Ответственный за архив
Подборка наиболее важных документов по запросу Ответственный за архив (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Ответственность за отсутствие архива
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Ответственность за отсутствие архива
Готовое решение: Какие правила предусмотрены для формирования дел и подготовки к передаче на архивное хранение дел, электронных и аудиовизуальных документов
(КонсультантПлюс, 2026)Описи дел, документов, описи электронных документов, по которым архивные документы передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов), составляются работником архива (лицом, ответственным за архив) на основании описей дел, документов, описей электронных документов структурных подразделений. Рекомендуемые образцы описей дел, документов, электронных документов структурных подразделений приведены в Приложениях N N 7 и 8 к Правилам хранения документов, утв. Приказом N 77 (п. п. 62, 66 этих Правил).
(КонсультантПлюс, 2026)Описи дел, документов, описи электронных документов, по которым архивные документы передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов), составляются работником архива (лицом, ответственным за архив) на основании описей дел, документов, описей электронных документов структурных подразделений. Рекомендуемые образцы описей дел, документов, электронных документов структурных подразделений приведены в Приложениях N N 7 и 8 к Правилам хранения документов, утв. Приказом N 77 (п. п. 62, 66 этих Правил).
Нормативные акты
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"Глава 7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"Глава 7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"38.12. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии сотрудника судебного состава, структурного подразделения. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела. Первый экземпляр сдаточной описи передается в архив, второй остается в судебном составе, структурном подразделении.
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"38.12. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии сотрудника судебного состава, структурного подразделения. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела. Первый экземпляр сдаточной описи передается в архив, второй остается в судебном составе, структурном подразделении.
Формы
Статья: Проблемы при передаче дел в архив
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)После того как все подразделения составят и согласуют свои номенклатуры дел, они должны быть переданы руководителю службы делопроизводства организации. Он обобщит номенклатуры дел всех подразделений, внесет в них необходимые изменения и придаст им сводную форму. Сводную номенклатуру дел подписывает руководитель службы делопроизводства организации и визирует сотрудник, ответственный за архив (п. 11 Правил N 77).
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)После того как все подразделения составят и согласуют свои номенклатуры дел, они должны быть переданы руководителю службы делопроизводства организации. Он обобщит номенклатуры дел всех подразделений, внесет в них необходимые изменения и придаст им сводную форму. Сводную номенклатуру дел подписывает руководитель службы делопроизводства организации и визирует сотрудник, ответственный за архив (п. 11 Правил N 77).
Статья: К вопросу внедрения в работу архивных учреждений новых Правил организации хранения архивных документов
(Фионова Л.Р., Уланова С.А.)
("Делопроизводство", 2024, N 1)Допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации возложение трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника (далее - работник архива (лицо, ответственное за архив)).
(Фионова Л.Р., Уланова С.А.)
("Делопроизводство", 2024, N 1)Допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации возложение трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника (далее - работник архива (лицо, ответственное за архив)).
Статья: Порядок составления акта приема-передачи и передачи архивных документов (дел) на хранение (архивное хранение)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Прием-передача дел производится работником архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи дел, документов указываются количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников (п. 73 Правил N 77). Акт приема-передачи в архив организации может включать:
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Прием-передача дел производится работником архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника структурного подразделения. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи дел, документов указываются количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников (п. 73 Правил N 77). Акт приема-передачи в архив организации может включать:
Статья: Организация работы архива в районном суде
(Горюнов В.В.)
("Администратор суда", 2023, N 4)Неотъемлемым элементом деятельности ответственных сотрудников архива суда является работа с гражданами. Это и выдача по заявлениям граждан, представителей организаций, должностных лиц компетентных органов копий судебных решений, это и предоставление им возможности снятия копий и ознакомления с материалами дел. Указанное обусловливает необходимость наличия в суде помещения, позволяющего обеспечить ознакомление заинтересованных лиц с материалами дела и снятие ими копий.
(Горюнов В.В.)
("Администратор суда", 2023, N 4)Неотъемлемым элементом деятельности ответственных сотрудников архива суда является работа с гражданами. Это и выдача по заявлениям граждан, представителей организаций, должностных лиц компетентных органов копий судебных решений, это и предоставление им возможности снятия копий и ознакомления с материалами дел. Указанное обусловливает необходимость наличия в суде помещения, позволяющего обеспечить ознакомление заинтересованных лиц с материалами дела и снятие ими копий.
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2026)Если у организации есть свой архив, обычно документы передают туда. В этом случае ответственные лица, конкретные сроки и иные вопросы передачи документов в архив могут быть закреплены в отдельном локальном нормативном акте (например, о кадровом делопроизводстве). Также можно передать документы по договору на хранение в стороннюю специализированную организацию - с учетом установленных для нее нормативных требований. Например, есть специальные требования по оформлению акта приема передачи, описей дел при передаче документов в государственный архив. Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 8 ТК РФ, ч. 2 ст. 13, ч. 5 ст. 14, ч. 4 ст. 18, ч. 3 ст. 21 Закона об архивном деле, п. п. 2, 5, пп. "в" п. 216 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77.
(КонсультантПлюс, 2026)Если у организации есть свой архив, обычно документы передают туда. В этом случае ответственные лица, конкретные сроки и иные вопросы передачи документов в архив могут быть закреплены в отдельном локальном нормативном акте (например, о кадровом делопроизводстве). Также можно передать документы по договору на хранение в стороннюю специализированную организацию - с учетом установленных для нее нормативных требований. Например, есть специальные требования по оформлению акта приема передачи, описей дел при передаче документов в государственный архив. Это следует, в частности, из ч. 1 ст. 8 ТК РФ, ч. 2 ст. 13, ч. 5 ст. 14, ч. 4 ст. 18, ч. 3 ст. 21 Закона об архивном деле, п. п. 2, 5, пп. "в" п. 216 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77.
Статья: Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)- смена работника, который назначен ответственным за архив;
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)- смена работника, который назначен ответственным за архив;
Статья: Должностная инструкция: практические ситуации
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 7)Кадровая служба вносит утратившие силу должностные инструкции в опись дел по личному составу, которая составляется ежегодно и подлежит согласованию с архивом (ответственным за архивное хранение), службой делопроизводства и экспертной комиссией организации. Согласование со службой делопроизводства является лучшей практикой, т.к. в годовой раздел описи дел по личному составу всей организации должны быть включены еще и первичные учетные документы, которые составляются и оформляются бухгалтерией (лицевые счета, отчетность в СФР, ФНС России и др.) и отделом охраны труда (документы по охране труда, дающие право на льготы).
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 7)Кадровая служба вносит утратившие силу должностные инструкции в опись дел по личному составу, которая составляется ежегодно и подлежит согласованию с архивом (ответственным за архивное хранение), службой делопроизводства и экспертной комиссией организации. Согласование со службой делопроизводства является лучшей практикой, т.к. в годовой раздел описи дел по личному составу всей организации должны быть включены еще и первичные учетные документы, которые составляются и оформляются бухгалтерией (лицевые счета, отчетность в СФР, ФНС России и др.) и отделом охраны труда (документы по охране труда, дающие право на льготы).
Статья: Порядок уничтожения документов с грифом "Для служебного пользования"
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается руководителем архива организации (в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив). Акт утверждается Протоколом экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается руководителем архива организации (в случае, если за организацию архивного хранения отвечает руководитель организации, акт подписывается лицом, ответственным за архив). Акт утверждается Протоколом экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.