Порядок возврата подотчетных сумм
Подборка наиболее важных документов по запросу Порядок возврата подотчетных сумм (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Форма: Положение о расчетах с подотчетными лицами
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)2. Порядок выдачи денежных средств под отчет и их возврата
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)2. Порядок выдачи денежных средств под отчет и их возврата
Судебная практика
Доказательства и доказывание в арбитражном суде: Страховые взносы (пенсионные взносы, взносы на ОМС и страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством): Контролирующий орган доначислил взносы на невозвращенные подотчетные суммы
(КонсультантПлюс, 2025)В периоде проведения проверки не истек срок для возврата подотчетных сумм
(КонсультантПлюс, 2025)В периоде проведения проверки не истек срок для возврата подотчетных сумм
Доказательства и доказывание в арбитражном суде: НДФЛ: Налоговый орган доначислил НДФЛ с не возвращенных в срок подотчетных сумм
(КонсультантПлюс, 2025)расходным кассовым ордером с указанием даты выдачи суммы под отчет (пп. 6.3 п. 6 Указания о порядке ведения кассовых операций)
(КонсультантПлюс, 2025)расходным кассовым ордером с указанием даты выдачи суммы под отчет (пп. 6.3 п. 6 Указания о порядке ведения кассовых операций)
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете
(КонсультантПлюс, 2025)8. Каков порядок возврата неизрасходованных подотчетных сумм
(КонсультантПлюс, 2025)8. Каков порядок возврата неизрасходованных подотчетных сумм
Готовое решение: Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму
(КонсультантПлюс, 2025)2. Если вы приняли решение взыскать в судебном порядке невозвращенную сумму, учтенную на счете 94, то нужно отразить в учете на счете 73 (76) задолженность работника (бывшего работника, если он успел уволиться) по возврату подотчетной суммы. Задолженность отразите в сумме, которую считаете правильной (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).
(КонсультантПлюс, 2025)2. Если вы приняли решение взыскать в судебном порядке невозвращенную сумму, учтенную на счете 94, то нужно отразить в учете на счете 73 (76) задолженность работника (бывшего работника, если он успел уволиться) по возврату подотчетной суммы. Задолженность отразите в сумме, которую считаете правильной (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).
Нормативные акты
Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н
(ред. от 27.04.2023)
"Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению"
(Зарегистрировано в Минюсте России 30.12.2010 N 19452)220. Счет предназначен для учета расчетов по суммам выявленных недостач, хищений денежных средств, иных ценностей, по суммам потерь от порчи материальных ценностей, других сумм причинного ущерба имуществу учреждения, подлежащих возмещению виновными лицами в установленном законодательством Российской Федерацией порядке, по суммам предварительных оплат не возвращенным контрагентом в случае расторжения договоров (иных соглашений), в том числе по решению суда, по суммам задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенных (не удержанных из заработной платы), по суммам задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, по суммам излишне произведенных выплат, по суммам принудительного изъятия, в том числе при возмещении ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации, при возникновении страховых случаев, по суммам ущерба, причиненного вследствие действия (бездействия) должностных лиц организации, а также по суммам компенсации расходов, понесенных учреждениями в связи с реализацией требований, установленных законодательством Российской Федерации.
(ред. от 27.04.2023)
"Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению"
(Зарегистрировано в Минюсте России 30.12.2010 N 19452)220. Счет предназначен для учета расчетов по суммам выявленных недостач, хищений денежных средств, иных ценностей, по суммам потерь от порчи материальных ценностей, других сумм причинного ущерба имуществу учреждения, подлежащих возмещению виновными лицами в установленном законодательством Российской Федерацией порядке, по суммам предварительных оплат не возвращенным контрагентом в случае расторжения договоров (иных соглашений), в том числе по решению суда, по суммам задолженности подотчетных лиц, своевременно не возвращенных (не удержанных из заработной платы), по суммам задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, по суммам излишне произведенных выплат, по суммам принудительного изъятия, в том числе при возмещении ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации, при возникновении страховых случаев, по суммам ущерба, причиненного вследствие действия (бездействия) должностных лиц организации, а также по суммам компенсации расходов, понесенных учреждениями в связи с реализацией требований, установленных законодательством Российской Федерации.
"Методические рекомендации по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях"
(утв. Минсельхозом РФ 16.05.2005)По окончании каждого календарного месяца по каждому водителю составляется отчет об использовании полученных для приобретения топлива и смазочных материалов денежных средств. Отчет в обязательном порядке составляется при возвращении из длительных командировок, при постановке закрепленного за водителем автомобиля в длительный ремонт, при уходе в отпуск, увольнении, переводе на другое место работы. По итогам указанного отчета водители должны возвратить в кассу организации остатки подотчетных денежных средств либо производится удержание из заработной платы. В случае если стоимость фактически приобретенного топлива и смазочных материалов, подтвержденная документально, превышает сумму выданных под отчет денежных средств, то водителю возмещается сумма указанного превышения. Допускается зачет величины остатка подотчетной суммы при выдаче средств под отчет в следующем месяце, за исключением случаев ухода водителя в отпуск, увольнения, командировок в другую местность, длительных простоев в ремонте, переводе на другое место работы на данном предприятии.
(утв. Минсельхозом РФ 16.05.2005)По окончании каждого календарного месяца по каждому водителю составляется отчет об использовании полученных для приобретения топлива и смазочных материалов денежных средств. Отчет в обязательном порядке составляется при возвращении из длительных командировок, при постановке закрепленного за водителем автомобиля в длительный ремонт, при уходе в отпуск, увольнении, переводе на другое место работы. По итогам указанного отчета водители должны возвратить в кассу организации остатки подотчетных денежных средств либо производится удержание из заработной платы. В случае если стоимость фактически приобретенного топлива и смазочных материалов, подтвержденная документально, превышает сумму выданных под отчет денежных средств, то водителю возмещается сумма указанного превышения. Допускается зачет величины остатка подотчетной суммы при выдаче средств под отчет в следующем месяце, за исключением случаев ухода водителя в отпуск, увольнения, командировок в другую местность, длительных простоев в ремонте, переводе на другое место работы на данном предприятии.
Статья: Когда подотчет - не подотчет: обзор судебных споров
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2023, N 20)Однако даже если будете следовать этим правилам, все равно может произойти так, что работник, взяв деньги под отчет, их не вернет. Если подобное случится, действуйте так: попросите работника вернуть деньги добровольно, предложите удерживать долг по частям из зарплаты. Имейте в виду, что такое удержание возможно только с согласия работника <14>. Так что, если уговоры не сработают и деньги подотчетник возвращать откажется, взыскать задолженность можно будет только в судебном порядке.
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2023, N 20)Однако даже если будете следовать этим правилам, все равно может произойти так, что работник, взяв деньги под отчет, их не вернет. Если подобное случится, действуйте так: попросите работника вернуть деньги добровольно, предложите удерживать долг по частям из зарплаты. Имейте в виду, что такое удержание возможно только с согласия работника <14>. Так что, если уговоры не сработают и деньги подотчетник возвращать откажется, взыскать задолженность можно будет только в судебном порядке.
Готовое решение: Как учреждению оформить и отразить в бухгалтерском (бюджетном) учете расчеты с подотчетными лицами
(КонсультантПлюс, 2025)4. Каков порядок возврата неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (подотчетных сумм)
(КонсультантПлюс, 2025)4. Каков порядок возврата неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (подотчетных сумм)
Готовое решение: Как досрочно прекратить трудовой договор с руководителем (генеральным директором) по инициативе учредителей
(КонсультантПлюс, 2025)нарушение порядка составления документов о финансово-хозяйственной деятельности организации, порядка учета основных средств, увеличение кредиторской задолженности, заключение предварительных договоров с третьими лицами, не одобренных в рамках устава организации, нарушение сроков возврата взятых генеральным директором под отчет денежных средств, невыполнение показателей по выручке, наличие расходов, связанных с неэффективным руководством (штрафы, недостачи) (см., например, Апелляционное определение Московского городского суда от 16.11.2018 по делу N 33-50192/2018);
(КонсультантПлюс, 2025)нарушение порядка составления документов о финансово-хозяйственной деятельности организации, порядка учета основных средств, увеличение кредиторской задолженности, заключение предварительных договоров с третьими лицами, не одобренных в рамках устава организации, нарушение сроков возврата взятых генеральным директором под отчет денежных средств, невыполнение показателей по выручке, наличие расходов, связанных с неэффективным руководством (штрафы, недостачи) (см., например, Апелляционное определение Московского городского суда от 16.11.2018 по делу N 33-50192/2018);
"Годовой отчет - 2024"
(под ред. В.И. Мещерякова)
("Агентство бухгалтерской информации", 2024)Внимание! Наличные деньги, сданные в кассу подотчетным лицом как остаток неизрасходованного аванса, не относятся к тем поступлениям, за счет которых можно совершать траты из кассы без предварительной сдачи на расчетный счет. Это значит, что возвращенную в кассу подотчетную сумму придется сдавать в банк в обязательном порядке (письмо Банка России от 9 июля 2020 года N 29-1-1-ОЭ/10561). "Транзитом" истратить ее, к примеру, выдать снова под отчет, не получится.
(под ред. В.И. Мещерякова)
("Агентство бухгалтерской информации", 2024)Внимание! Наличные деньги, сданные в кассу подотчетным лицом как остаток неизрасходованного аванса, не относятся к тем поступлениям, за счет которых можно совершать траты из кассы без предварительной сдачи на расчетный счет. Это значит, что возвращенную в кассу подотчетную сумму придется сдавать в банк в обязательном порядке (письмо Банка России от 9 июля 2020 года N 29-1-1-ОЭ/10561). "Транзитом" истратить ее, к примеру, выдать снова под отчет, не получится.
"Уголовно-правовая охрана финансово-бюджетной сферы: научно-практическое пособие"
(отв. ред. И.И. Кучеров, О.А. Зайцев, С.Л. Нудель)
("ИЗиСП", "КОНТРАКТ", 2021)В кассу и на расчетный счет ООО "Восточная ГРЭ" поступили денежные средства в сумме 2 963 313 666 руб. 60 коп., из которых денежные средства в общей сумме 1 533 464 375 руб. 69 коп. после уплаты первоочередных платежей могли быть направлены на погашение имеющейся задолженности по налогам в порядке, предусмотренном законодательством о налогах и сборах, однако С.В. были произведены расходы для осуществления хозяйственной деятельности ООО "Восточная ГРЭ", в том числе на расчеты с поставщиками - 1 098 757 923 руб. 92 коп., возвраты займов - 394 908 773 руб. 76 коп., выдача в подотчет - 39 252 578 руб. 01 коп., прочие выплаты - 545 100 руб. <1>.
(отв. ред. И.И. Кучеров, О.А. Зайцев, С.Л. Нудель)
("ИЗиСП", "КОНТРАКТ", 2021)В кассу и на расчетный счет ООО "Восточная ГРЭ" поступили денежные средства в сумме 2 963 313 666 руб. 60 коп., из которых денежные средства в общей сумме 1 533 464 375 руб. 69 коп. после уплаты первоочередных платежей могли быть направлены на погашение имеющейся задолженности по налогам в порядке, предусмотренном законодательством о налогах и сборах, однако С.В. были произведены расходы для осуществления хозяйственной деятельности ООО "Восточная ГРЭ", в том числе на расчеты с поставщиками - 1 098 757 923 руб. 92 коп., возвраты займов - 394 908 773 руб. 76 коп., выдача в подотчет - 39 252 578 руб. 01 коп., прочие выплаты - 545 100 руб. <1>.
Готовое решение: Что учреждению делать, если не возвращены подотчетные суммы
(КонсультантПлюс, 2025)3. Какой порядок налогообложения не возвращенных работником подотчетных сумм
(КонсультантПлюс, 2025)3. Какой порядок налогообложения не возвращенных работником подотчетных сумм
Готовое решение: Как составить инструкцию (приказ) по порядку расчетов с подотчетными лицами
(КонсультантПлюс, 2025)Законодательно обязанность составлять инструкцию по порядку расчетов с подотчетными лицами не закреплена, но ее наличие позволяет установить общие правила по выдаче и расходованию подотчетных сумм (такие как документооборот, сроки выдачи и возврата и т.п.). Поскольку такая инструкция - это локальный нормативный акт, то утвердить ее надо приказом руководителя.
(КонсультантПлюс, 2025)Законодательно обязанность составлять инструкцию по порядку расчетов с подотчетными лицами не закреплена, но ее наличие позволяет установить общие правила по выдаче и расходованию подотчетных сумм (такие как документооборот, сроки выдачи и возврата и т.п.). Поскольку такая инструкция - это локальный нормативный акт, то утвердить ее надо приказом руководителя.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете суточные, выплаченные работнику при направлении в однодневную служебную командировку по территории РФ?..
(Консультация эксперта, 2025)Согласно положению о служебных командировках, утвержденному руководителем организации, в случае однодневной командировки по территории РФ работникам выдаются под отчет денежные средства на расходы, разрешенные работодателем (суточные), в сумме 700 руб. из кассы организации. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы на сумму 500 руб. (НДС в документах не выделен). После утверждения авансового отчета руководителем остаток денежных средств возвращен в кассу организации.
(Консультация эксперта, 2025)Согласно положению о служебных командировках, утвержденному руководителем организации, в случае однодневной командировки по территории РФ работникам выдаются под отчет денежные средства на расходы, разрешенные работодателем (суточные), в сумме 700 руб. из кассы организации. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы на сумму 500 руб. (НДС в документах не выделен). После утверждения авансового отчета руководителем остаток денежных средств возвращен в кассу организации.
Статья: Заполнение форм пояснительной записки (ф. 0503160) за 2022 год
(Суворова Т.)
("Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 1)Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возвратам предоставленных им средств, отраженная по соответствующим счетам аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами", приводится в составе просроченной задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в порядке, установленном субъектом учета.
(Суворова Т.)
("Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 1)Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возвратам предоставленных им средств, отраженная по соответствующим счетам аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами", приводится в составе просроченной задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в порядке, установленном субъектом учета.
"Заработная плата"
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Порядок удержания из заработной платы подотчетного лица неизрасходованных и своевременно не возвращенных подотчетных сумм требует соблюдения следующих правил:
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Порядок удержания из заработной платы подотчетного лица неизрасходованных и своевременно не возвращенных подотчетных сумм требует соблюдения следующих правил: