Срок хранения журнала учета счетов-фактур
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения журнала учета счетов-фактур (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Сроки хранения документов по налогам и страховым взносам
(КонсультантПлюс, 2025)Сроки хранения реестров, книг, журналов, как правило, начинают течь с 1 января года, следующего за тем, в котором было завершено их ведение (п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Однако могут быть установлены специальные правила исчисления сроков. В частности, это касается налоговых регистров, которые подтверждают правомерность применения вычетов по НДС, например: книги покупок, продаж, доплисты к ним, журнал учета счетов-фактур. В отношении таких документов срок хранения нужно считать с даты последней записи в них (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур).
(КонсультантПлюс, 2025)Сроки хранения реестров, книг, журналов, как правило, начинают течь с 1 января года, следующего за тем, в котором было завершено их ведение (п. 4.1 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). Однако могут быть установлены специальные правила исчисления сроков. В частности, это касается налоговых регистров, которые подтверждают правомерность применения вычетов по НДС, например: книги покупок, продаж, доплисты к ним, журнал учета счетов-фактур. В отношении таких документов срок хранения нужно считать с даты последней записи в них (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур).
Статья: Особенности исчисления сроков хранения налоговых документов
(Тарасова Е.А.)
("Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", 2021, N 3)Со своей стороны добавим, что срок хранения налоговых регистров, подтверждающих правомерность применения вычетов по НДС (например, книг покупок, продаж, дополнительных листов к ним, журнала учета счетов-фактур), определяется с даты последней записи в них. Это следует из п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур.
(Тарасова Е.А.)
("Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", 2021, N 3)Со своей стороны добавим, что срок хранения налоговых регистров, подтверждающих правомерность применения вычетов по НДС (например, книг покупок, продаж, дополнительных листов к ним, журнала учета счетов-фактур), определяется с даты последней записи в них. Это следует из п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур.
Нормативные акты
Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Налог на добавленную стоимость
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Налог на добавленную стоимость
<Письмо> ФНС России от 30.12.2021 N КЧ-4-18/18485@
"О направлении обзора судебной практики по спорам, связанным с оспариванием сделок"
(вместе с "Обзором судебной практики по спорам, связанным с оспариванием сделок, за период 2019 - 2021 год")У контрагента отсутствовали транспортные средства и сотрудники (водители) для оказания соответствующих услуг, в бухгалтерской отчетности должника отсутствуют сведения о данной кредиторской задолженности, у контрагента - о дебиторской соответственно, кроме того, имеется другое лицо с таким же наименованием и контролирующим лицом, но с другим ИНН, что не позволяет установить, в отношении какого общества были предоставлены сведения контрагентами; по утверждению контрагента оригиналы всех документов находились на хранении у фактического перевозчика (субподрядчика), деятельность которого прекращена и срок хранения первичной документации истек.
"О направлении обзора судебной практики по спорам, связанным с оспариванием сделок"
(вместе с "Обзором судебной практики по спорам, связанным с оспариванием сделок, за период 2019 - 2021 год")У контрагента отсутствовали транспортные средства и сотрудники (водители) для оказания соответствующих услуг, в бухгалтерской отчетности должника отсутствуют сведения о данной кредиторской задолженности, у контрагента - о дебиторской соответственно, кроме того, имеется другое лицо с таким же наименованием и контролирующим лицом, но с другим ИНН, что не позволяет установить, в отношении какого общества были предоставлены сведения контрагентами; по утверждению контрагента оригиналы всех документов находились на хранении у фактического перевозчика (субподрядчика), деятельность которого прекращена и срок хранения первичной документации истек.
Статья: Анализ изменений правил оформления счетов-фактур
(Веденина Е.Л.)
("Новое в бухгалтерском учете и отчетности", 2006, N 13)Посредники по реализации должны от своего имени хранить счета-фактуры по товарам (работам, услугам), имущественным правам, полученным от комитента либо принципала, в журнале учета полученных счетов-фактур (п. 3 Правил). Соответствующие поправки внесены и в п. 24 Правил: теперь комитенты (принципалы), реализующие не только товары, но и работы, услуги, а также имущественные права по договору комиссии (агентскому договору), предусматривающему продажу всего этого от имени комиссионера (агента), регистрируют в книге продаж выданные комиссионеру (агенту) счета-фактуры, в которых отражены показатели счетов-фактур, выставленных комиссионером (агентом) покупателю.
(Веденина Е.Л.)
("Новое в бухгалтерском учете и отчетности", 2006, N 13)Посредники по реализации должны от своего имени хранить счета-фактуры по товарам (работам, услугам), имущественным правам, полученным от комитента либо принципала, в журнале учета полученных счетов-фактур (п. 3 Правил). Соответствующие поправки внесены и в п. 24 Правил: теперь комитенты (принципалы), реализующие не только товары, но и работы, услуги, а также имущественные права по договору комиссии (агентскому договору), предусматривающему продажу всего этого от имени комиссионера (агента), регистрируют в книге продаж выданные комиссионеру (агенту) счета-фактуры, в которых отражены показатели счетов-фактур, выставленных комиссионером (агентом) покупателю.
Тематический выпуск: Документооборот в бухгалтерии
(Климова М.А.)
("Экономико-правовой бюллетень", 2013, N 10)Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (ред. от 28.05.2013) определяет сроки хранения документов, связанных с уплатой НДС. Пункт 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, предусматривает, что журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее четырех лет с даты последней записи.
(Климова М.А.)
("Экономико-правовой бюллетень", 2013, N 10)Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (ред. от 28.05.2013) определяет сроки хранения документов, связанных с уплатой НДС. Пункт 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, предусматривает, что журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее четырех лет с даты последней записи.
Статья: Новые формы и правила заполнения счетов-фактур, книги покупок и книги продаж
(Заболонкова О.)
("Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 3)Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур
(Заболонкова О.)
("Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 3)Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур
Статья: Учимся заполнять новые формы счетов-фактур
(Полухина М.)
("Налоговый учет для бухгалтера", 2012, N 4)Журнал следует хранить в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением N 1137). О сроках хранения счетов-фактур напрямую не сказано, но, учитывая сроки хранения Журнала, делаем вывод об аналогичном порядке для счетов-фактур. Счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота с указанием даты и времени поступления файла счета-фактуры, извещения покупателей о получении счета-фактуры хранятся в хронологическом порядке по мере выставления или получения.
(Полухина М.)
("Налоговый учет для бухгалтера", 2012, N 4)Журнал следует хранить в течение не менее четырех лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением N 1137). О сроках хранения счетов-фактур напрямую не сказано, но, учитывая сроки хранения Журнала, делаем вывод об аналогичном порядке для счетов-фактур. Счета-фактуры, подтверждения оператора электронного документооборота с указанием даты и времени поступления файла счета-фактуры, извещения покупателей о получении счета-фактуры хранятся в хронологическом порядке по мере выставления или получения.
Статья: Некоторые нюансы реорганизации в форме выделения
(Моисеев М.В.)
("Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2011, N 12)Счета-фактуры, на основании которых суммы налога были приняты к вычету, регистрируются в книге продаж учредителя (п. 16 Правил ведения книг покупок и книг продаж <3>). Специалисты финансового ведомства (Письмо от 20.05.2008 N 03-07-09/10) при этом поясняют, что в случае отсутствия счетов-фактур, например, в связи с истечением срока их хранения, в книге продаж можно зарегистрировать бухгалтерскую справку.
(Моисеев М.В.)
("Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2011, N 12)Счета-фактуры, на основании которых суммы налога были приняты к вычету, регистрируются в книге продаж учредителя (п. 16 Правил ведения книг покупок и книг продаж <3>). Специалисты финансового ведомства (Письмо от 20.05.2008 N 03-07-09/10) при этом поясняют, что в случае отсутствия счетов-фактур, например, в связи с истечением срока их хранения, в книге продаж можно зарегистрировать бухгалтерскую справку.
Статья: НДС и неденежный вклад в уставный капитал. Налоговый и бухгалтерский аспекты
(Харитонова К.)
("НДС. Налог на добавленную стоимость", 2008, N 8)Однако не всегда возможно следовать этому порядку, прописанному в п. 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914. Если у учредителя нет счета-фактуры, поскольку срок его хранения истек, в книге продаж, поясняет Минфин России в Письме от 20 мая 2008 г. N 03-07-09/10, можно зарегистрировать справку бухгалтера. В этом документе должна быть отражена сумма НДС, которую необходимо восстановить к уплате в бюджет. Финансисты также напомнили в указанном Письме, что рассчитывать налог нужно с использованием той ставки НДС, что действовала в периоде применения вычета. Восстановленный налог учредитель не учитывает в составе налоговых расходов и не включает в стоимость имущества. Эту сумму НДС нужно указать в документах на передачу основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, другого имущества и имущественных прав.
(Харитонова К.)
("НДС. Налог на добавленную стоимость", 2008, N 8)Однако не всегда возможно следовать этому порядку, прописанному в п. 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914. Если у учредителя нет счета-фактуры, поскольку срок его хранения истек, в книге продаж, поясняет Минфин России в Письме от 20 мая 2008 г. N 03-07-09/10, можно зарегистрировать справку бухгалтера. В этом документе должна быть отражена сумма НДС, которую необходимо восстановить к уплате в бюджет. Финансисты также напомнили в указанном Письме, что рассчитывать налог нужно с использованием той ставки НДС, что действовала в периоде применения вычета. Восстановленный налог учредитель не учитывает в составе налоговых расходов и не включает в стоимость имущества. Эту сумму НДС нужно указать в документах на передачу основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, другого имущества и имущественных прав.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете организации командировочные расходы при направлении дистанционного работника в служебную командировку по территории РФ в место нахождения организации (работодателя), если аванс на командировку перечисляется работнику в безналичной форме?..
(Консультация эксперта, 2013)Бланки строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС (авиабилеты и счет гостиницы) регистрируются организацией в книге покупок, но не регистрируются в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, однако подлежат хранению в течение срока хранения этого журнала (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, абз. 5 пп. "а" п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, Письма Минфина России от 19.07.2013 N 03-07-11/28554, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400, от 21.11.2012 N 03-07-11/502, УФНС России по г. Москве от 11.12.2008 N 19-11/115222).
(Консультация эксперта, 2013)Бланки строгой отчетности с выделенной отдельной строкой суммой НДС (авиабилеты и счет гостиницы) регистрируются организацией в книге покупок, но не регистрируются в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, однако подлежат хранению в течение срока хранения этого журнала (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, абз. 5 пп. "а" п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, Письма Минфина России от 19.07.2013 N 03-07-11/28554, от 07.08.2009 N 03-01-15/8-400, от 21.11.2012 N 03-07-11/502, УФНС России по г. Москве от 11.12.2008 N 19-11/115222).
Вопрос: Как поступать с товарными накладными и счетами-фактурами в конце года? Можно ли их сшивать и складывать в коробки?
("Финансовая газета", 2010, N 29)Срок хранения счетов-фактур установлен Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914 (ред. от 26.05.2009), также равен пяти годам.
("Финансовая газета", 2010, N 29)Срок хранения счетов-фактур установлен Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914 (ред. от 26.05.2009), также равен пяти годам.
Вопрос: ...О регистрации в книге продаж справки бухгалтера в целях восстановления принятого к вычету НДС при переходе на УСН.
(Письмо Минфина России от 06.09.2018 N 03-07-09/63731)Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137).
(Письмо Минфина России от 06.09.2018 N 03-07-09/63731)Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137).
Статья: В "круговороте" документов
(Булаев С.В.)
("Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 12)<13> Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость".
(Булаев С.В.)
("Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 12)<13> Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость".