Заявление на удержание по авансовому отчету
Подборка наиболее важных документов по запросу Заявление на удержание по авансовому отчету (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Форма: Приказ об удержании из заработной платы работника суммы неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, полученного в связи с командировкой (примерная форма)
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 31.05.2018)1. Авансовый отчет _____________ (укажите Ф.И.О. работника) от __________________ (укажите дату и номер).
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 31.05.2018)1. Авансовый отчет _____________ (укажите Ф.И.О. работника) от __________________ (укажите дату и номер).
Судебная практика
Апелляционное определение Свердловского областного суда от 23.04.2025 по делу N 33-4984/2025 (УИД 66RS0032-01-2024-001342-33)
Категория спора: Защита прав и интересов работодателя.
Требования работодателя: О возмещении командировочных расходов.
Обстоятельства: Сторонами был заключен ученический договор, по условиям которого ответчик обязался пройти обучение и отработать у истца определенный срок, истец при направлении на обучение выплатил командировочные расходы, но ответчик обучение не завершил, был отчислен, не отчитался за выданные ему денежные средства, трудовой договор расторгнут.
Решение: Отказано.
Процессуальные вопросы: О возмещении расходов по уплате государственной пошлины - отказано.Доводы апелляционной жалобы истца о наличии оснований для взыскания материального ущерба с работника, так как не был предоставлен отчет о расходовании денежных средств, выданных на командировочные расходы, судебная коллегия находит не состоятельными, так как в заседании суда первой инстанции ответчик поясняла, что ей было написано заявление об удержании выплаченной ей суммы, однако, после окончания учебы и при увольнении истцом не было заявлено никаких требований о возврате денежных средств, объяснений не запрошено. Предоставление авансового отчета работодатель не требовал, таким образом, сам по себе факт выдачи средств работнику и не предоставление последним авансового отчета не свидетельствуют о возникновении у работодателя ущерба.
Категория спора: Защита прав и интересов работодателя.
Требования работодателя: О возмещении командировочных расходов.
Обстоятельства: Сторонами был заключен ученический договор, по условиям которого ответчик обязался пройти обучение и отработать у истца определенный срок, истец при направлении на обучение выплатил командировочные расходы, но ответчик обучение не завершил, был отчислен, не отчитался за выданные ему денежные средства, трудовой договор расторгнут.
Решение: Отказано.
Процессуальные вопросы: О возмещении расходов по уплате государственной пошлины - отказано.Доводы апелляционной жалобы истца о наличии оснований для взыскания материального ущерба с работника, так как не был предоставлен отчет о расходовании денежных средств, выданных на командировочные расходы, судебная коллегия находит не состоятельными, так как в заседании суда первой инстанции ответчик поясняла, что ей было написано заявление об удержании выплаченной ей суммы, однако, после окончания учебы и при увольнении истцом не было заявлено никаких требований о возврате денежных средств, объяснений не запрошено. Предоставление авансового отчета работодатель не требовал, таким образом, сам по себе факт выдачи средств работнику и не предоставление последним авансового отчета не свидетельствуют о возникновении у работодателя ущерба.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
"Заработная плата"
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы (п. 26 Положения о командировках). После этого производится проверка и утверждение авансового отчета руководителем, а также осуществляется окончательный расчет:
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы (п. 26 Положения о командировках). После этого производится проверка и утверждение авансового отчета руководителем, а также осуществляется окончательный расчет:
Типовая ситуация: Подотчет: кому выдавать, как оформить и учесть
(Издательство "Главная книга", 2025)Расходы, которые работник оплатил за свои деньги без получения подотчета, тоже можно возместить по авансовому отчету, указав потраченную сумму как перерасход. Другой вариант - оформить заявление работника о возмещении расходов с приложением подтверждающих документов, а на их основании - приказ руководителя.
(Издательство "Главная книга", 2025)Расходы, которые работник оплатил за свои деньги без получения подотчета, тоже можно возместить по авансовому отчету, указав потраченную сумму как перерасход. Другой вариант - оформить заявление работника о возмещении расходов с приложением подтверждающих документов, а на их основании - приказ руководителя.
Нормативные акты
Приказ Россвязи от 09.01.2019 N 1
(ред. от 23.09.2019)
"Об учетной политике"В случае, если в установленный срок работником не представлен авансовый отчет в бухгалтерию и (или) не внесен остаток неиспользованного аванса в кассу, бухгалтерия имеет право по заявлению работника произвести удержание суммы задолженности по выданному авансу из заработной платы работника с соблюдением требований, установленных ст. 137 и 138 Трудового кодекса Российской Федерации.
(ред. от 23.09.2019)
"Об учетной политике"В случае, если в установленный срок работником не представлен авансовый отчет в бухгалтерию и (или) не внесен остаток неиспользованного аванса в кассу, бухгалтерия имеет право по заявлению работника произвести удержание суммы задолженности по выданному авансу из заработной платы работника с соблюдением требований, установленных ст. 137 и 138 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ Минфина СССР от 12.08.1961 N 276
"Об утверждении инструкции по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности в органах государственного страхования"на начисленные суммы процентного вознаграждения страховым агентам и удержания из них - расчетно-платежная ведомость, составленная по записям в лицевых счетах агентов (книга - ф. N 21);
"Об утверждении инструкции по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности в органах государственного страхования"на начисленные суммы процентного вознаграждения страховым агентам и удержания из них - расчетно-платежная ведомость, составленная по записям в лицевых счетах агентов (книга - ф. N 21);
Статья: Авансовый отчет: зачем он нужен "упрощенцу"?
(Мельникова Ю.А.)
("Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 6)Типичная ситуация. Работник организации был в командировке. Он израсходовал денег меньше, чем получил под отчет. Остаток неистраченных средств в кассу он не вернул. Организация решила удержать эту сумму из его зарплаты. Нужен ли для этого приказ директора или же бухгалтерия может сделать это самостоятельно (например, на основании авансового отчета)? Должен ли работник написать заявление с просьбой удержать деньги из его зарплаты?
(Мельникова Ю.А.)
("Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 6)Типичная ситуация. Работник организации был в командировке. Он израсходовал денег меньше, чем получил под отчет. Остаток неистраченных средств в кассу он не вернул. Организация решила удержать эту сумму из его зарплаты. Нужен ли для этого приказ директора или же бухгалтерия может сделать это самостоятельно (например, на основании авансового отчета)? Должен ли работник написать заявление с просьбой удержать деньги из его зарплаты?
"Заработная плата"
(13-е издание, переработанное и дополненное)
(Никитин В.Ю.)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2012)Пример. Организация выдает сотруднику денежные средства в сумме 15 000 руб. на приобретение запчастей для текущего ремонта оборудования, числящегося на балансе организации. Согласно приказу руководителя деньги выданы сроком на два дня. Сотрудник приобрел требующиеся запчасти у индивидуального предпринимателя за 11 800 руб., в том числе НДС - 1800 руб., и представил авансовый отчет. К отчету он приложил чек, корешок приходного кассового ордера и счет-фактуру, во всех документах НДС выделен отдельной строкой. Остаток подотчетной суммы в размере 3200 руб. по заявлению сотрудника был удержан из его заработной платы, выдача которой произведена через две недели.
(13-е издание, переработанное и дополненное)
(Никитин В.Ю.)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2012)Пример. Организация выдает сотруднику денежные средства в сумме 15 000 руб. на приобретение запчастей для текущего ремонта оборудования, числящегося на балансе организации. Согласно приказу руководителя деньги выданы сроком на два дня. Сотрудник приобрел требующиеся запчасти у индивидуального предпринимателя за 11 800 руб., в том числе НДС - 1800 руб., и представил авансовый отчет. К отчету он приложил чек, корешок приходного кассового ордера и счет-фактуру, во всех документах НДС выделен отдельной строкой. Остаток подотчетной суммы в размере 3200 руб. по заявлению сотрудника был удержан из его заработной платы, выдача которой произведена через две недели.
"Бухгалтерский финансовый учет в сельском хозяйстве: Учебник"
(Широбоков В.Г.)
("ИНФРА-М", 2024)2. По инициативе организации производятся следующие удержания: за причиненный материальный ущерб; излишне выплаченная заработная плата в случае ошибки; остаток неиспользованных подотчетных сумм; за неотработанные дни оплаченного отпуска (при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск); своевременно не возвращенных сумм, полученных под отчет; аванса, выданного в счет выплаты заработной платы.
(Широбоков В.Г.)
("ИНФРА-М", 2024)2. По инициативе организации производятся следующие удержания: за причиненный материальный ущерб; излишне выплаченная заработная плата в случае ошибки; остаток неиспользованных подотчетных сумм; за неотработанные дни оплаченного отпуска (при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск); своевременно не возвращенных сумм, полученных под отчет; аванса, выданного в счет выплаты заработной платы.
"Заработная плата в 2007 году"
(под ред. Н.З. Ковязиной)
("АКДИ "Экономика и жизнь", 2007)Для того чтобы избежать споров при удержании авансов, выданных по иным основаниям, работодателю желательно документально определить срок выдачи такого аванса.
(под ред. Н.З. Ковязиной)
("АКДИ "Экономика и жизнь", 2007)Для того чтобы избежать споров при удержании авансов, выданных по иным основаниям, работодателю желательно документально определить срок выдачи такого аванса.
Корреспонденция счетов: Организация выдает сотруднику денежные средства на приобретение запчастей. Согласно приказу руководителя деньги выданы сроком на 2 дня. Сотрудник приобрел требующиеся запчасти у индивидуального предпринимателя и представил авансовый отчет. Остаток подотчетной суммы по заявлению сотрудника был удержан из его заработной платы...
(Консультация эксперта, 2001)Организация выдает сотруднику денежные средства в сумме 9000 руб. на приобретение запчастей для текущего ремонта оборудования, числящегося на балансе организации. Согласно приказу руководителя деньги выданы сроком на 2 дня. Сотрудник приобрел требующиеся запчасти у индивидуального предпринимателя за 7560 руб., в том числе НДС 1200 руб., налог с продаж 360 руб., и представил авансовый отчет. Остаток подотчетной суммы в размере 1440 руб. по заявлению сотрудника был удержан из его заработной платы, выдача которой произведена через две недели. Согласно учетной политике бухгалтерский учет в организации ведется с применением Плана счетов, утвержденного Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.
(Консультация эксперта, 2001)Организация выдает сотруднику денежные средства в сумме 9000 руб. на приобретение запчастей для текущего ремонта оборудования, числящегося на балансе организации. Согласно приказу руководителя деньги выданы сроком на 2 дня. Сотрудник приобрел требующиеся запчасти у индивидуального предпринимателя за 7560 руб., в том числе НДС 1200 руб., налог с продаж 360 руб., и представил авансовый отчет. Остаток подотчетной суммы в размере 1440 руб. по заявлению сотрудника был удержан из его заработной платы, выдача которой произведена через две недели. Согласно учетной политике бухгалтерский учет в организации ведется с применением Плана счетов, утвержденного Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.
Статья: Некассовые операции
(Семина Л.)
("Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2016, N 8)Пример 1. Работнику автономного учреждения были выданы наличные денежные средства под отчет на заправку картриджа в сумме 1000 руб. Согласно акту оказанных услуг, приложенному к авансовому отчету, фактическая стоимость услуг по заправке составила 750 руб. Сумма неизрасходованного аванса (250 руб.) по заявлению работника была удержана из его зарплаты. В месяце удержания ему была начислена зарплата в сумме 15 000 руб. Операции произведены за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.
(Семина Л.)
("Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2016, N 8)Пример 1. Работнику автономного учреждения были выданы наличные денежные средства под отчет на заправку картриджа в сумме 1000 руб. Согласно акту оказанных услуг, приложенному к авансовому отчету, фактическая стоимость услуг по заправке составила 750 руб. Сумма неизрасходованного аванса (250 руб.) по заявлению работника была удержана из его зарплаты. В месяце удержания ему была начислена зарплата в сумме 15 000 руб. Операции произведены за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.
Статья: Выдача денежных средств работнику под отчет: развенчиваем мифы
(Масленникова Л., Елисеева Е.)
("Российский налоговый курьер", 2014, N 18)На самом деле на дату, когда работник должен был отчитаться, можно говорить только о его задолженности перед работодателем. А не о возникновении у него дохода и объекта обложения НДФЛ (ст. 223 НК РФ). Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, ему целесообразно напомнить о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из его заработной платы.
(Масленникова Л., Елисеева Е.)
("Российский налоговый курьер", 2014, N 18)На самом деле на дату, когда работник должен был отчитаться, можно говорить только о его задолженности перед работодателем. А не о возникновении у него дохода и объекта обложения НДФЛ (ст. 223 НК РФ). Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, ему целесообразно напомнить о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из его заработной платы.
Корреспонденция счетов: ...Организация выдает сотруднику денежные средства в сумме 5000 руб. для оплаты услуг по ремонту служебного автомобиля в автомастерской. Сотрудник оплатил услуги по ремонту, стоимость которых составила 3744 руб. и представил авансовый отчет. Остаток подотчетной суммы в размере 1256 руб. по заявлению сотрудника был удержан из его заработной платы.
(Консультация эксперта, 2000)Организация выдает сотруднику денежные средства в сумме 5000 руб. для оплаты услуг по ремонту служебного автомобиля в автомастерской. Сотрудник оплатил услуги по ремонту, стоимость которых составила 3744 руб. (в том числе НДС - 600 руб., налог с продаж по ставке 4% - 144 руб.), и представил авансовый отчет. Остаток подотчетной суммы в размере 1256 руб. по заявлению сотрудника был удержан из его заработной платы, выдача которой производилась 10 числа следующего месяца.
(Консультация эксперта, 2000)Организация выдает сотруднику денежные средства в сумме 5000 руб. для оплаты услуг по ремонту служебного автомобиля в автомастерской. Сотрудник оплатил услуги по ремонту, стоимость которых составила 3744 руб. (в том числе НДС - 600 руб., налог с продаж по ставке 4% - 144 руб.), и представил авансовый отчет. Остаток подотчетной суммы в размере 1256 руб. по заявлению сотрудника был удержан из его заработной платы, выдача которой производилась 10 числа следующего месяца.
Статья: Как действовать, если сотрудник вовремя не отчитался по подотчетным суммам
(Масленникова Л.А.)
("Упрощенка", 2015, N 7)Если же заявления нет, вы как работодатель вправе удержать долг из зарплаты принудительно. Правда, здесь уже будут ограничения. Во-первых, решение удержать деньги вы можете принять только не позднее чем через месяц после того, как закончился срок для отчета или возврата аванса (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Во-вторых, удерживать из зарплаты работника разрешается не более 20% при каждой выплате (ст. 138 ТК РФ). Отметим, что 20-процентное ограничение нужно считать от суммы за минусом НДФЛ (Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).
(Масленникова Л.А.)
("Упрощенка", 2015, N 7)Если же заявления нет, вы как работодатель вправе удержать долг из зарплаты принудительно. Правда, здесь уже будут ограничения. Во-первых, решение удержать деньги вы можете принять только не позднее чем через месяц после того, как закончился срок для отчета или возврата аванса (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Во-вторых, удерживать из зарплаты работника разрешается не более 20% при каждой выплате (ст. 138 ТК РФ). Отметим, что 20-процентное ограничение нужно считать от суммы за минусом НДФЛ (Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).
Статья: Соискатель приехал на собеседование из другого города
(Дунаева О.В.)
("Зарплата", 2014, N 10)Заявление составляется также в произвольной форме. Однако рекомендуем посоветовать его автору указать свой ИНН, СНИЛС, паспортные данные, место регистрации. Также хорошо бы сделать копии этих документов. Информация может понадобиться бухгалтеру для целей расчета и удержания НДФЛ. Заставлять соискателя написать авансовый отчет нельзя. Пока он не стал работником компании, он не является ее подотчетным лицом.
(Дунаева О.В.)
("Зарплата", 2014, N 10)Заявление составляется также в произвольной форме. Однако рекомендуем посоветовать его автору указать свой ИНН, СНИЛС, паспортные данные, место регистрации. Также хорошо бы сделать копии этих документов. Информация может понадобиться бухгалтеру для целей расчета и удержания НДФЛ. Заставлять соискателя написать авансовый отчет нельзя. Пока он не стал работником компании, он не является ее подотчетным лицом.