Печатание и тиражирование документов

114. В учреждениях и органах ФСИН России для печатания и тиражирования документов создаются машинописные бюро (при необходимости), копировально-множительные группы (участки), входящие в структуру подразделения делопроизводства, где печатаются и тиражируются только служебные документы.

115. Помещения машинописных бюро и копировально-множительных групп (участков) подразделения делопроизводства должны быть отдельными и иметь специальное оборудование.

Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной или машинописной техники в необходимом количестве на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с требованиями Инструкции к порядку оформления документов.

116. Несекретные рукописи в машинописное бюро подразделения делопроизводства (машинистке, секретарю-машинистке) сдаются без росписи в журнале.

117. Передаваемые для печатания рукописи, вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием шариковых или гелевых ручек синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики.

При подготовке рукописей к печати особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и органов, иностранных слов и географических названий. Допускаются только официально установленные сокращения слов.

Поступающие на тиражирование документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3.

Документы, подготовленные без соблюдения данных требований, возвращаются на доработку.

118. Документы сдаются в печать в специальной папке (обложке), на которой должны быть указаны наименование структурного подразделения, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

Поступившие рукописи регистрируется в специальном журнале (приложение N 41), в котором затем делается отметка о выполненной работе.

Отпечатанные документы передаются исполнителю вместе с черновиками под роспись в журнале.

Проверка правильности отпечатанных документов производится исполнителем.

119. Текст печатается, как правило, на одной стороне листа через 1,5 межстрочных интервала (при необходимости дополнительного редактирования - через два интервала) с соблюдением установленных правил подготовки документов.

Перепечатывание исправленных документов производится с учетом степени срочности.

При распечатке документов с использованием ПЭВМ в нижней левой части первого листа документа дополнительно указывается наименование соответствующего файла.

120. Использованные при печатании документов бланки с учетными номерами и бланки строгой отчетности учитываются в отдельной графе журнала учета машинописных работ, в которой указываются номер бланка и фамилия исполнителя.

121. Прием документов в машбюро прекращается за один час до окончания рабочего дня, за исключением поступающих от руководства учреждения или органа ФСИН России срочных документов.

122. На тиражирование передаются первые экземпляры (подлинники) документов.

На тиражированных документах на оборотной стороне последнего листа обязательно делается запись: "Дополнительно размножено ___ экз.".

Тиражирование документов без визы руководителя подразделения делопроизводства запрещается.

123. Основанием для копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа (наряда) установленного образца (приложение N 42).

Необходимость тиражирования документов и целесообразность количества копий определяется руководителем структурного подразделения. Подписанный им заказ (наряд) на производство множительных работ визируется в подразделении делопроизводства, затем вместе с документом передается исполнителем для тиражирования.

124. Печатание и тиражирование документов производятся в порядке очередности их поступления и в соответствии с графиком работы машинописного бюро, копировально-множительных групп (участков) подразделения делопроизводства.

В первоочередном порядке печатаются и тиражируются документы с подписью руководителя учреждения или органа ФСИН России (к совещаниям, заседаниям коллегии, проекты нормативных правовых актов и т.п.), его заместителей и срочные. Срочность определяется руководителем учреждения или органа ФСИН России, его заместителями и руководителем подразделения делопроизводства.

125. Не производится тиражирование книг, различных справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудно читаемым текстом и мелким шрифтом.

126. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в журнале (приложение N 43). Заказы на производимые работы хранятся в подразделении делопроизводства в течение года.

127. Тиражированные документы передаются исполнителю под роспись в соответствующих журналах (приложения N 44, 45).

128. Контроль за изготовлением копий документов возлагается на подразделение делопроизводства. При обнаружении неучтенных копий документов ставится в известность руководитель учреждения или органа ФСИН России и проводится служебная проверка.