Состав личного дела
Подборка наиболее важных документов по запросу Состав личного дела (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2026)В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.
(Издательство "Главная книга", 2026)В личное дело включают документы, связанные с трудовой деятельностью работника. Правила ведения личного дела, форму описи и перечень документов организация устанавливает сама. Обычно это отдельная папка, в которую кладут трудовой договор, личную карточку, анкету, заполненную при приеме на работу, заявления работника, приказы по нему и согласие на обработку персональных данных.
Нормативные акты
Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ
(ред. от 28.12.2025)
"О государственной гражданской службе Российской Федерации"3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
(ред. от 28.12.2025)
"О государственной гражданской службе Российской Федерации"3. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609
(ред. от 31.12.2025)
"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
(ред. от 31.12.2025)
"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
Готовое решение: Как вести электронные трудовые книжки
(КонсультантПлюс, 2026)Рекомендуем место хранения таких заявлений закрепить в локальном нормативном акте, например предусмотреть, что оно хранится в составе личного дела работника (если личное дело вы ведете). Можете дополнительно определить в локальном нормативном акте порядок и сроки хранения заявлений. Ознакомьте с таким локальным нормативным актом под подпись тех, кого он касается. Это следует ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ.
(КонсультантПлюс, 2026)Рекомендуем место хранения таких заявлений закрепить в локальном нормативном акте, например предусмотреть, что оно хранится в составе личного дела работника (если личное дело вы ведете). Можете дополнительно определить в локальном нормативном акте порядок и сроки хранения заявлений. Ознакомьте с таким локальным нормативным актом под подпись тех, кого он касается. Это следует ч. 1 ст. 8, ч. 1, 2 ст. 22 ТК РФ.
Готовое решение: Как предоставить ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работнику
(КонсультантПлюс, 2026)Установлен особый срок хранения для документов (в частности, приказов, заявлений, докладных записок, справок) о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 лет (если оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните документ по любому отпуску в составе личного дела работника (ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). В остальных случаях установлены общие сроки хранения документов по оформлению отпусков работникам, например:
(КонсультантПлюс, 2026)Установлен особый срок хранения для документов (в частности, приказов, заявлений, докладных записок, справок) о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 лет (если оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните документ по любому отпуску в составе личного дела работника (ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). В остальных случаях установлены общие сроки хранения документов по оформлению отпусков работникам, например:
Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности работы госслужащихК личному делу гражданского служащего приобщаются (п. п. 16, 17 Положения):
Готовое решение: Как оформить отзыв работника из ежегодного отпуска по инициативе работодателя
(КонсультантПлюс, 2026)Приказы об отзыве работников из ежегодных отпусков, а также письменные согласия работников на такой отзыв, оформленные как отдельные документы (например, заявления-согласия), храните пять лет. А если включили эти документы в состав личного дела работника - 50 лет (если документы оформлены после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Такие сроки установлены для любых приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявлений к ним. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2026)Приказы об отзыве работников из ежегодных отпусков, а также письменные согласия работников на такой отзыв, оформленные как отдельные документы (например, заявления-согласия), храните пять лет. А если включили эти документы в состав личного дела работника - 50 лет (если документы оформлены после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Такие сроки установлены для любых приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявлений к ним. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Статья: Какие документы запросит Роскомнадзор на проверке по персданным
(Жижерина Ю., Снежкина Т.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 4)Также при проверке запросят справку о составе документов, входящих в личное дело работника компании (если личные дела ведутся, что не обязательно для большинства компаний). В связи с этим рекомендуем не хранить в личном деле копии документов работника и не указывать их в справке о составе документов личного дела, которая представляется при проверке, поскольку Роскомнадзор это не приветствует <4>.
(Жижерина Ю., Снежкина Т.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 4)Также при проверке запросят справку о составе документов, входящих в личное дело работника компании (если личные дела ведутся, что не обязательно для большинства компаний). В связи с этим рекомендуем не хранить в личном деле копии документов работника и не указывать их в справке о составе документов личного дела, которая представляется при проверке, поскольку Роскомнадзор это не приветствует <4>.
Статья: Должностная инструкция: практические ситуации
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 7)Согласно этому Порядку в перечень документов, подлежащих включению в состав личного дела, служебные должностные регламенты (должностные инструкции) не входят.
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 7)Согласно этому Порядку в перечень документов, подлежащих включению в состав личного дела, служебные должностные регламенты (должностные инструкции) не входят.
Готовое решение: Когда и как оформлять заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику
(КонсультантПлюс, 2026)Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск храните пять лет, а по работнику с вредными и (или) опасными условиями труда, а также если включили заявление в состав личного дела работника - 50 (если оно оформлено после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлено до 01.01.2003). Срок исчисляйте с первого января, следующего за годом, в котором заявление было закончено делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2026)Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск храните пять лет, а по работнику с вредными и (или) опасными условиями труда, а также если включили заявление в состав личного дела работника - 50 (если оно оформлено после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлено до 01.01.2003). Срок исчисляйте с первого января, следующего за годом, в котором заявление было закончено делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2026)Место хранения согласия на обработку персональных данных работника Законом о персональных данных не установлено. Состав личного дела сотрудников (за исключением личных дел государственных гражданских служащих) законодательством РФ также не определен. На практике состав личного дела определяет работодатель. Хранить согласие на обработку персональных данных в составе личного дела сотрудника ст. 9 Закона о персональных данных не запрещает.
(КонсультантПлюс, 2026)Место хранения согласия на обработку персональных данных работника Законом о персональных данных не установлено. Состав личного дела сотрудников (за исключением личных дел государственных гражданских служащих) законодательством РФ также не определен. На практике состав личного дела определяет работодатель. Хранить согласие на обработку персональных данных в составе личного дела сотрудника ст. 9 Закона о персональных данных не запрещает.
Готовое решение: Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2026)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2026)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Готовое решение: Можно ли отменить ежегодный отпуск работника
(КонсультантПлюс, 2026)Специальный срок хранения приказа об отмене ежегодного отпуска нормативно не установлен. Рекомендуем руководствоваться общими правилами хранения приказов, связанных с предоставлением работникам отпусков, а именно: храните приказы по отмененным отпускам работников с вредными и (или) опасными условиями труда 50 лет (если они оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если такие приказы хранятся в составе личных дел работников. В остальных случаях храните приказ об отмене ежегодного отпуска пять лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2026)Специальный срок хранения приказа об отмене ежегодного отпуска нормативно не установлен. Рекомендуем руководствоваться общими правилами хранения приказов, связанных с предоставлением работникам отпусков, а именно: храните приказы по отмененным отпускам работников с вредными и (или) опасными условиями труда 50 лет (если они оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если такие приказы хранятся в составе личных дел работников. В остальных случаях храните приказ об отмене ежегодного отпуска пять лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором приказ был закончен делопроизводством. Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечания (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.