4.12. Обработка документов в структурных подразделениях центрального аппарата (подразделениях аппарата управления и структурных подразделениях территориального органа) Службы

4.12.1. Функция обработки документов в структурных подразделениях центрального аппарата (подразделениях аппарата управления и структурных подразделениях территориального органа) Службы (далее - подразделение) закрепляется положениями об управлениях и отделах, а также должностными регламентами конкретных государственных служащих.

4.12.2. Организация работы с документами в подразделениях Службы осуществляется на основании указаний по исполнению документов Директора, его заместителей, руководителей структурных подразделений центрального аппарата, руководителя и заместителей руководителя, начальников отделов аппарата управления, начальников отделов - старших судебных приставов территориального органа Службы.

4.12.3. Подразделение, отмеченное Директором Службы или его заместителем, иным должностным лицом, указанным в пункте 4.12.2 Инструкции, в указании по исполнению документа первым или обозначенное словом "созыв" ("ответственный"), является головным исполнителем поручения. Руководитель подразделения - головного исполнителя организует работу по исполнению указания и несет ответственность за своевременность и качество его исполнения.

В ЭРК таких документов головной исполнитель указывается первым, а также дополнительно выделяется установленным в СЭД символом. В этом случае в журнале учета движения документа в СЭД отмечается, что головному исполнителю направлен оригинал документа, а соисполнителям - копии.

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании решения руководителя, давшего указание.

4.12.4. Подразделение - соисполнитель в течение первой половины срока, отведенного на исполнение указания, представляет головному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, и отвечает за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего указание по исполнению документа.

4.12.5. Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения руководством или на следующий рабочий день), срочные документы передаются в подразделение-исполнитель незамедлительно.

В подразделениях Службы устанавливаются в необходимом количестве рабочие станции с доступом в СЭД. ЭРК документа, предназначенного для рассмотрения и исполнения в подразделении, поступает в персональный кабинет соответствующего подразделения в СЭД.

Руководитель подразделения имеет возможность ознакомиться с поступившим документом в СЭД и внести соответствующее указание по исполнению документа непосредственно в его ЭРК. Ввод в ЭРК указания по исполнению документа, вынесенного руководителем подразделения, может поручаться работнику, ответственному за делопроизводство в подразделении.

Документы, поступившие в подразделение, в том числе с указаниями руководства по их исполнению, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

ЭРК с присоединенными электронными документами или с электронными копиями документов, исполненных на бумажном носителе, предназначенными для исполнения в соответствующем подразделении, работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении центрального аппарата, подразделением документационного обеспечения территориального органа Службы, направляются в персональный кабинет отдела в СЭД и в период исполнения хранятся в нем.

4.12.6. При обработке документов в подразделениях работниками, ответственными за делопроизводство, осуществляются следующие процедуры:

4.12.6.1. С периодичностью не реже 1 раза в течение двух часов рабочего времени проверяется поступление в электронный кабинет структурного подразделения электронных регистрационных карточек документов и получаются в отделе документационного обеспечения под роспись в реестре входящие, организационно-распорядительные и иные внутренние документы, адресованные в подразделение, оформленные на бумажном носителе.

4.12.6.2. Поступившие документы посредством СЭД или на бумажном носителе представляются руководителю структурного подразделения.

4.12.6.3. Документы с указаниями руководителя структурного подразделения по их исполнению своевременно по СЭД доводятся до сведения государственных служащих - исполнителей.

4.12.6.4. Ведется учет в СЭД движения документов в структурном подразделении в соответствии с указанием по исполнению документа руководителя структурного подразделения.

4.12.6.5. Контролируется исполнение документов и поручений руководителя структурного подразделения.

4.12.6.6. Регистрируются документы, исполненные в подразделении, путем создания и сохранения в СЭД соответствующих им ЭРК.

ЭРК зарегистрированного исходящего документа, подготовленного во исполнение входящего, присоединяется в СЭД в виде связки к ЭРК входящего документа, послужившего основанием для подготовки ответа (исходящего документа).

После этого ЭРК исходящего документа направляется посредством СЭД в электронный кабинет подразделения документационного обеспечения. Одновременно с направлением ЭРК в подразделение документационного обеспечения по реестру передаются исходящие документы, оформленные на бумажном носителе информации.

ЭРК исполненного в подразделении и зарегистрированного внутреннего документа отправляется адресатам в центральном аппарате (аппарате управления, структурном подразделении территориального органа) Службы также посредством СЭД. Внутренние документы, исполненные в подразделении на бумажном носителе, передаются через подразделение документационного обеспечения.

4.12.6.7. Составляется и ведется раздел структурного подразделения в сводной номенклатуре дел центрального аппарата (территориального органа) Службы.

4.12.6.8. Оформляются номенклатурные дела, завершенные в делопроизводстве.