Сроки хранения документов с персональными данными
Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки хранения документов с персональными данными (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска по любому основанию
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2025)Учтите, что некоторые персональные данные работников не нуждаются в обезличивании, так как они должны храниться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных. Срок их хранения установлен федеральным законом (ч. 7 ст. 5 Закона о персональных данных). Например, документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., по общему правилу в силу закона хранятся 50 лет (ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле).
(КонсультантПлюс, 2025)Учтите, что некоторые персональные данные работников не нуждаются в обезличивании, так как они должны храниться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных. Срок их хранения установлен федеральным законом (ч. 7 ст. 5 Закона о персональных данных). Например, документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., по общему правилу в силу закона хранятся 50 лет (ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле).
Нормативные акты
Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных:
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных:
Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ
(ред. от 07.06.2025)
"Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта"15) осуществлять уничтожение электронных перевозочных документов и сведений, содержащихся в них, по истечении пяти лет с даты размещения в государственной информационной системе электронных перевозочных документов, за исключением случая, если больший срок хранения не установлен соглашением об электронном документообороте перевозочных документов;
(ред. от 07.06.2025)
"Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта"15) осуществлять уничтожение электронных перевозочных документов и сведений, содержащихся в них, по истечении пяти лет с даты размещения в государственной информационной системе электронных перевозочных документов, за исключением случая, если больший срок хранения не установлен соглашением об электронном документообороте перевозочных документов;
Статья: Правила уничтожения персональных данных
(Дячук М.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 4)1. Выявляет случаи, требующие уничтожения персданных.
(Дячук М.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 4)1. Выявляет случаи, требующие уничтожения персданных.
"Локальные акты работодателя: актуализация в связи с законодательными изменениями"
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)Я, __________________________________________________________, проживающ__ по адресу: _______________________________________________________, паспорт _____ _________, выданный __________________________________________________________ "___"_________ ______ г., даю согласие ________________________________________ (наименование организации), расположенному по адресу: __________________________________________________________ (далее - Общество), на обработку моих персональных данных в связи с рассмотрением вопроса о моем приеме на работу в Общество, а также на хранение документов, содержащих мои персональные данные, в течение сроков хранения, установленных для соответствующих документов.
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)Я, __________________________________________________________, проживающ__ по адресу: _______________________________________________________, паспорт _____ _________, выданный __________________________________________________________ "___"_________ ______ г., даю согласие ________________________________________ (наименование организации), расположенному по адресу: __________________________________________________________ (далее - Общество), на обработку моих персональных данных в связи с рассмотрением вопроса о моем приеме на работу в Общество, а также на хранение документов, содержащих мои персональные данные, в течение сроков хранения, установленных для соответствующих документов.
"Научно-практический постатейный комментарий к Федеральному закону "О персональных данных"
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)В качестве примера предусмотренных законодательством РФ оснований для обработки оператором персональных данных без согласия субъекта во исполнение соответствующих требований можно привести положения п. 4 ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" <1>, согласно которому документы, содержащие сведения, указанные в настоящей статье, и сведения, необходимые для идентификации личности, подлежат хранению не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом. К подобного рода сведениям Закон относит: Ф.И.О., гражданство, дату рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, ИНН (при его наличии). Также требованиями ч. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ установлены сроки хранения и обеспечения сохранности документов бухгалтерского и налогового учета, допускающих наличие в них персональных данных, составляющие 5 лет.
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)В качестве примера предусмотренных законодательством РФ оснований для обработки оператором персональных данных без согласия субъекта во исполнение соответствующих требований можно привести положения п. 4 ст. 7 Федерального закона от 7 августа 2001 г. N 115-ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" <1>, согласно которому документы, содержащие сведения, указанные в настоящей статье, и сведения, необходимые для идентификации личности, подлежат хранению не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом. К подобного рода сведениям Закон относит: Ф.И.О., гражданство, дату рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, ИНН (при его наличии). Также требованиями ч. 1 и 2 ст. 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ установлены сроки хранения и обеспечения сохранности документов бухгалтерского и налогового учета, допускающих наличие в них персональных данных, составляющие 5 лет.
Вопрос: Каков срок хранения согласия на обработку персональных данных клиента в гостинице?
(Консультация эксперта, 2025)Ответ: Три года после окончания срока действия согласия на обработку персональных данных.
(Консультация эксперта, 2025)Ответ: Три года после окончания срока действия согласия на обработку персональных данных.
Последние изменения: Защита персональных данных
(КонсультантПлюс, 2025)уточнено содержание локальных актов по вопросам обработки таких данных. Они должны определять в том числе для каждой цели обработки категории и перечень обрабатываемых персональных данных, способы, сроки их обработки и хранения. Документы, определяющие политику в отношении обработки персональных данных, локальные акты по вопросам их обработки и локальные акты, устанавливающие процедуры по предотвращению и выявлению нарушений законодательства РФ, устранению последствий таких нарушений, не могут содержать положения, которые ограничивают права субъектов этих данных, а также возлагают на операторов не предусмотренные законом полномочия и обязанности (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных);
(КонсультантПлюс, 2025)уточнено содержание локальных актов по вопросам обработки таких данных. Они должны определять в том числе для каждой цели обработки категории и перечень обрабатываемых персональных данных, способы, сроки их обработки и хранения. Документы, определяющие политику в отношении обработки персональных данных, локальные акты по вопросам их обработки и локальные акты, устанавливающие процедуры по предотвращению и выявлению нарушений законодательства РФ, устранению последствий таких нарушений, не могут содержать положения, которые ограничивают права субъектов этих данных, а также возлагают на операторов не предусмотренные законом полномочия и обязанности (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных);
Готовое решение: Как оформить приказ о предоставлении ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2025)Для уничтожения приказов о предоставлении ежегодного отпуска с истекшим сроком хранения применяйте в целом общий порядок уничтожения документов организации с истекшим сроком хранения. При этом обязательно соблюдайте требования к уничтожению персональных данных, которые содержатся в приказах о предоставлении отпуска. В частности, проведите экспертизу ценности таких документов. А способ уничтожения, который вы обязаны закрепить в своем локальном нормативном акте, должен исключать возможность восстановить содержание документов (ч. 6 ст. 6, ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 87 ТК РФ, п. 8 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных).
(КонсультантПлюс, 2025)Для уничтожения приказов о предоставлении ежегодного отпуска с истекшим сроком хранения применяйте в целом общий порядок уничтожения документов организации с истекшим сроком хранения. При этом обязательно соблюдайте требования к уничтожению персональных данных, которые содержатся в приказах о предоставлении отпуска. В частности, проведите экспертизу ценности таких документов. А способ уничтожения, который вы обязаны закрепить в своем локальном нормативном акте, должен исключать возможность восстановить содержание документов (ч. 6 ст. 6, ч. 3 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. 87 ТК РФ, п. 8 ст. 3, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона о персональных данных).
Готовое решение: Как составить договор об оказании услуг физическому лицу
(КонсультантПлюс, 2025)Настоящим я, Леонтьева Елена Сергеевна, проживающая по адресу: г. Энск, пр. Мира, д. 123, кв. 170, паспорт 9213 230774, выдан 15 апреля 2013 г. отделом УФМС России по г. Энску, даю согласие на обработку моих персональных данных, а именно: на действия, совершаемые с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение моих персональных данных, обществу с ограниченной ответственностью "Альфа" (ОГРН: 1119890096172, ИНН: 9859126257), расположенному по адресу: г. Энск, пр. Сююмбике, д. 17А, оф. 722. Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" вправе поручить обработку моих персональных данных акционерному обществу "Бета" (ОГРН: 1109890077156, ИНН: 9859098374), расположенному по адресу: г. Энск, ул. Баумана, д. 8. Цель обработки персональных данных: проведение маркетинговых исследований и участие Заказчика в программе лояльности. Перечень моих персональных данных, на обработку которых даю согласие: фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес места жительства. Согласие даю на срок действия настоящего договора, а после прекращения договора - в течение установленного срока хранения документов. Дата: 1 августа 2025 г. _________(подпись)_______________________ (расшифровка подписи от руки).
(КонсультантПлюс, 2025)Настоящим я, Леонтьева Елена Сергеевна, проживающая по адресу: г. Энск, пр. Мира, д. 123, кв. 170, паспорт 9213 230774, выдан 15 апреля 2013 г. отделом УФМС России по г. Энску, даю согласие на обработку моих персональных данных, а именно: на действия, совершаемые с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение моих персональных данных, обществу с ограниченной ответственностью "Альфа" (ОГРН: 1119890096172, ИНН: 9859126257), расположенному по адресу: г. Энск, пр. Сююмбике, д. 17А, оф. 722. Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" вправе поручить обработку моих персональных данных акционерному обществу "Бета" (ОГРН: 1109890077156, ИНН: 9859098374), расположенному по адресу: г. Энск, ул. Баумана, д. 8. Цель обработки персональных данных: проведение маркетинговых исследований и участие Заказчика в программе лояльности. Перечень моих персональных данных, на обработку которых даю согласие: фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес места жительства. Согласие даю на срок действия настоящего договора, а после прекращения договора - в течение установленного срока хранения документов. Дата: 1 августа 2025 г. _________(подпись)_______________________ (расшифровка подписи от руки).
Статья: Проблемы защиты персональных данных работников на современном этапе
(Бережнов А.А.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2024, N 3)Следует подчеркнуть, что на практике имеются и иные проблемы защиты персональных данных, в том числе связанные с пробелами действующего законодательства. Например, по мнению Н.М. Саликовой и Ю.А. Кучиной, одна из проблем, с которой столкнулись работодатели по вопросу обработки персональных данных, - хранение копий документов, которые содержат персональные данные работника, в том числе хранение их после достижения целей обработки <5>. Известно, что сроки хранения отдельных кадровых документов установлены Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236. Однако в Перечне документов, утвержденных данным Приказом, предусмотрены не все документы, содержащие персональные данные работников, которые могут вести работодатели. В отношении остальных документов сроки хранения должны быть определены в локальном нормативном акте работодателя (ст. 87 ТК РФ). В этой связи имеется возможность для злоупотребления со стороны работодателя и хранения им отдельных персональных данных работников в течение длительного периода времени в отсутствие реальной необходимости.
(Бережнов А.А.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2024, N 3)Следует подчеркнуть, что на практике имеются и иные проблемы защиты персональных данных, в том числе связанные с пробелами действующего законодательства. Например, по мнению Н.М. Саликовой и Ю.А. Кучиной, одна из проблем, с которой столкнулись работодатели по вопросу обработки персональных данных, - хранение копий документов, которые содержат персональные данные работника, в том числе хранение их после достижения целей обработки <5>. Известно, что сроки хранения отдельных кадровых документов установлены Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236. Однако в Перечне документов, утвержденных данным Приказом, предусмотрены не все документы, содержащие персональные данные работников, которые могут вести работодатели. В отношении остальных документов сроки хранения должны быть определены в локальном нормативном акте работодателя (ст. 87 ТК РФ). В этой связи имеется возможность для злоупотребления со стороны работодателя и хранения им отдельных персональных данных работников в течение длительного периода времени в отсутствие реальной необходимости.
Вопрос: Надо ли запрашивать отдельное согласие работника на передачу его персональных данных, указанных в договоре об оказании услуг, третьим лицам (с указанием контрагента)? Вправе ли контрагент передавать его данные своим работникам?
(Консультация эксперта, 2025)утвердить локальные акты по вопросам обработки персональных данных, определяющие для каждой цели обработки персональных данных категории и перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения персональных данных при достижении целей их обработки или при наступлении иных законных оснований. В рассматриваемом случае таким документом может быть положение о порядке обработки персональных данных контрагентов и иных лиц, не являющихся работниками данной организации, в котором должны быть описаны все действия, связанные с обработкой персональных данных физических лиц - представителей других компаний, а также указаны ответственные работники за обработку таких персональных данных.
(Консультация эксперта, 2025)утвердить локальные акты по вопросам обработки персональных данных, определяющие для каждой цели обработки персональных данных категории и перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения персональных данных при достижении целей их обработки или при наступлении иных законных оснований. В рассматриваемом случае таким документом может быть положение о порядке обработки персональных данных контрагентов и иных лиц, не являющихся работниками данной организации, в котором должны быть описаны все действия, связанные с обработкой персональных данных физических лиц - представителей других компаний, а также указаны ответственные работники за обработку таких персональных данных.
Вопрос: Возникают ли у ИП обязанности в сфере персональных данных работников при прекращении предпринимательской деятельности? Надо ли уничтожать эти данные, уведомлять Роскомнадзор о прекращении их обработки?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Утрата статуса ИП не снимает обязанности по хранению архивных документов, в том числе содержащих персональные сведения, в течение сроков их хранения. Уничтожению подлежат только документы, срок хранения которых истек.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Утрата статуса ИП не снимает обязанности по хранению архивных документов, в том числе содержащих персональные сведения, в течение сроков их хранения. Уничтожению подлежат только документы, срок хранения которых истек.