По факсимильной связи

103. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения их юридической силы.

Документы в адрес учреждений и органов ФСИН России передаются по факсимильным аппаратам.

104. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа. Поэтому обязательна последующая досылка оригинала документа по почте или с нарочным.

Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи информация является официальным документом, если получена или направлена по абонентскому пункту электронной связи узлов связи ведомственной сети связи ФСИН России.

Ответственность за содержание передаваемого по факсимильной связи документа возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.

105. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4, не должен превышать 5 листов;

отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью;

фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного государственным служащим, работником, подписавшим факсограмму;

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

106. По факсимильной связи запрещается передавать документы, написанные с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанные или написанные на красной, серой бумаге, а также напечатанные шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

107. На оригинале документа, переданного по факсимильной связи, или принятой факсограммы указываются дата и время передачи (приема), наименование корреспондента (кто направил или кто принял) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью исполнителя.

108. Принятая факсограмма докладывается руководителю учреждения или органа ФСИН России (его заместителю) в день ее приема, срочная - немедленно и с резолюцией передается исполнителю под роспись, о чем делается пометка в соответствующем журнале учета.

При раздельном учете поступающие (отправляемые) факсограммы регистрируются в журнале учета принятых (переданных) факсограмм (приложение N 40).

109. При количестве поступающих факсограмм до 1000 шт. их регистрация ведется в журнале учета входящих документов (приложение N 23). Для отличия от других входящих документов добавляется в регистрационном номере индекс "ф" (факсограмма). Например: входящий N 57ф от 12.05.2005.

При последующем поступлении подлинника документа не допускается его повторная регистрация, на нем помещается номер, присвоенный входящей факсограмме, и он направляется исполнителю.

110. Исполненные факсограммы помещаются в соответствующие дела вместе с документами и приложениями к ним.