15.6. Использование документов Архива

15.6.1. К каждому делу, находящемуся на хранении в Архиве, составляется лист использования, который помещается в начале дела (Приложение N 28).

15.6.2. Документы и дела, находящиеся на хранении в Архиве, предоставляются членам ЦИК России, гражданским служащим управлений Аппарата ЦИК России, работникам ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России как для работы в помещении Архива, так и во временное пользование (не более одного месяца) вне Архива, на рабочее место, по требованию, подписанному начальником управления Аппарата ЦИК России (Руководителем ФЦИ при ЦИК России, руководителем РЦОИТ при ЦИК России) (Приложение N 29).

При необходимости срок временного пользования может быть продлен с разрешения начальника Управления организационного и документационного обеспечения.

Члены ЦИК России, гражданские служащие Аппарата ЦИК России, руководители и работники ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.

15.6.3. Изъятие документов из архивных дел, передача членами ЦИК России, гражданскими служащими управлений Аппарата ЦИК России, руководителями и работниками ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России архивных документов или их копий другим лицам или организациям не допускаются.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки.

15.6.4. Подлинные экземпляры протоколов заседаний ЦИК России, выписок из протоколов заседаний ЦИК России, постановлений ЦИК России, протоколов об итогах выборов, референдума, распоряжений, подписанных Председателем ЦИК России или заместителями Председателя ЦИК России, выдаются с разрешения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России.

15.6.5. Документы Архива предоставляются государственным учреждениям, общественным организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России.

Под письменным запросом о допуске к работе с документами Архива подразумевается обращение гражданина или официальное письмо за подписью руководителя государственного органа или общественной организации. В обращении или письме обосновывается необходимость использования документов Архива, указывается тематика документов или их поисковые данные.

Пользователь знакомится с распорядком работы Архива и заполняет анкету (Приложение N 30).

Пользователь несет ответственность за нарушение правил использования полученной информации.

Работать с предоставленными для пользования документами вне помещения Архива запрещается.

Архив, исходя из возможностей информационного обслуживания пользователей, организует их работу, определяя время, очередность и продолжительность посещения.

Пользователю предоставляется право заказать в Архиве копии документов. Копии с отобранных пользователем документов могут быть изготовлены с разрешения секретаря ЦИК России.

15.6.6. Гражданские служащие Архива заверяют копии документов, находящихся в Архиве, проставляя штамп "Верно. Центральный архив ЦИК России", должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Заверенные копии документов направляются в адрес организации, обратившейся с запросом, или выдаются заявителю под роспись.

15.6.7. Пользователь имеет право публиковать документы Архива или содержащуюся в них информацию только с разрешения Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России или секретаря ЦИК России.

В целях учета опубликованных документов Архива пользователь уведомляет Архив о дате публикации, ее названии и обязательно представляет в Архив экземпляр издания, в котором опубликован материал.

При публикации архивных документов ЦИК России или содержащейся в них информации ссылка на Архив обязательна.

15.6.8. ЦИК России имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.