1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

(1) Структурных подразделений - до замены новыми и не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

202

Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения

3 г. (1)

(1) После утверждения

203

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения

1 г. (1)

(1) После снятия с контроля

204

Списки адресов обязательной рассылки документов

3 г. (1)

(1) После замены новыми

205

Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 г.

206

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 г.

207

Планы мероприятий по охране коммерческой тайны в организации

5 л. (1)

(1) После замены новыми

208

Документы (списки, заявки, заключения) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации

5 л. (1)

(1) После снятия с учета

209

Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, служебной и коммерческой тайны)

5 л. (1)

(1) После снятия грифа ограничения доступа к сведениям

210

Целевые программы, концепции информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним

Пост.

211

Паспорта информатизации организации

Пост.

212

Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий

5 л. ЭПК

213

Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой

5 л.

214

Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота

5 л. ЭПК

215

Договоры о проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении автоматизированных систем и программных продуктов

5 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

216

Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения

5 л. ЭПК

217

Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств

5 л.

218

Программные продукты (комплексы)

Пост. <**>

220

Базы данных информационных систем

В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу

221

Списки лиц, имеющих допуск к компьютерному оборудованию, к сети

3 г. (1)

(1) После замены новыми

222

Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования

5 л. (1)

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

223

Договоры, соглашения об информационном обмене

5 л. (1)

(1) После истечения срока действия договора, соглашения

224

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о состоянии защиты информации в организации

10 л. ЭПК

225

Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники

5 л.

226

Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации

3 г. (1)

(1) После замены новыми

227

Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию

До замены новыми

228

Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и машинных носителей с ключевой информацией

5 л.

229

Перечни работ по резервному копированию информации

10 л. ЭПК

230

Журналы учета машинных носителей информации, программно-технических средств защиты информации от несанкционированных действий, накопителей на жестких дисках, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией

5 л.

231

Журналы поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов

5 л.

232

Сертификаты ключа подписи

Пост. <**> (1)

(1) В форме электронного документа хранятся не менее 5 л. после исключения из реестра сертификатов ключей подписей

233

Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи и др.) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи

15 л. (1) ЭПК

(1) После аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности

234

Единый государственный реестр сертификатов ключей подписи

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения

235

Реестры сертификатов ключей подписи удостоверяющего центра

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

237

Договоры между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи

15 л. (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

238

Переписка о сертификатах ключа подписи

15 л. ЭПК

239

Реестры должностных лиц, которым выдаются сертификаты ключа подписи

Пост. (1)

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

240

Списки уполномоченных лиц - владельцев сертификатов ключа подписи от организаций

Пост.

241

Документы (заявки и уведомления о регистрации и о внесении изменений в реестр; табели отношений должностей и видов документов, подписываемых с помощью электронной цифровой подписи) о регистрации уполномоченных лиц организации в реестре уполномоченных лиц организаций - владельцев сертификатов ключа подписи

15 л. (1)

(1) После исключения уполномоченного лица организации - владельца сертификата ключа подписи из реестра

242

Заявления на подтверждение электронной цифровой подписи в электронном документе и электронной цифровой подписи уполномоченного лица, уполномоченного удостоверяющего центра

5 л. ЭПК

243

Соглашения между участниками корпоративной информационной системы о порядке ведения, хранения и аннулирования сертификата ключа подписи

15 л. ЭПК

244

Акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами электронной цифровой подписи

Пост.

245

Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств электронной цифровой подписи

15 л. ЭПК

246

Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)

Пост. (1)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

247

Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы, карточки фондов, паспорта архивов, реестры описей) архивного учета

Пост. (1)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

(1) Структурных подразделений - 3 г. после утверждения ЭПК

249

Топографические указатели

1 г. (1)

(1) После замены новыми

250

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами

10 л. ЭПК

251

Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел), описей во временное пользование

3 г. (1)

(1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 л. ЭПК

252

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 л.

253

Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 л.

254

Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства (1)

5 л. (2) ЭПК

(1) Договоры депозитарного хранения документов, договоры приема-передачи документов на постоянное хранение, соглашения о сотрудничестве - пост.

(2) После истечения срока действия договора

255

Заключения государственного, муниципального архива о составе документов приватизируемой организации; ликвидируемой организации

Пост.

256

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

5 л. ЭПК

257

Отчеты, справки об объеме документооборота в организации

1 г.

(1) После возвращения всех дел

(1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии)

(1) После снятия грифа ограничения