Правила хранения трудовых договоров
Подборка наиболее важных документов по запросу Правила хранения трудовых договоров (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 13.06.2024 N 88-18217/2024 по делу N 2-211/2023 (УИД 23RS0047-01-2022-002923-97)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании оплаты за вынужденный прогул; 2) О взыскании компенсации морального вреда; 3) Об изменении формулировки увольнения; 4) О признании незаконным увольнения за прогул.
Обстоятельства: Истцом пропущен срок исковой давности.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано; 3) Отказано; 4) Отказано.Запись в трудовой книжке С. под номером 20 от 19 марта 2020 г. об увольнении по собственному желанию на основании приказа N от 19 марта 2020 г. не принята судом в качестве доказательства расторжения трудового договора по указанному в ней основанию, ввиду того, что она выполнена с нарушением пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N, которым установлено, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании оплаты за вынужденный прогул; 2) О взыскании компенсации морального вреда; 3) Об изменении формулировки увольнения; 4) О признании незаконным увольнения за прогул.
Обстоятельства: Истцом пропущен срок исковой давности.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано; 3) Отказано; 4) Отказано.Запись в трудовой книжке С. под номером 20 от 19 марта 2020 г. об увольнении по собственному желанию на основании приказа N от 19 марта 2020 г. не принята судом в качестве доказательства расторжения трудового договора по указанному в ней основанию, ввиду того, что она выполнена с нарушением пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N, которым установлено, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу. К таким документам относятся, в частности:
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу. К таким документам относятся, в частности:
Статья: Обработка ПДн для исполнения трудового законодательства: какие нюансы требуют внимания кадровых служб
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Работника нужно ознакомить с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (в частности, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), правилами хранения и использования ПДн работников), до подписания трудового договора.
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Работника нужно ознакомить с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (в частности, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), правилами хранения и использования ПДн работников), до подписания трудового договора.
Нормативные акты
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"Статья 22.1. Сроки хранения документов по личному составу
Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236
"Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"
(Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении
"Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"
(Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении
Вопрос: Как заверяются кадровые документы?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Челябинской обл., 2025)Отдел кадров самостоятельно может заверять все документы, издаваемые в отделе, в силу предоставленных полномочий руководителем организации. Как правило, отдел кадров либо работники кадровой службы уполномочиваются заверять копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников, оригиналы которых хранятся в организации, например копии трудовых договоров, трудовых книжек, приказов и др.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Челябинской обл., 2025)Отдел кадров самостоятельно может заверять все документы, издаваемые в отделе, в силу предоставленных полномочий руководителем организации. Как правило, отдел кадров либо работники кадровой службы уполномочиваются заверять копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников, оригиналы которых хранятся в организации, например копии трудовых договоров, трудовых книжек, приказов и др.
Готовое решение: Как оформить увольнение в связи со смертью работника
(КонсультантПлюс, 2025)административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ за различные нарушения процедуры увольнения. Например, это возможно, если неправильно оформите трудовую книжку (в случае ее ведения) при прекращении трудового договора;
(КонсультантПлюс, 2025)административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ за различные нарушения процедуры увольнения. Например, это возможно, если неправильно оформите трудовую книжку (в случае ее ведения) при прекращении трудового договора;
Вопрос: Работник заменил паспорт и отказывается представить работодателю новые паспортные данные. Как поступить работодателю? Можно ли привлечь работника к дисциплинарной ответственности?
(Консультация эксперта, 2023)Обоснование: Паспорт - один из основных документов, которые работник предъявляет работодателю. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами (абз. 2 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Как правило, работодатель помимо указания реквизитов паспорта в трудовом договоре с работником хранит копию паспорта в личном деле работника.
(Консультация эксперта, 2023)Обоснование: Паспорт - один из основных документов, которые работник предъявляет работодателю. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами (абз. 2 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Как правило, работодатель помимо указания реквизитов паспорта в трудовом договоре с работником хранит копию паспорта в личном деле работника.
"Сложные вопросы изменений трудового законодательства в 2021 году"
(Шестакова Е.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)Согласно ст. 66 ТК РФ и п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Отсутствие указанных выше записей в трудовой книжке о переводах на другую работу являлось препятствием для его (истца) трудоустройства на новую работу, соответствующую квалификации истца Лукьянова С.В.
(Шестакова Е.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)Согласно ст. 66 ТК РФ и п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе. Отсутствие указанных выше записей в трудовой книжке о переводах на другую работу являлось препятствием для его (истца) трудоустройства на новую работу, соответствующую квалификации истца Лукьянова С.В.
Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде
(КонсультантПлюс, 2025)При трудоустройстве по срочному трудовому договору запись о приеме на работу в трудовую книжку вносите по общим правилам. Не указывайте сведения о срочном характере и сроке трудового договора, так как это не предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Порядком ведения и хранения трудовых книжек. Их внесение может расцениваться как нарушение порядка ведения трудовых книжек, а значит, грозит административной ответственностью по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
(КонсультантПлюс, 2025)При трудоустройстве по срочному трудовому договору запись о приеме на работу в трудовую книжку вносите по общим правилам. Не указывайте сведения о срочном характере и сроке трудового договора, так как это не предусмотрено Трудовым кодексом РФ, Порядком ведения и хранения трудовых книжек. Их внесение может расцениваться как нарушение порядка ведения трудовых книжек, а значит, грозит административной ответственностью по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Статья: Защита информации, составляющей коммерческую тайну: правовой аспект
(Линец А.А.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2025, N 3)Как указано в Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 10 марта 2021 г. по делу N 88-2992/2021, работник скопировал на флеш-карту имеющиеся на его компьютере материалы и документы, среди которых были конфиденциальные материалы <9>. При этом такие действия противоречили правилам распространения конфиденциальной информации в соответствии с целым рядом документов работодателя и трудовому договору с работником, в которых были установлены правила, обязывающие работника соблюдать конфиденциальность информации, в том числе прямой запрет на перенос информации, составляющей коммерческую тайну, на стороннее принадлежащее работнику файловое хранилище - флеш-носитель, не предусмотренное для хранения таких данных согласно локальным нормативным актам работодателя, в нарушение установленного режима коммерческой тайны. Суд пришел к выводу, что работник был уволен правомерно и дисциплинарное взыскание в виде увольнения соответствует тяжести совершенного проступка.
(Линец А.А.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2025, N 3)Как указано в Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 10 марта 2021 г. по делу N 88-2992/2021, работник скопировал на флеш-карту имеющиеся на его компьютере материалы и документы, среди которых были конфиденциальные материалы <9>. При этом такие действия противоречили правилам распространения конфиденциальной информации в соответствии с целым рядом документов работодателя и трудовому договору с работником, в которых были установлены правила, обязывающие работника соблюдать конфиденциальность информации, в том числе прямой запрет на перенос информации, составляющей коммерческую тайну, на стороннее принадлежащее работнику файловое хранилище - флеш-носитель, не предусмотренное для хранения таких данных согласно локальным нормативным актам работодателя, в нарушение установленного режима коммерческой тайны. Суд пришел к выводу, что работник был уволен правомерно и дисциплинарное взыскание в виде увольнения соответствует тяжести совершенного проступка.
Вопрос: Как оформить обложку личного дела работника?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)С учетом изложенного полагаем целесообразным при оформлении личного дела работников руководствоваться формой, приведенной в Приложении N 6 к Правилам.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)С учетом изложенного полагаем целесообразным при оформлении личного дела работников руководствоваться формой, приведенной в Приложении N 6 к Правилам.
Статья: Трудовая книжка с "детективным" сюжетом
(Сиверцева Н.)
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 5)Таким образом, сама запись об увольнении работника не включает в себя указание должности и подпись руководителя организации. При прекращении трудового договора с сотрудником все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого сотрудника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
(Сиверцева Н.)
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 5)Таким образом, сама запись об увольнении работника не включает в себя указание должности и подпись руководителя организации. При прекращении трудового договора с сотрудником все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого сотрудника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Вопрос: О поощрительных выплатах и других видах поощрения, подлежащих отражению в трудовой книжке.
(Письмо Минтруда России от 08.04.2025 N 14-1/ООГ-1824)Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.
(Письмо Минтруда России от 08.04.2025 N 14-1/ООГ-1824)Другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.
Статья: Комментарий к Определению Верховного Суда РФ от 14.04.2025 N 18-КГ25-37-К4 "Когда не нужно платить компенсацию, если нарушен срок выдачи трудовой книжки"
(Афанасова Д.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2025, N 13)Согласно части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 N 225 в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет. В книжке должна быть сделана запись об увольнении с указанием даты и основания. В случае если трудовая книжка не была отдана в день увольнения, по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения.
(Афанасова Д.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2025, N 13)Согласно части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек от 16.04.2003 N 225 в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет. В книжке должна быть сделана запись об увольнении с указанием даты и основания. В случае если трудовая книжка не была отдана в день увольнения, по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения.