Учет личного имущества сотрудников в учреждении
Подборка наиболее важных документов по запросу Учет личного имущества сотрудников в учреждении (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Перспективы и риски арбитражного спора: Страховые взносы (пенсионные взносы, взносы на ОМС и страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством): Контролирующий орган доначислил взносы на компенсацию расходов от использования личного имущества работника
(КонсультантПлюс, 2025)Плательщик возмещал работнику затраты в связи с использованием его личного имущества в интересах организации (например, мобильный телефон, автомобиль). Страховые взносы при этом не исчислил.
(КонсультантПлюс, 2025)Плательщик возмещал работнику затраты в связи с использованием его личного имущества в интересах организации (например, мобильный телефон, автомобиль). Страховые взносы при этом не исчислил.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: В каком порядке осуществляется возврат спецодежды и других средств индивидуальной защиты (СИЗ) при увольнении работника
(КонсультантПлюс, 2025)Чтобы зафиксировать возврат работником СИЗ индивидуального учета, заполните соответствующий раздел в личной карточке учета выдачи СИЗ. Ее рекомендуемый образец приведен в Приложении N 2 к Правилам обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами.
(КонсультантПлюс, 2025)Чтобы зафиксировать возврат работником СИЗ индивидуального учета, заполните соответствующий раздел в личной карточке учета выдачи СИЗ. Ее рекомендуемый образец приведен в Приложении N 2 к Правилам обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами.
Нормативные акты
Приказ Минфина России от 23.12.2010 N 183н
(ред. от 05.05.2023)
"Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению"
(Зарегистрировано в Минюсте России 04.02.2011 N 19713)Передача объектов основных средств стоимостью свыше 10 000 рублей, за исключением объектов недвижимого имущества, работникам (сотрудникам) учреждения в личное пользование для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010100000 "Основные средства" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 010100000 "Основные средства" с одновременным отражением на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".
(ред. от 05.05.2023)
"Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению"
(Зарегистрировано в Минюсте России 04.02.2011 N 19713)Передача объектов основных средств стоимостью свыше 10 000 рублей, за исключением объектов недвижимого имущества, работникам (сотрудникам) учреждения в личное пользование для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010100000 "Основные средства" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 010100000 "Основные средства" с одновременным отражением на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)".
Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н
(ред. от 27.04.2023)
"Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению"
(Зарегистрировано в Минюсте России 30.12.2010 N 19452)385. Счет предназначен для учета форменного обмундирования, специальной одежды, материальных ценностей, относящихся к объектам основных средств, и иного имущества, выданного учреждением в постоянное личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в том числе за пределами территории учреждения, вне продолжительности действующего режима рабочего времени, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением.
(ред. от 27.04.2023)
"Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению"
(Зарегистрировано в Минюсте России 30.12.2010 N 19452)385. Счет предназначен для учета форменного обмундирования, специальной одежды, материальных ценностей, относящихся к объектам основных средств, и иного имущества, выданного учреждением в постоянное личное пользование работникам для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в том числе за пределами территории учреждения, вне продолжительности действующего режима рабочего времени, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением.
Вопрос: О страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний при оплате (компенсации) ремонта системы ГРМ работникам, использующим личный автомобиль в рабочих целях.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93619л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др.).
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93619л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др.).
Вопрос: По какой ставке НДФЛ облагается сумма возмещения, превышающая 35 руб. в день, выплачиваемая организацией по условиям трудовых договоров дистанционным работникам, работающим за пределами РФ и ставшим нерезидентами, за использование личных компьютеров (без подтверждения фактических расходов работников)?
(Консультация эксперта, 2024)Обоснование: Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства (далее - личное имущество работника). При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за их использование, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ч. 2 ст. 312.6 Трудового кодекса РФ).
(Консультация эксперта, 2024)Обоснование: Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства (далее - личное имущество работника). При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за их использование, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ч. 2 ст. 312.6 Трудового кодекса РФ).
Вопрос: Учитывается ли при исчислении налога на прибыль компенсация затрат на ГСМ полностью (без нормирования) как расходы на проезд к месту командировки и обратно на личном автомобиле, используемом в служебных целях?
(Консультация эксперта, 2025)Не исключено, что признание расходов на ГСМ в полном объеме как командировочных расходов при наличии соглашения о компенсации работодателем работнику расходов за использование личного автомобиля в служебных целях вызовет споры с налоговыми органами. Ведь при использовании работником с согласия и в интересах работодателя личного имущества работнику выплачивается компенсация (ст. 188 ТК РФ). В целях исчисления налога на прибыль расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок могут быть учтены в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ N 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
(Консультация эксперта, 2025)Не исключено, что признание расходов на ГСМ в полном объеме как командировочных расходов при наличии соглашения о компенсации работодателем работнику расходов за использование личного автомобиля в служебных целях вызовет споры с налоговыми органами. Ведь при использовании работником с согласия и в интересах работодателя личного имущества работнику выплачивается компенсация (ст. 188 ТК РФ). В целях исчисления налога на прибыль расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок могут быть учтены в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ N 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Вопрос: О страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний при оплате (компенсации) услуг автосервиса по диагностике работникам, использующим личный автомобиль в рабочих целях.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93616л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др.).
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93616л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др.).
Вопрос: Можно ли установить компенсацию дистанционным работникам за использование личного оборудования пропорционально отработанному времени (например, размер компенсации при работе на полной ставке и на 0,1 ставки соответственно будет разным)?
(Консультация эксперта, 2024)Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 312.6 ТК РФ).
(Консультация эксперта, 2024)Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 312.6 ТК РФ).
Статья: Учет имущества, выданного работнику в личное пользование
(Селихова Л.)
("Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 5)В статье расскажем об особенностях учета имущества, выданного в личное пользование работникам автономных учреждений, а также рассмотрим на примерах порядок отражения в учете и документального оформления таких хозяйственных операций.
(Селихова Л.)
("Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 5)В статье расскажем об особенностях учета имущества, выданного в личное пользование работникам автономных учреждений, а также рассмотрим на примерах порядок отражения в учете и документального оформления таких хозяйственных операций.
Вопрос: Можно ли в целях налога на прибыль учесть расходы на дорогостоящий ремонт личного компьютера, используемого дистанционным работником в служебных целях, если работник представил документы по ремонту, но документы о покупке компьютера у него не сохранились?
(Консультация эксперта, Минфин России, 2024)Обоснование: В соответствии со ст. 312.6 Трудового кодекса РФ дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
(Консультация эксперта, Минфин России, 2024)Обоснование: В соответствии со ст. 312.6 Трудового кодекса РФ дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Вопрос: О страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний при оплате (компенсации) услуг ТО работникам, использующим личный автомобиль в рабочих целях.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93615л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др).
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93615л)Кроме того, размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество (свидетельства о регистрации транспортного средства (СТС) и паспорта транспортного средства (ПТС)), так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (путевые листы, журнал учета служебных поездок, чеки на приобретение ГСМ и др).
Вопрос: Отражать ли в разд. 2 формы ЕФС-1 возмещение расходов на использование личного ноутбука в служебных целях, выплачиваемое штатному дистанционному работнику - бухгалтеру согласно трудовому договору без представления подтверждающих документов, в размере 35 руб. в день?
(Консультация эксперта, 2024)Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ).
(Консультация эксперта, 2024)Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ).
Готовое решение: Как провести увольнение работников при смене собственника имущества организации
(КонсультантПлюс, 2025)Порядок ведения и хранения трудовых книжек не предусматривает ведение личных карточек, но вы можете продолжать их вести для кадрового учета.
(КонсультантПлюс, 2025)Порядок ведения и хранения трудовых книжек не предусматривает ведение личных карточек, но вы можете продолжать их вести для кадрового учета.