Формирование номенклатурных дел

244. Исполненные документы в целях обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска формируются в дела.

Дело - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и подшитых (помещенных) в отдельную обложку.

245. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в учреждениях и органах ФСИН России формируются децентрализованно, т.е. в ее структурных подразделениях.

Формирование дел осуществляется государственными служащими, работниками подразделения делопроизводства, а также государственными служащими, работниками, ответственными за их ведение и сохранность, в структурных подразделениях.

Номер дела, в которое должен быть помещен документ, определяет руководитель структурного подразделения.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку.

Документы постоянного и временного хранения формируются в разные дела. В дела помещаются только исполненные документы.

Документы, исполненные и направленные государственными служащими, работниками "В дело", группируются в дела текущего делопроизводства одного года, за исключением переходящих дел.

В дела объединяются документы одного вида или содержания (тематики) и срока хранения.

Сроки хранения дел, включенных в номенклатуру, определяются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

246. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем государственному служащему, работнику, ответственному в структурном подразделении за обработку документов для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

247. Правила формирования дел:

а) в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

б) запрещается помещать в одно дело: документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;

в) по объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т.1", "т.2" и т.д.;

г) документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или их сочетании.

Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, инструкции имеют утверждающий гриф в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2004 год должны быть отнесены к делам 2004 года, хотя они и составлены в 2005 году).

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Карточки лицевых счетов на выплату денежного содержания группируются в самостоятельные дела по годам заведения и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам, при этом на государственных служащих, работников дела формируются отдельно от дел осужденных, подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В структурных подразделениях дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающих шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Выдача дел другим подразделением или сторонним организациям производится с разрешения руководства подразделения делопроизводства. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение N 58). Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях, в процессуальной форме, предусмотренной действующим законодательством, и производится с разрешения руководителя учреждения или органа ФСИН России с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинного документа установленной формы.

248. Методическое руководство и контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет подразделение делопроизводства.