Возмещение расходов по командировке без документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Возмещение расходов по командировке без документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Перспективы и риски спора в суде общей юрисдикции: Споры, возникающие в период действия трудового договора: Работник взыскивает командировочные расходы
(КонсультантПлюс, 2025)отсутствие документов, подтверждающих возмещение командировочных расходов (полностью или частично)
(КонсультантПлюс, 2025)отсутствие документов, подтверждающих возмещение командировочных расходов (полностью или частично)
Подборка судебных решений за 2025 год: Статья 210 "Налоговая база" главы 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Как указал суд, признавая позицию налогового органа правомерной, в отношении расходов, связанных с направлением работников в командировку, в частности, указано, что оплата гостиницы и проездных билетов по безналичному расчету (банковской картой) не подтверждает, что оплата данных расходов произведена работниками, направленными в командировку. Неправомерно возмещены расходы на оплату сотовой связи (отсутствуют документы, подтверждающие служебный характер переговоров). Неправомерно возмещены расходы по оплате аренды автомобиля, приобретению бензина для арендованного автомобиля и оплате услуг по парковке.
(АО "Центр экономических экспертиз "Налоги и финансовое право")Как указал суд, признавая позицию налогового органа правомерной, в отношении расходов, связанных с направлением работников в командировку, в частности, указано, что оплата гостиницы и проездных билетов по безналичному расчету (банковской картой) не подтверждает, что оплата данных расходов произведена работниками, направленными в командировку. Неправомерно возмещены расходы на оплату сотовой связи (отсутствуют документы, подтверждающие служебный характер переговоров). Неправомерно возмещены расходы по оплате аренды автомобиля, приобретению бензина для арендованного автомобиля и оплате услуг по парковке.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: После командировки работник провел выходные у родственников, проживающих недалеко от места командировки. Обратный билет к месту постоянной работы приобретен от населенного пункта, где проживают родственники. Как учесть расходы на компенсацию стоимости билета в целях НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль?
(Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2025)Обоснование: При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ч. 1 ст. 167 Трудового кодекса РФ).
(Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2025)Обоснование: При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ч. 1 ст. 167 Трудового кодекса РФ).
Тематический выпуск: Договоры с иностранными организациями: налогообложение
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2025, N 6)Как указал суд, признавая позицию налогового органа правомерной, в отношении расходов, связанных с направлением работников в командировку, в частности, указано, что оплата гостиницы и проездных билетов по безналичному расчету (банковской картой) не подтверждает, что оплата данных расходов произведена работниками, направленными в командировку. Неправомерно возмещены расходы на оплату сотовой связи (отсутствуют документы, подтверждающие служебный характер переговоров). Неправомерно возмещены расходы по оплате аренды автомобиля, приобретению бензина для арендованного автомобиля и оплате услуг на парковке.
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2025, N 6)Как указал суд, признавая позицию налогового органа правомерной, в отношении расходов, связанных с направлением работников в командировку, в частности, указано, что оплата гостиницы и проездных билетов по безналичному расчету (банковской картой) не подтверждает, что оплата данных расходов произведена работниками, направленными в командировку. Неправомерно возмещены расходы на оплату сотовой связи (отсутствуют документы, подтверждающие служебный характер переговоров). Неправомерно возмещены расходы по оплате аренды автомобиля, приобретению бензина для арендованного автомобиля и оплате услуг на парковке.
Нормативные акты
Справочная информация: "Нормы возмещения командировочных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)<3> С 22.03.2016 при использовании воздушного транспорта проездные документы (билеты) оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств - членов ЕАЭС, за исключением случаев, если эти авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту служебной командировки сотрудника либо если оформление (приобретение) проездных документов (билетов) на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту служебной командировки сотрудника и (или) обратно.
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)<3> С 22.03.2016 при использовании воздушного транспорта проездные документы (билеты) оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств - членов ЕАЭС, за исключением случаев, если эти авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту служебной командировки сотрудника либо если оформление (приобретение) проездных документов (билетов) на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту служебной командировки сотрудника и (или) обратно.
Указ Президента РФ от 18.07.2005 N 813
(ред. от 17.10.2022)
"О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих"19. В случае если в населенном пункте отсутствует гостиница, гражданскому служащему предоставляется иное отдельное жилое помещение либо аналогичное жилое помещение в ближайшем населенном пункте с гарантированным транспортным обеспечением от места проживания до места командирования и обратно.
(ред. от 17.10.2022)
"О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих"19. В случае если в населенном пункте отсутствует гостиница, гражданскому служащему предоставляется иное отдельное жилое помещение либо аналогичное жилое помещение в ближайшем населенном пункте с гарантированным транспортным обеспечением от места проживания до места командирования и обратно.
"Упрощенка: доходы минус расходы"
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2023)Но, как подчеркивается во всех Письмах Минфина России (см. Письма Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30805, от 27.05.2013 N 03-03-06/1/18953, от 21.05.2013 N 03-03-06/1/18005) и в Постановлении Президиума ВАС РФ, выплаты при однодневных командировках суточными не являются. Поэтому они могут быть учтены в расходах не как суточные, а как суммы возмещения иных расходов работника, но только при наличии документального подтверждения этих иных расходов <*>. При отсутствии документов, подтверждающих расходы работника, выплаченные суммы учесть в составе расходов не получится.
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2023)Но, как подчеркивается во всех Письмах Минфина России (см. Письма Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30805, от 27.05.2013 N 03-03-06/1/18953, от 21.05.2013 N 03-03-06/1/18005) и в Постановлении Президиума ВАС РФ, выплаты при однодневных командировках суточными не являются. Поэтому они могут быть учтены в расходах не как суточные, а как суммы возмещения иных расходов работника, но только при наличии документального подтверждения этих иных расходов <*>. При отсутствии документов, подтверждающих расходы работника, выплаченные суммы учесть в составе расходов не получится.
Вопрос: Работник находился в служебной командировке с 1 марта по 21 марта 2023 г. При оформлении проживания в гостинице ему выдали квитанцию. Будет ли эта квитанция в целях налога на прибыль признаваться документом, подтверждающим фактический срок пребывания работника в командировке, в случае отсутствия проездных документов?
(Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2023)Ответ: Квитанция в целях налога на прибыль может признаваться документом, подтверждающим заключение договора о проживании и фактический срок пребывания работника в командировке, в случае отсутствия проездных документов.
(Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2023)Ответ: Квитанция в целях налога на прибыль может признаваться документом, подтверждающим заключение договора о проживании и фактический срок пребывания работника в командировке, в случае отсутствия проездных документов.
Статья: Трансформация трудового права в эпоху глобальных политико-экономических вызовов современности
(Головина С.Ю.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2023, N 3)Еще одним примером территориальной дифференциации являются правила о повышенных размерах компенсаций и особых способах подтверждения расходов, установленные Постановлением Правительства РФ от 28 октября 2022 г. N 1915 "Об отдельных вопросах, связанных с командированием на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области" <14>. Данным нормативным актом урегулировано командирование отдельных категорий работников в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области для обеспечения жизнедеятельности населения и восстановления инфраструктуры, включая восстановление вооружения, военной и специальной техники, при этом установлены значительные отличия от обычных компенсаций при командировках. Так, средняя заработная плата сохраняется за работником в двойном размере, суточные составляют 8 480 руб., а расходы по найму жилого помещения возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 7 210 рублей в сутки (в случае найма жилья у физлиц подтверждающими документами могут выступать расписка или договор оказания услуг, при их отсутствии - служебная записка).
(Головина С.Ю.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2023, N 3)Еще одним примером территориальной дифференциации являются правила о повышенных размерах компенсаций и особых способах подтверждения расходов, установленные Постановлением Правительства РФ от 28 октября 2022 г. N 1915 "Об отдельных вопросах, связанных с командированием на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области" <14>. Данным нормативным актом урегулировано командирование отдельных категорий работников в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области для обеспечения жизнедеятельности населения и восстановления инфраструктуры, включая восстановление вооружения, военной и специальной техники, при этом установлены значительные отличия от обычных компенсаций при командировках. Так, средняя заработная плата сохраняется за работником в двойном размере, суточные составляют 8 480 руб., а расходы по найму жилого помещения возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 7 210 рублей в сутки (в случае найма жилья у физлиц подтверждающими документами могут выступать расписка или договор оказания услуг, при их отсутствии - служебная записка).
Вопрос: В каком порядке работнику возмещаются расходы на проживание во время командировки?
(Консультация эксперта, Минэкономразвития России, 2025)В случае если у работника отсутствуют подтверждающие документы, вопрос возмещения расходов решается в соответствии с действующими в организации правилами. Если такими правилами предусмотрено возмещение документально не подтвержденных расходов, то при возмещении необходимо оформлять приказ руководителя организации с указанием основания и соответствующей суммы.
(Консультация эксперта, Минэкономразвития России, 2025)В случае если у работника отсутствуют подтверждающие документы, вопрос возмещения расходов решается в соответствии с действующими в организации правилами. Если такими правилами предусмотрено возмещение документально не подтвержденных расходов, то при возмещении необходимо оформлять приказ руководителя организации с указанием основания и соответствующей суммы.
Тематический выпуск: Трудовые отношения: вопросы и ответы
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 5)Вместе с тем есть судебное Постановление, в котором суд признал неправомерным исключение из состава расходов по налогу на прибыль командировочных расходов по причине отсутствия авансового отчета. Суд, в частности, отметил, что, поскольку никакие дополнительные расходы по командировке работнику не возмещались, а были начислены только суточные, которые начисляются по фиксированной ставке и никакими оправдательными документами не оформляются, оснований составлять авансовый отчет по данным командировкам у организации не имелось. Поэтому вывод налогового органа о том, что отсутствие авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировкой суммах свидетельствует об отсутствии документального подтверждения затрат и препятствует их включению в состав прочих расходов, расценен судом как несостоятельный (Постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 03.04.2014 N А78-4284/2013).
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 5)Вместе с тем есть судебное Постановление, в котором суд признал неправомерным исключение из состава расходов по налогу на прибыль командировочных расходов по причине отсутствия авансового отчета. Суд, в частности, отметил, что, поскольку никакие дополнительные расходы по командировке работнику не возмещались, а были начислены только суточные, которые начисляются по фиксированной ставке и никакими оправдательными документами не оформляются, оснований составлять авансовый отчет по данным командировкам у организации не имелось. Поэтому вывод налогового органа о том, что отсутствие авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировкой суммах свидетельствует об отсутствии документального подтверждения затрат и препятствует их включению в состав прочих расходов, расценен судом как несостоятельный (Постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 03.04.2014 N А78-4284/2013).
"Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации"
(постатейный)
(6-е издание)
(под ред. О.А. Шевченко)
("Проспект", 2022)- при оплате найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки (при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки);
(постатейный)
(6-е издание)
(под ред. О.А. Шевченко)
("Проспект", 2022)- при оплате найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки (при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки);
Готовое решение: Как учесть расходы на аренду квартиры для проживания сотрудников в командировке
(КонсультантПлюс, 2025)Затраты на аренду квартиры в командировке подтвердите документами, приложенными к авансовому отчету сотрудника, и платежными документами от лица организации (если она оплачивала расходы). Без подтверждающих документов (например, когда вы при утере сотрудником документов возмещаете ему расходы на проживание в размере, предусмотренном коллективным договором) расходы учесть нельзя.
(КонсультантПлюс, 2025)Затраты на аренду квартиры в командировке подтвердите документами, приложенными к авансовому отчету сотрудника, и платежными документами от лица организации (если она оплачивала расходы). Без подтверждающих документов (например, когда вы при утере сотрудником документов возмещаете ему расходы на проживание в размере, предусмотренном коллективным договором) расходы учесть нельзя.
Тематический выпуск: Налог на прибыль: актуальные вопросы из практики налогового консультирования
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 7)Есть ли законодательные основания, возможности не включать суточные в АО, а оформлять их каким-то сводным отчетом (внутренним первичным документом) без подписей командировочных работников?
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2024, N 7)Есть ли законодательные основания, возможности не включать суточные в АО, а оформлять их каким-то сводным отчетом (внутренним первичным документом) без подписей командировочных работников?
Статья: О некоторых вопросах применения военными судами законодательства о денежном довольствии военнослужащих (по материалам судебной практики)
(Миронов В.С., Харитонов С.С.)
("Право в Вооруженных Силах", 2022, N 8)Проживание вне гостиниц оформляется приказом должностного лица, направляющего в командировку.
(Миронов В.С., Харитонов С.С.)
("Право в Вооруженных Силах", 2022, N 8)Проживание вне гостиниц оформляется приказом должностного лица, направляющего в командировку.
Тематический выпуск: Налог на прибыль: актуальные вопросы из практики налогового консультирования
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2023, N 7)Вместе с тем в одном из судебных актов было признано неправомерным исключение из состава расходов по налогу на прибыль командировочных расходов по причине отсутствия авансового отчета. Суд, в частности, отметил, что, поскольку никакие дополнительные расходы по командировке работнику не возмещались, а были начислены только суточные, которые начисляются по фиксированной ставке и никакими оправдательными документами не оформляются, оснований составлять авансовый отчет по данным командировкам у организации не имелось. Поэтому вывод налогового органа о том, что отсутствие авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировкой суммах свидетельствует об отсутствии документального подтверждения затрат и препятствует их включению в состав прочих расходов, расценен судом как несостоятельный (Постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 03.04.2014 N А78-4284/2013).
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2023, N 7)Вместе с тем в одном из судебных актов было признано неправомерным исключение из состава расходов по налогу на прибыль командировочных расходов по причине отсутствия авансового отчета. Суд, в частности, отметил, что, поскольку никакие дополнительные расходы по командировке работнику не возмещались, а были начислены только суточные, которые начисляются по фиксированной ставке и никакими оправдательными документами не оформляются, оснований составлять авансовый отчет по данным командировкам у организации не имелось. Поэтому вывод налогового органа о том, что отсутствие авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировкой суммах свидетельствует об отсутствии документального подтверждения затрат и препятствует их включению в состав прочих расходов, расценен судом как несостоятельный (Постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 03.04.2014 N А78-4284/2013).