы, необходимые для государственной регистрации прав и не указанные в подпункте 1 пункта 2 раздела 4.2.3 Стратегии, в том числе:

копии учредительных документов юридического лица; копии документов, подтверждающих полномочия представителя (доверенности органов государственной власти и органов местного самоуправления, составленные в простой письменной форме, нотариально удостоверенные доверенности, иные документы, подтверждающие полномочия представителя юридического лица действовать от имени данного юридического лица);

копии выписок из Единого государственного реестра юридических лиц, представленные заявителем самостоятельно;

копии документов об уплате государственной пошлины (за исключением документов, представленных в орган, осуществляющий регистрацию прав, более десяти лет назад);

копии документов, обуславливающих возможность совершения сделки, в частности:

- нотариально удостоверенное согласие супруга на совершение сделки;

- согласие (разрешение) органов опеки и попечительства;

- документы об одобрении крупной сделки органами управления юридического лица;

- документы, подтверждающие выполнение соответствующего условия, если сделка совершается под условием;

- документы, подтверждающие опубликование информации об отчуждении имущества в средствах массовой информации;

- копии представленных заявителями кадастровых паспортов объектов недвижимости либо технических паспортов или иных документов, которые содержат описание объекта недвижимости, выданные до 01.03.2008, удостоверенные соответствующей организацией (органом) по учету объектов недвижимости;

3) документы (копии), сформированные в процессе государственной регистрации прав, в том числе:

расписки в приеме документов на государственную регистрацию прав; уведомления о прекращении государственной регистрации; уведомления о приостановлении государственной регистрации прав; иные уведомления (сообщения), направляемые органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, в соответствии с Законом о регистрации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Не подлежат сканированию:

документы, поступившие в порядке внутриведомственного информационного взаимодействия в электронном виде и распечатанные на бумажном носителе, в том числе кадастровые паспорта объектов недвижимости;

документы, поступившие в порядке межведомственного информационного взаимодействия в электронном виде и распечатанные на бумажном носителе, в том числе разрешение на строительство, разрешение на ввод в эксплуатацию объекта капитального строительства;

копии документов об уплате государственной пошлины, представленные в орган, осуществляющий регистрацию прав, более десяти лет назад;

копии документов, удостоверяющих личность заявителей (за исключением случаев представления документов посредством почтового отправления);

копии свидетельств о государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя или о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц;

копии свидетельств о присвоении идентификационного номера налогоплательщика;

копии документов, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния (за исключением копии свидетельства о смерти);

копии писем Росстата о присвоении кодов статистического учета; иные документы, не подлежащие помещению в дела правоустанавливающих документов ни в бумажном, ни в электронном виде.

Также не подлежат сканированию документы, хранящиеся в накопленных к настоящему времени делах правоустанавливающих документов, на основании которых было принято решение об отказе в государственной регистрации прав, если отказ в государственной регистрации прав не признан судом необоснованным и в решении суда не указано на необходимость осуществить государственную регистрацию прав, и документы, на основании которых государственная регистрация права на объект недвижимости была прекращена по заявлению правообладателя.

Не подлежат сканированию документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, и иные сведения, не подлежащие разглашению в соответствии с действующим законодательством, документы, имеющие ограничительную пометку "для служебного пользования".

Кроме того, в отношении вновь поступающих на государственную регистрацию прав документов (по которым дела правоустанавливающих документов еще не сформированы) не подлежат сканированию:

документы, которые одновременно поступили в электронном виде, но не заверены в установленном порядке усиленной квалифицированной электронной подписью. (Такие документы сличаются уполномоченным работником органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, с документами, представленными на бумажном носителе в соответствии с требованиями Закона о регистрации) и после сверки заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью данного работника.); документы, которые поступили по СМЭВ;

оформленные в виде бумажного документа, подписанного заявителем, заявления о государственной регистрации прав, сформированные в электронном виде работником органа, осуществляющего регистрацию прав, при приеме документов на государственную регистрацию прав, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника данного органа.

Уполномоченное лицо, ответственное за сканирование документов дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел:

сканирует бумажный документ - сканируется каждый разворот; нумерация страниц в формируемом файле должна соответствовать нумерации страниц в документе (сканирование осуществляется в черно-белом виде, с разрешением 300 dpi);

осуществляет контроль качества и полноты электронного образа документа: читаемость, отсутствие перекосов, затемнений или иных дефектов, соответствие количества страниц документа;

обрабатывает при необходимости каждый отсканированный разворот: удаляет лишние объекты, которые могут появиться при сканировании;

сохраняет файл в определенном формате (например, формате PDF) для электронных документов, который гарантирует, что документ может быть воспроизведен в том же виде и через несколько лет.

Результатом сканирования должно являться наличие электронного документа (электронного образа документа).

Электронные образы документов заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, органа кадастрового учета.

Выполнение работ по переводу документов в бумажной форме в электронный документ должно осуществляться на сканирующем оборудовании, которое обеспечивает высокое качество отсканированных электронных образов, а также должно позволять качественно оцифровывать объемные книги и сброшюрованные документы различного рода, ветхие документы и "кальки" без нанесения ущерба оригиналу.

Для осуществления ретроконверсии должны быть созданы "места сканирования", которые будут располагаться по месту нахождения бумажных документов в имеющихся архивохранилищах, где и будет размещено сканирующее оборудование и автоматизированное рабочее место (рабочие места) с установленным специализированным лицензионным программным обеспечением потокового ввода документов, обеспечивающее выполнение следующих функций с возможностью:

- использования функций сканирования, классификации, конвертации;

- сканирования бумажных документов и преобразования в формат (например, формат PDF) для электронных документов, который гарантирует, что документ может быть воспроизведен в том же виде и через несколько лет;

- формирования и чтения штрих-кода;

- классификации отсканированных изображений документов на типы и разбиения пакета изображений на документы;

- снабжения изображений документов метаданными (карточкой отсканированного документа) и идентифицирующими документ атрибутами, необходимыми для помещения в электронный архив;

- обработки изображений документов (конвертация в необходимые графические форматы, улучшение визуального качества, сжатие изображений и пр.);

- разбиения изображений одного отсканированного комплекта документов на отдельные файлы с целью формирования обособленных электронных документов;

- экспорта изображений документов и метаданных в электронный архив;

- взаимодействия с программно-аппаратной платформой системы архивного хранения документов в электронной форме;

- использования распределенной клиент-серверной архитектуры и локальной полнофункциональной обработки документов;

- централизованного администрирования программных настроек процесса обработки (профили сканирования изображений, настройки форматов экспорта графических файлов и метаинформации, настройки предусмотренных в программном обеспечении типов документов и т.п.).

Для обеспечения работы уполномоченного лица, выполняющего мероприятия по переводу бумажных документов в электронный вид, должны быть разработаны руководства и инструкции, а также необходимые технологические, методические документы.

Электронные документы (электронные образы документов) должны аккумулироваться в составе программно-аппаратной платформы хранения электронных документов, позволяющей осуществлять постоянное хранение таких документов в электронной форме и поиск документов по их атрибутам. В свою очередь, программно-аппаратная платформа хранения электронных документов должна быть интегрирована в информационную систему Единый государственный реестр недвижимости.