Оформление дел постоянного срока хранения
Подборка наиболее важных документов по запросу Оформление дел постоянного срока хранения (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
(Консультация эксперта, 2025)Для передачи личных дел уволенных работников в архив организации дела должны быть подготовлены к такой передаче, то есть оформлены и описаны (включены в опись дел, документов). Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (п. 48, пп. "ж" п. 49 Правил).
(Консультация эксперта, 2025)Для передачи личных дел уволенных работников в архив организации дела должны быть подготовлены к такой передаче, то есть оформлены и описаны (включены в опись дел, документов). Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (п. 48, пп. "ж" п. 49 Правил).
Статья: Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)Документы постоянного и временного (длительного) сроков хранения группируют отдельно друг от друга. Документы постоянного и длительного сроков хранения необходимо не только оформить в дела, но и описать (включить в опись дел). В каждое дело включают один экземпляр каждого документа. В дела включаются документы одного календарного года. Исключение - личные дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудников <9>.
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)Документы постоянного и временного (длительного) сроков хранения группируют отдельно друг от друга. Документы постоянного и длительного сроков хранения необходимо не только оформить в дела, но и описать (включить в опись дел). В каждое дело включают один экземпляр каждого документа. В дела включаются документы одного календарного года. Исключение - личные дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудников <9>.
Нормативные акты
Приказ Минюста России от 14.12.2022 N 394
(ред. от 24.07.2023, с изм. от 09.08.2023)
"Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"
(вместе с "Правилами нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 28.11.2022 N 21/22)
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2022 N 71553)номер дела (указывается порядковый номер дела по описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, не заполняется при оформлении дел сроком хранения десять лет и менее);
(ред. от 24.07.2023, с изм. от 09.08.2023)
"Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"
(вместе с "Правилами нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 28.11.2022 N 21/22)
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2022 N 71553)номер дела (указывается порядковый номер дела по описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, не заполняется при оформлении дел сроком хранения десять лет и менее);
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников; документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно; приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления присоединять к документам, к которым они относятся; при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе (возвращены заявителю, изъяты и т.п.); в дело не должны помещаться документы, которые необходимо возвратить по принадлежности, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2 и т.д.
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников; документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно; приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления присоединять к документам, к которым они относятся; при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе (возвращены заявителю, изъяты и т.п.); в дело не должны помещаться документы, которые необходимо возвратить по принадлежности, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2 и т.д.
Статья: Роль вузовского архива в сохранении университетской памяти (историко-биографический очерк об архиве Уральского государственного юридического университета)
(Зипунникова Н.Н., Калинина А.В.)
("Российский юридический журнал", 2021, N 6)Архив организует разработку сводной номенклатуры дел УрГЮУ - одного из основополагающих документов в делопроизводстве любой организации. Работники принимают документы от структурных подразделений университета. В архив передаются законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, документы по личному составу, документы личного происхождения, а также справочно-поисковые средства к ним. К концу 2021 г. в архиве насчитывалось 3 962 дела постоянного срока хранения и более 110 000 дел по личному составу <20>. Ежегодно сотрудники архива принимают свыше 3 000 единиц хранения.
(Зипунникова Н.Н., Калинина А.В.)
("Российский юридический журнал", 2021, N 6)Архив организует разработку сводной номенклатуры дел УрГЮУ - одного из основополагающих документов в делопроизводстве любой организации. Работники принимают документы от структурных подразделений университета. В архив передаются законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, документы по личному составу, документы личного происхождения, а также справочно-поисковые средства к ним. К концу 2021 г. в архиве насчитывалось 3 962 дела постоянного срока хранения и более 110 000 дел по личному составу <20>. Ежегодно сотрудники архива принимают свыше 3 000 единиц хранения.
Статья: Содержание деятельности администратора суда в организации ведения архивного делопроизводства в районных судах Российской Федерации
(Жолобов Я.Б., Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2021, N 4)Посредством ведения архивного дела в районных судах Российской Федерации осуществляется формирование архивных фондов, позволяющих обеспечивать право граждан на доступ к правосудию посредством использования информации, которая находится в составе материалов судебных дел, переданных на архивное хранение. При этом некоторая часть архивных фондов данных судов относится к составу Архивного фонда Российской Федерации, находясь на временном хранении в архивохранилищах данных судов. После 15-летнего срока хранения в специализированные архивы из районных судов должны быть переданы: наряды с оригиналами судебных актов (в том числе вышестоящих судов), изъятые из всех рассматриваемых в суде дел временного срока хранения. Передаются в данные архивы и судебные дела постоянного срока хранения: о праве собственности на землю (ст. 118 Перечня <9>), о защите интеллектуальной собственности (ст. 140 Перечня), о признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим (ст. 169 Перечня), а также управленческая документация (штатные расписания, приказы по основной деятельности, годовые планы работы и т.д.). Вопросы архивного дела в районных судах состоят в комплектовании фонда, организации учета, оформления и хранения единиц архивного хранения, обеспечения их использования и необходимой ротации - уничтожения документов временного срока хранения и обеспечения передачи части фонда на постоянное хранение в соответствующие архивы. Только их перечисление доказывает специальный характер требуемых для ведения данной работы служебных компетенций. Согласно Положению об аппарате федерального суда общей юрисдикции, организация и ведение архивного делопроизводства в районном суде относится к компетенции общего отдела <10>, а значит, как правило, находится в зоне ответственности начальника общего отдела районного суда.
(Жолобов Я.Б., Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2021, N 4)Посредством ведения архивного дела в районных судах Российской Федерации осуществляется формирование архивных фондов, позволяющих обеспечивать право граждан на доступ к правосудию посредством использования информации, которая находится в составе материалов судебных дел, переданных на архивное хранение. При этом некоторая часть архивных фондов данных судов относится к составу Архивного фонда Российской Федерации, находясь на временном хранении в архивохранилищах данных судов. После 15-летнего срока хранения в специализированные архивы из районных судов должны быть переданы: наряды с оригиналами судебных актов (в том числе вышестоящих судов), изъятые из всех рассматриваемых в суде дел временного срока хранения. Передаются в данные архивы и судебные дела постоянного срока хранения: о праве собственности на землю (ст. 118 Перечня <9>), о защите интеллектуальной собственности (ст. 140 Перечня), о признании гражданина безвестно отсутствующим или умершим (ст. 169 Перечня), а также управленческая документация (штатные расписания, приказы по основной деятельности, годовые планы работы и т.д.). Вопросы архивного дела в районных судах состоят в комплектовании фонда, организации учета, оформления и хранения единиц архивного хранения, обеспечения их использования и необходимой ротации - уничтожения документов временного срока хранения и обеспечения передачи части фонда на постоянное хранение в соответствующие архивы. Только их перечисление доказывает специальный характер требуемых для ведения данной работы служебных компетенций. Согласно Положению об аппарате федерального суда общей юрисдикции, организация и ведение архивного делопроизводства в районном суде относится к компетенции общего отдела <10>, а значит, как правило, находится в зоне ответственности начальника общего отдела районного суда.
Статья: Проблемы при передаче дел в архив
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)- постоянного срока хранения организаций - источников комплектования архива;
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)- постоянного срока хранения организаций - источников комплектования архива;
Статья: Документы к протоколам: как оформлять и хранить
(Иритикова В.)
("Юридический справочник руководителя", 2021, N 2)2. Стенограмма заседания - условная запись устной речи стенографическим способом (условные знаки и сокращения), которая потом расшифровывается, оформляется как полная текстовая запись устной речи и подписывается специалистом-стенографом. Данные специалисты стали редкими, но все-таки существуют и приглашаются для технического обеспечения очень значимых заседаний коллегиальных органов управления. Текст стенограммы формируется в дело с документами к заседаниям в обязательном порядке, оформляется в бумажной форме и имеет доказательный постоянный срок хранения (или до ликвидации организации).
(Иритикова В.)
("Юридический справочник руководителя", 2021, N 2)2. Стенограмма заседания - условная запись устной речи стенографическим способом (условные знаки и сокращения), которая потом расшифровывается, оформляется как полная текстовая запись устной речи и подписывается специалистом-стенографом. Данные специалисты стали редкими, но все-таки существуют и приглашаются для технического обеспечения очень значимых заседаний коллегиальных органов управления. Текст стенограммы формируется в дело с документами к заседаниям в обязательном порядке, оформляется в бумажной форме и имеет доказательный постоянный срок хранения (или до ликвидации организации).
Статья: Работа с документами, входящими в систему нормативных правовых актов
(Ермолаева А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Применение компьютерных технологий при подготовке нормативных правовых актов <26> в определенной степени позволяет минимизировать некоторые проблемы. Так, например, при создании электронных документов отсутствует деление на подлинники и копии; процедура электронного согласования проекта дает возможность "привязать" визы к соответствующему тексту, обеспечить "прозрачность" движения проекта. Однако постоянный срок хранения, установленный для данной категории документов, во многом определяет преимущество бумажного носителя для его окончательного оформления. В этой связи вновь обращаем внимание на появление отдельного листа согласования, распечатанного из СЭД, который становится неотъемлемой частью нормативного правового акта и помещается вместе с ним на хранение в дело <27>. Но и эта "неотъемлемая часть", помимо наличия даты формирования листа согласования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование, на наш взгляд, должна содержать подпись должностного лица, ответственного за данную процедуру.
(Ермолаева А.В.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Применение компьютерных технологий при подготовке нормативных правовых актов <26> в определенной степени позволяет минимизировать некоторые проблемы. Так, например, при создании электронных документов отсутствует деление на подлинники и копии; процедура электронного согласования проекта дает возможность "привязать" визы к соответствующему тексту, обеспечить "прозрачность" движения проекта. Однако постоянный срок хранения, установленный для данной категории документов, во многом определяет преимущество бумажного носителя для его окончательного оформления. В этой связи вновь обращаем внимание на появление отдельного листа согласования, распечатанного из СЭД, который становится неотъемлемой частью нормативного правового акта и помещается вместе с ним на хранение в дело <27>. Но и эта "неотъемлемая часть", помимо наличия даты формирования листа согласования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование, на наш взгляд, должна содержать подпись должностного лица, ответственного за данную процедуру.
Статья: Единая информационная система нотариата: новые реалии, проблемы и перспективы
(Курова Н.Н., Строганова Н.К.)
("Нотариус", 2021, N 5)Для устранения дублирования информации о совершенном нотариальном действии на разных бумажных носителях имеет смысл внести изменения в Порядок оформления форм реестров, которые позволят в случае невозможности регистрации нотариального действия в ЕИСН поместить нотариально изготовленный документ в дела постоянного срока хранения, не заполняя реестровые книги полностью. Для этого возможно абз. 2 п. 10, предложение второе абз. 1 п. 11 и абз. 2 п. 12 Порядка оформления форм реестров дополнить словами примерно следующего содержания: "(...за исключением случаев помещения экземпляра изготовленного документа в дела, для которых федеральный орган исполнительной власти в области юстиции предусмотрел постоянный срок хранения)".
(Курова Н.Н., Строганова Н.К.)
("Нотариус", 2021, N 5)Для устранения дублирования информации о совершенном нотариальном действии на разных бумажных носителях имеет смысл внести изменения в Порядок оформления форм реестров, которые позволят в случае невозможности регистрации нотариального действия в ЕИСН поместить нотариально изготовленный документ в дела постоянного срока хранения, не заполняя реестровые книги полностью. Для этого возможно абз. 2 п. 10, предложение второе абз. 1 п. 11 и абз. 2 п. 12 Порядка оформления форм реестров дополнить словами примерно следующего содержания: "(...за исключением случаев помещения экземпляра изготовленного документа в дела, для которых федеральный орган исполнительной власти в области юстиции предусмотрел постоянный срок хранения)".
Вопрос: Возникают ли у ИП обязанности в сфере персональных данных работников при прекращении предпринимательской деятельности? Надо ли уничтожать эти данные, уведомлять Роскомнадзор о прекращении их обработки?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Следовательно, при прекращении деятельности индивидуального предпринимателя необходимо провести экспертизу ценности документации и отобрать документы, срок хранения которых истек, и уничтожить их. Законченные делопроизводством документы формируются в дела по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения и со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) (п. 48 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Следовательно, при прекращении деятельности индивидуального предпринимателя необходимо провести экспертизу ценности документации и отобрать документы, срок хранения которых истек, и уничтожить их. Законченные делопроизводством документы формируются в дела по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения и со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) (п. 48 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
Вопрос: Как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Оформляются результаты экспертизы ценности, в том числе составляется номенклатура дел структурных подразделений и описи дел, документов, описи электронных документов структурных подразделений: постоянного, сроков хранения свыше 10 лет, по личному составу (п. 23 Правил N 77).
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Оформляются результаты экспертизы ценности, в том числе составляется номенклатура дел структурных подразделений и описи дел, документов, описи электронных документов структурных подразделений: постоянного, сроков хранения свыше 10 лет, по личному составу (п. 23 Правил N 77).
Готовое решение: Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Вопрос: Как организовать делопроизводство, документооборот и хранение документов в организации?
(Консультация эксперта, 2025)Дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и со сроком хранения в организации свыше 10 лет подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов). При формировании дел необходимо соблюдать установленные требования, в частности группировать документы постоянного и временного срока хранения в отдельные дела (п. 48, пп. "а" п. 49 Правил N 77).
(Консультация эксперта, 2025)Дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и со сроком хранения в организации свыше 10 лет подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов). При формировании дел необходимо соблюдать установленные требования, в частности группировать документы постоянного и временного срока хранения в отдельные дела (п. 48, пп. "а" п. 49 Правил N 77).