Порядок уничтожения кадровых документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Порядок уничтожения кадровых документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Форма: Инструкция по кадровому делопроизводству
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)8.3. Документы кадрового делопроизводства по истечении срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется путем проведения экспертизы ценности документов.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)8.3. Документы кадрового делопроизводства по истечении срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется путем проведения экспертизы ценности документов.
Судебная практика
Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 18.01.2024 N 88-239/2024, 2-15/228/2023
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии; 2) О возложении обязанности назначить пенсию.
Обстоятельства: Специальный стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии за работу во вредных и тяжелых условиях, может быть подтвержден допустимыми доказательствами - трудовой книжкой и справками, уточняющими особый характер работы, выданными предприятиями на основании документов о характере выполняемой работы и условий труда, а также занятостью в течение полного рабочего времени на работах, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, однако таких доказательств истцом не представлено.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.Как правильно оценил и отклонил аналогичные доводы суд апелляционной инстанции со ссылкой на пункты 2.1., 2.2., 2.3. Порядка подтверждения страхового (трудового) стажа лицам, чьи документы, подтверждающее их страховой (трудовой) стаж, утрачены (уничтожены) в связи с проведением военных действий, утвержденного постановлением Правительства Луганской Народной Республики от 16 сентября 2022 года N 696/22, показаниями свидетелей в случае утраты не по вине работника кадровых документов может быть подтвержден только страховой (трудовой) стаж работы, но не специальный, дающий право на досрочное назначение пенсии ранее общеустановленного пенсионного возраста, характер работы свидетельскими показаниями не подтверждается вопреки доводам кассационной жалобы.
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии; 2) О возложении обязанности назначить пенсию.
Обстоятельства: Специальный стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии за работу во вредных и тяжелых условиях, может быть подтвержден допустимыми доказательствами - трудовой книжкой и справками, уточняющими особый характер работы, выданными предприятиями на основании документов о характере выполняемой работы и условий труда, а также занятостью в течение полного рабочего времени на работах, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, однако таких доказательств истцом не представлено.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.Как правильно оценил и отклонил аналогичные доводы суд апелляционной инстанции со ссылкой на пункты 2.1., 2.2., 2.3. Порядка подтверждения страхового (трудового) стажа лицам, чьи документы, подтверждающее их страховой (трудовой) стаж, утрачены (уничтожены) в связи с проведением военных действий, утвержденного постановлением Правительства Луганской Народной Республики от 16 сентября 2022 года N 696/22, показаниями свидетелей в случае утраты не по вине работника кадровых документов может быть подтвержден только страховой (трудовой) стаж работы, но не специальный, дающий право на досрочное назначение пенсии ранее общеустановленного пенсионного возраста, характер работы свидетельскими показаниями не подтверждается вопреки доводам кассационной жалобы.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Каков порядок уничтожения документов в связи с истечением срока их хранения в архиве (структурном подразделении) организации
(КонсультантПлюс, 2025)4.3. В каком порядке производится уничтожение кадровых документов с истекшим сроком хранения
(КонсультантПлюс, 2025)4.3. В каком порядке производится уничтожение кадровых документов с истекшим сроком хранения
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2025)Порядок сдачи в архив кадровых документов такой же, как любых других документов. Алгоритм, в частности, следующий: ежегодно экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документов, документы, не выделенные к уничтожению по истечении сроков хранения, подготавливаются к передаче в архив (в частности, оформляются в дела, составляются описи дел, документов), передаются непосредственно в архив по описям. При этом нужно учитывать особенности в зависимости от того, на каком носителе документы (например, на бумажном или в виде электронного документа). Это следует, в частности, из абз. 1 п. 1, абз. 1 п. 2, п. п. 7, 14, пп. "в" п. 16, абз. 1 п. 17, п. 20, пп. "б" - "г" п. 22, п. п. 47, 48, 62, 66, 143 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. п. 2.1 - 2.3 Методических рекомендаций, разработанных ВНИИДАД, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. 4.2 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Порядок сдачи в архив кадровых документов такой же, как любых других документов. Алгоритм, в частности, следующий: ежегодно экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документов, документы, не выделенные к уничтожению по истечении сроков хранения, подготавливаются к передаче в архив (в частности, оформляются в дела, составляются описи дел, документов), передаются непосредственно в архив по описям. При этом нужно учитывать особенности в зависимости от того, на каком носителе документы (например, на бумажном или в виде электронного документа). Это следует, в частности, из абз. 1 п. 1, абз. 1 п. 2, п. п. 7, 14, пп. "в" п. 16, абз. 1 п. 17, п. 20, пп. "б" - "г" п. 22, п. п. 47, 48, 62, 66, 143 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. п. 2.1 - 2.3 Методических рекомендаций, разработанных ВНИИДАД, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. 4.2 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Нормативные акты
Приказ Минтруда России от 30.06.2020 N 386
"Об утверждении положения о Департаменте управления делами Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации"5.34. Обеспечивает в установленном порядке ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек или предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде гражданским служащим Министерства, ведение личных дел гражданских служащих Министерства и руководителей подведомственных организаций, оформление и выдачу служебных удостоверений, их учет и уничтожение, выдачу справок и копий документов кадрового характера;
"Об утверждении положения о Департаменте управления делами Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации"5.34. Обеспечивает в установленном порядке ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек или предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде гражданским служащим Министерства, ведение личных дел гражданских служащих Министерства и руководителей подведомственных организаций, оформление и выдачу служебных удостоверений, их учет и уничтожение, выдачу справок и копий документов кадрового характера;
"ГОСТ Р 57665-2017. Национальный стандарт Российской Федерации. Документы в законодательных (представительных) органах субъектов Российской Федерации. Часть 1. Порядок работы"
(утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 14.09.2017 N 1111-ст)Порядок заказа на изготовление, учета, выдачи, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба субъекта Российской Федерации в Собрании депутатов утверждают распоряжением Председателя Собрания депутатов.
(утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 14.09.2017 N 1111-ст)Порядок заказа на изготовление, учета, выдачи, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением Государственного герба субъекта Российской Федерации в Собрании депутатов утверждают распоряжением Председателя Собрания депутатов.
"Кадровая служба без кадровика. Пособие для руководителя и главного бухгалтера"
(Гусятникова Д.Е.)
("Альфа-Пресс", 2007)6.3. Порядок уничтожения кадровых документов в связи
(Гусятникова Д.Е.)
("Альфа-Пресс", 2007)6.3. Порядок уничтожения кадровых документов в связи
Статья: Кадровое делопроизводство (Начало)
(Кузнецова Т.В.)
("Трудовое право", 2008, N 8)Еще более регламентирован этап обработки документов для архивного хранения. Помимо оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по критериям, установленным архивными органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в архиве учреждения многие из них передаются на хранение в архивы документов по личному составу. Лица, виновные в утрате или гибели кадровых документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив, надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, проведения экспертизы ценности документов и их уничтожения изложены в гл. 9.
(Кузнецова Т.В.)
("Трудовое право", 2008, N 8)Еще более регламентирован этап обработки документов для архивного хранения. Помимо оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по критериям, установленным архивными органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в архиве учреждения многие из них передаются на хранение в архивы документов по личному составу. Лица, виновные в утрате или гибели кадровых документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив, надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, проведения экспертизы ценности документов и их уничтожения изложены в гл. 9.
"Кадровая служба без кадровика. Справочник руководителя и бухгалтера"
(Михайлов Ю.М.)
("Альфа-Пресс", 2010)Текущее (оперативное) хранение документов - это комплекс мероприятий по их рациональному размещению и учету, контролю за их движением и физическим состоянием, выдаче во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также по обеспечению их сохранности в процессе обращения с момента группировки документов в дела до передачи на архивное хранение. Кадровые документы, сгруппированные в дела, подлежат хранению по месту их формирования в течение двух лет, после чего передаются в архив предприятия (либо ведомственный (отраслевой) или объединенный архив) <1>.
(Михайлов Ю.М.)
("Альфа-Пресс", 2010)Текущее (оперативное) хранение документов - это комплекс мероприятий по их рациональному размещению и учету, контролю за их движением и физическим состоянием, выдаче во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также по обеспечению их сохранности в процессе обращения с момента группировки документов в дела до передачи на архивное хранение. Кадровые документы, сгруппированные в дела, подлежат хранению по месту их формирования в течение двух лет, после чего передаются в архив предприятия (либо ведомственный (отраслевой) или объединенный архив) <1>.
Статья: УСН: дела архивные
(Масленникова Л.А.)
("Упрощенка", 2009, N 12)Организации обязаны беречь первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность согласно правилам государственного архивного дела не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ). Конкретные сроки приведены в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г. (далее - Перечень). Того же порядка рекомендуем придерживаться индивидуальным предпринимателям.
(Масленникова Л.А.)
("Упрощенка", 2009, N 12)Организации обязаны беречь первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность согласно правилам государственного архивного дела не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ). Конкретные сроки приведены в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г. (далее - Перечень). Того же порядка рекомендуем придерживаться индивидуальным предпринимателям.
Статья: Срок хранения истек? Уничтожить!
(Доронина Л.)
("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 9)Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции Роструда были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т.д.).
(Доронина Л.)
("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 9)Архивисты государственного архива могут проверить порядок хранения и уничтожения документов в организации, например, если после проверки экспертов инспекции Роструда были выявлены нарушения правил ведения кадровых документов. Также архивная инспекция проводит проверку хранения кадровых документов в случае, если сотрудник обратился в суд с заявлением о нарушении его социальных прав (не может получить справку с места работы о зарплате, о стаже работы и т.д.).
Статья: Передача дел на архивное хранение
(Сувернева А.И.)
("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 12)Дела временного хранения передаются в архив по номенклатуре, при этом допускается хранить их в структурном подразделении до истечения срока хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
(Сувернева А.И.)
("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 12)Дела временного хранения передаются в архив по номенклатуре, при этом допускается хранить их в структурном подразделении до истечения срока хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.
Статья: Учет военнообязанных: новые требования и ответственность
(Егорова М., Айдаев А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2022, N 4)До проведения сверки с военкоматом документы граждан, снятых с воинского учета, нужно хранить отдельно от картотеки. А после проверки уничтожить с составлением соответствующего акта. Документы сотрудников, поставленных на учет по месту пребывания на срок более 3 месяцев, а также по месту, не подтвержденному регистрацией по месту жительства, следует выделить в отдельные группы и разложить в удобном для работы порядке.
(Егорова М., Айдаев А.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2022, N 4)До проведения сверки с военкоматом документы граждан, снятых с воинского учета, нужно хранить отдельно от картотеки. А после проверки уничтожить с составлением соответствующего акта. Документы сотрудников, поставленных на учет по месту пребывания на срок более 3 месяцев, а также по месту, не подтвержденному регистрацией по месту жительства, следует выделить в отдельные группы и разложить в удобном для работы порядке.
Статья: Особенности комплектования архивов документами персонального характера (Начало)
(Бурова Е.М.)
("Делопроизводство", 2007, N 1)Здесь невозможно не сказать, что в ряде пособий, особенно по делопроизводству, как и на практике, ибо именно сама практика находит отражение в таких пособиях, даются порой "преступно" заниженные сроки хранения документов по личному составу. Так, в Справочнике кадровика. Оформление документов (Рогожкин М.Ю. М.: "Бератор-Пресс", 2003) указывается, что, как правило, документы кадровой службы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет. По документам, для которых данный срок истек, специальной экспертной комиссией предприятия принимается решение о порядке их последующего хранения на период до 10 лет или о направлении документов, надобность в текущем контроле которых отпала, в учреждение Росархива или на уничтожение (в соответствии с требованиями руководящих документов на этот счет).
(Бурова Е.М.)
("Делопроизводство", 2007, N 1)Здесь невозможно не сказать, что в ряде пособий, особенно по делопроизводству, как и на практике, ибо именно сама практика находит отражение в таких пособиях, даются порой "преступно" заниженные сроки хранения документов по личному составу. Так, в Справочнике кадровика. Оформление документов (Рогожкин М.Ю. М.: "Бератор-Пресс", 2003) указывается, что, как правило, документы кадровой службы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет. По документам, для которых данный срок истек, специальной экспертной комиссией предприятия принимается решение о порядке их последующего хранения на период до 10 лет или о направлении документов, надобность в текущем контроле которых отпала, в учреждение Росархива или на уничтожение (в соответствии с требованиями руководящих документов на этот счет).
"Кадровый учет с нуля: Практическое пособие"
(Гусятникова Д.Е.)
("Дашков и К", 2009)6.3. Порядок уничтожения кадровых документов
(Гусятникова Д.Е.)
("Дашков и К", 2009)6.3. Порядок уничтожения кадровых документов
Статья: Кадровые документы: уничтожение по правилам
(Сувернева А.И.)
("Отдел кадров коммерческой организации", 2016, N 4)То есть организация вряд ли будет оштрафована за отсутствие номенклатуры дел или экспертной комиссии, а вот если раньше времени уничтожены документы (в случае отдела кадров - документы по личному составу) или это уничтожение ничем не подтверждено, штраф вполне возможен.
(Сувернева А.И.)
("Отдел кадров коммерческой организации", 2016, N 4)То есть организация вряд ли будет оштрафована за отсутствие номенклатуры дел или экспертной комиссии, а вот если раньше времени уничтожены документы (в случае отдела кадров - документы по личному составу) или это уничтожение ничем не подтверждено, штраф вполне возможен.