Состав личного дела
Подборка наиболее важных документов по запросу Состав личного дела (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2023 год: Статья 2 "Граждане, имеющие статус военнослужащих" Федерального закона "О статусе военнослужащих""Отсутствие судебного решения о признании Н. и Н. находящимися на иждивении административного истца, не включение данных лиц в личное дело военнослужащего в качестве членов его семьи не подвергает сомнению право истца на признание падчерицы и пасынка нуждающимися в жилых помещениях для постоянного проживания в составе семьи военнослужащего. При этом следует учесть, что исходя из смысла п. 5 ст. 2 Федерального закона "О статусе военнослужащих", к членам семей военнослужащих, на которых распространяются социальные гарантии, включая право на жилищное обеспечение, относятся не только лица, поименованные в названном Федеральном законе, но и в других федеральных законах. К числу таковых Пленум Верховного Суда РФ в своих разъяснениях, как указывалось выше, относит ЖК РФ."
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2025)В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.
(Издательство "Главная книга", 2025)В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.
Нормативные акты
Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ
(ред. от 29.09.2025)
"О государственной гражданской службе Российской Федерации"3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
(ред. от 29.09.2025)
"О государственной гражданской службе Российской Федерации"3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609
(ред. от 10.10.2024)
"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
(ред. от 10.10.2024)
"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
Готовое решение: Как предоставить ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работнику
(КонсультантПлюс, 2025)Установлен особый срок хранения для документов (в частности, приказов, заявлений, докладных записок, справок) о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 лет (если оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните документ по любому отпуску в составе личного дела работника (ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). В остальных случаях установлены общие сроки хранения документов по оформлению отпусков работникам, например:
(КонсультантПлюс, 2025)Установлен особый срок хранения для документов (в частности, приказов, заявлений, докладных записок, справок) о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 лет (если оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните документ по любому отпуску в составе личного дела работника (ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). В остальных случаях установлены общие сроки хранения документов по оформлению отпусков работникам, например:
Готовое решение: Как оформить отзыв работника из ежегодного отпуска по инициативе работодателя
(КонсультантПлюс, 2025)Приказы об отзыве работников из ежегодных отпусков, а также письменные согласия работников на такой отзыв, оформленные как отдельные документы (например, заявления-согласия), храните пять лет. А если включили эти документы в состав личного дела работника - 50 лет (если документы оформлены после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Такие сроки установлены для любых приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявлений к ним. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Приказы об отзыве работников из ежегодных отпусков, а также письменные согласия работников на такой отзыв, оформленные как отдельные документы (например, заявления-согласия), храните пять лет. А если включили эти документы в состав личного дела работника - 50 лет (если документы оформлены после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Такие сроки установлены для любых приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявлений к ним. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Статья: Должностная инструкция: практические ситуации
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 7)Согласно этому Порядку в перечень документов, подлежащих включению в состав личного дела, служебные должностные регламенты (должностные инструкции) не входят.
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 7)Согласно этому Порядку в перечень документов, подлежащих включению в состав личного дела, служебные должностные регламенты (должностные инструкции) не входят.
Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности работы госслужащихК личному делу гражданского служащего приобщаются (п. п. 16, 17 Положения):
Готовое решение: Как оформить отзыв работника из отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет)
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения документов об отзыве работника из отпуска без сохранения заработной платы нормативно не установлен. Полагаем, хранить, в частности, приказы, письменные заявления работников об отзыве из указанного отпуска следует в течение таких же сроков, как и у других приказов и заявлений об отпусках без сохранения заработной платы, а именно 50 лет (если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003) или 75 лет (если документы закончены делопроизводством до 01.01.2003). Аналогичные сроки, если документы хранятся в составе личных дел работников. А, например, если вы оформили работнику уведомление об отзыве из указанного отпуска и не включили этот документ в состав личного дела, храните его, как и другие уведомления работникам, три года. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "а" ст. 434, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения документов об отзыве работника из отпуска без сохранения заработной платы нормативно не установлен. Полагаем, хранить, в частности, приказы, письменные заявления работников об отзыве из указанного отпуска следует в течение таких же сроков, как и у других приказов и заявлений об отпусках без сохранения заработной платы, а именно 50 лет (если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003) или 75 лет (если документы закончены делопроизводством до 01.01.2003). Аналогичные сроки, если документы хранятся в составе личных дел работников. А, например, если вы оформили работнику уведомление об отзыве из указанного отпуска и не включили этот документ в состав личного дела, храните его, как и другие уведомления работникам, три года. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "а" ст. 434, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Готовое решение: Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
"Локальные акты работодателя: актуализация в связи с законодательными изменениями"
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)До поры до времени этот аспект кадровой работы не вызывал вопросов, и документы складировались, а потом сдавались в архив в составе личных дел работников. Иногда в них возникала необходимость, и тогда достаточно было просто открыть личное дело работника и не требовать от него предоставления, например, копии свидетельства о рождении ребенка для подтверждения при налоговой проверке корректности предоставления работнику налогового вычета.
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)До поры до времени этот аспект кадровой работы не вызывал вопросов, и документы складировались, а потом сдавались в архив в составе личных дел работников. Иногда в них возникала необходимость, и тогда достаточно было просто открыть личное дело работника и не требовать от него предоставления, например, копии свидетельства о рождении ребенка для подтверждения при налоговой проверке корректности предоставления работнику налогового вычета.
Статья: Персональные данные в кадрах: что и кому можно обрабатывать, а что грозит миллионными штрафами
(Лагутин М.)
("Делопроизводство", 2025, N 2)Согласия на обработку персональных данных включают в состав личных дел сотрудников или формируют их в отдельное специальное дело.
(Лагутин М.)
("Делопроизводство", 2025, N 2)Согласия на обработку персональных данных включают в состав личных дел сотрудников или формируют их в отдельное специальное дело.
Готовое решение: Можно ли отменить ежегодный отпуск работника
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения приказа об отмене ежегодного отпуска нормативно не установлен. Рекомендуем руководствоваться общими правилами хранения приказов, связанных с предоставлением работникам отпусков, а именно: храните приказы по отмененным отпускам работников с вредными и (или) опасными условиями труда 50 лет (если они оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если такие приказы хранятся в составе личных дел работников. В остальных случаях храните приказ об отмене ежегодного отпуска пять лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения приказа об отмене ежегодного отпуска нормативно не установлен. Рекомендуем руководствоваться общими правилами хранения приказов, связанных с предоставлением работникам отпусков, а именно: храните приказы по отмененным отпускам работников с вредными и (или) опасными условиями труда 50 лет (если они оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если такие приказы хранятся в составе личных дел работников. В остальных случаях храните приказ об отмене ежегодного отпуска пять лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.