I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) в Федеральной службе исполнения наказаний (далее - ФСИН России) устанавливает обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих, государственных служащих, сотрудников, работников (далее - государственные служащие, работники) ФСИН России правила документирования и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства) <1>.

--------------------------------

<1> Настоящей Инструкцией, кроме ФСИН России, руководствуются также иные учреждения и органы уголовно-исполнительной системы: учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, УФСИН России по федеральным округам, территориальные органы ФСИН России, исправительные учреждения, следственные изоляторы, предприятия, научно-исследовательские, проектные, лечебные, учебные и иные учреждения, подведомственные ФСИН России (далее - учреждения и/или органы ФСИН России).

2. Работа с секретными документами в учреждениях и органах ФСИН России осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

3. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, N 237), Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (часть I), ст. 5021), Федеральные законы от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, (часть I), 2002, N 52, ст. 5140), от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169), от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (I), ст. 3448) и другие законодательные акты, а также Постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165), от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 N 450 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 24, ст. 2461), государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (Издательство стандартов, 2003), ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (Издательство стандартов, 1998), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, зарегистрирована в Минюсте России 27.01.2006, регистрационный N 7418 (Российская газета, 2006, N 24), иные подзаконные нормативные правовые акты.

4. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе обращений, принятых на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в учреждениях и органах ФСИН России, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции структурными подразделениями учреждений и органов ФСИН России (далее - структурные подразделения) осуществляются подразделением делопроизводства учреждения или органа ФСИН России (далее - подразделение делопроизводства) в соответствии с положением о нем, должностными регламентами и инструкциями государственных служащих, работников.

Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в учреждениях и органах ФСИН России с применением автоматизированной системы обработки документов, функционирование которой должно соответствовать положениям Инструкции.

5. Получение и отправка документов, их регистрация, доведение до исполнителей, учет, контроль, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота в структурных подразделениях осуществляются их государственными служащими, работниками, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными регламентами и инструкциями.

6. Ответственность за соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан в структурных подразделениях, возлагается на их руководителей.

7. Государственные служащие, работники структурных подразделений несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность за исполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

8. О неисправимом повреждении, утрате документов и случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, государственные служащие, работники обязаны в течение одного часа устно проинформировать руководителя структурного подразделения и руководителя подразделения делопроизводства. На основании указанной информации руководитель структурного подразделения должен организовать служебную проверку указанных фактов, о результатах которой сообщить курирующему заместителю руководителя учреждения или органа ФСИН России служебной запиской. Названная записка с резолюцией заместителя руководителя учреждения или органа ФСИН России, объяснения виновных, проект приказа учреждения или органа ФСИН России о привлечении их к ответственности и иные документы проверки направляются в подразделение делопроизводства.

При длительном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка, отстранение от работы и др.) или увольнении государственный служащий, работник обязан передать по акту находящиеся у него официальные документы своему непосредственному руководителю или иному должностному лицу (государственному служащему, работнику), устно определенному руководителем структурного подразделения.

В этом случае лицо, получившее на исполнение контрольный или иной зарегистрированный в учреждении или органе ФСИН России документ, обязано устно сообщить об изменении исполнителя в подразделение делопроизводства.

9. На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в учреждениях и органах ФСИН России ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

10. Конфиденциальные сведения, содержащиеся в документах, не подлежат разглашению. С ними могут быть ознакомлены только государственные служащие, работники, имеющие непосредственное отношение к исполнению документов.

Перемещение документов, их копий в другие учреждения, органы и организации допускается с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения, а секретных сведений - только с письменного разрешения руководителя учреждения или органа ФСИН России через подразделения делопроизводства под роспись.

11. Публикация в печати документов допускается только с разрешения руководителя учреждения или органа ФСИН России.

12. Контроль за правильной организацией делопроизводства, его состоянием, соблюдением установленных правил работы с документами, устными и письменными обращениями граждан, своевременностью и качеством их исполнения, а также за обеспечением надлежащих условий работы государственных служащих, работников, выполняющих делопроизводственные функции, возлагается на руководителя учреждения или органа ФСИН России.

13. При замене руководителя учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, территориального органа, учреждения, исполняющего наказания, приказом вышестоящего учреждения или органа ФСИН России создается комиссия, которая обеспечивает прием и передачу дел, оформляемые актом, утверждаемым руководителем вышестоящего учреждения или органа ФСИН России.

14. Методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях, контроль за функционированием системы делопроизводства и соблюдением сроков рассмотрения корреспонденции, а также осуществление мер по рационализации документопотоков, сокращению служебной переписки возлагаются на подразделения делопроизводства.

15. Организацию делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в центральном аппарате ФСИН России осуществляет аппарат директора ФСИН России.

16. Подразделения делопроизводства регулярно, но не реже чем раз в полгода, проверяют состояние работы с документами в структурных подразделениях и оказывают им соответствующую практическую и методическую помощь, кроме того:

аппарат директора ФСИН России осуществляет проверки делопроизводства в учреждениях и органах ФСИН России, не реже одного раза в пять лет;

подразделения делопроизводства территориальных органов ФСИН России осуществляют проверки в подчиненных учреждениях не реже одного раза в три года.

Докладные записки, акты, справки о результатах проверок направляются руководителям проверенных учреждений и органов ФСИН России.

17. Аппаратом директора ФСИН России по распоряжению за подписью директора ФСИН России могут привлекаться государственные служащие, работники подразделений делопроизводства для проверки состояния делопроизводства, режима секретности и архивного дела в учреждениях и органах ФСИН России.