Нужно ли хранить заявление на отпуск в личном деле
Подборка наиболее важных документов по запросу Нужно ли хранить заявление на отпуск в личном деле (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Когда и как оформлять заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск работнику
(КонсультантПлюс, 2025)Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск храните пять лет, а по работнику с вредными и (или) опасными условиями труда, а также если включили заявление в состав личного дела работника - 50 (если оно оформлено после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлено до 01.01.2003). Срок исчисляйте с первого января, следующего за годом, в котором заявление было закончено делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2025)Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск храните пять лет, а по работнику с вредными и (или) опасными условиями труда, а также если включили заявление в состав личного дела работника - 50 (если оно оформлено после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлено до 01.01.2003). Срок исчисляйте с первого января, следующего за годом, в котором заявление было закончено делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Вопрос: Каков срок хранения в организации заявления о ежегодном отпуске работника?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.
Нормативные акты
Приказ Минобрнауки России от 29.11.2023 N 1111
"О Перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения"личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов)
"О Перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения"личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов)
Приказ Казначейства России от 27.05.2011 N 206
(ред. от 21.12.2018)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства"Приказы по личному составу формируются в отдельные дела по личному составу, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о назначении, увольнении, переводе работников формируются отдельно от приказов по кадровым вопросам (о командировании, о предоставлении отпусков (кроме отпусков по уходу за ребенком) и т.д.).
(ред. от 21.12.2018)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федерального казначейства"Приказы по личному составу формируются в отдельные дела по личному составу, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о назначении, увольнении, переводе работников формируются отдельно от приказов по кадровым вопросам (о командировании, о предоставлении отпусков (кроме отпусков по уходу за ребенком) и т.д.).
Статья: Личные дела обучающихся и студентов: состав и порядок ведения
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Согласно п. 1099 Перечня документов в научных организациях, в образовательных организациях высшего образования и в организациях, осуществляющих научно-техническую деятельность, личные дела обучающихся (заявления, копии приказов о зачислении, переводе, отчислении, поощрениях, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска и другие документы) хранятся в течение следующих сроков:
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)Согласно п. 1099 Перечня документов в научных организациях, в образовательных организациях высшего образования и в организациях, осуществляющих научно-техническую деятельность, личные дела обучающихся (заявления, копии приказов о зачислении, переводе, отчислении, поощрениях, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска и другие документы) хранятся в течение следующих сроков:
Готовое решение: Как предоставить ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работнику
(КонсультантПлюс, 2025)Установлен особый срок хранения для документов (в частности, приказов, заявлений, докладных записок, справок) о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 лет (если оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните документ по любому отпуску в составе личного дела работника (ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). В остальных случаях установлены общие сроки хранения документов по оформлению отпусков работникам, например:
(КонсультантПлюс, 2025)Установлен особый срок хранения для документов (в частности, приказов, заявлений, докладных записок, справок) о предоставлении ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда - 50 лет (если оформлены после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Аналогичный срок, если храните документ по любому отпуску в составе личного дела работника (ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237). В остальных случаях установлены общие сроки хранения документов по оформлению отпусков работникам, например:
Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска по любому основанию
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Срок хранения приказов и заявлений о переносе ежегодных отпусков такой же, как, например, срок хранения заявлений на ежегодный оплачиваемый отпуск и приказов о предоставлении ежегодных основных оплачиваемых отпусков. По общему правилу срок хранения таких документов составляет пять лет. Иной срок возможен, например, если документ включен в состав личного дела работника. Данные правила о сроках хранения распространяются на любые приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявления к ним, поскольку иное нормативно не установлено. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б", примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Готовое решение: Как оформить отзыв работника из ежегодного отпуска по инициативе работодателя
(КонсультантПлюс, 2025)Приказы об отзыве работников из ежегодных отпусков, а также письменные согласия работников на такой отзыв, оформленные как отдельные документы (например, заявления-согласия), храните пять лет. А если включили эти документы в состав личного дела работника - 50 лет (если документы оформлены после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Такие сроки установлены для любых приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявлений к ним. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Приказы об отзыве работников из ежегодных отпусков, а также письменные согласия работников на такой отзыв, оформленные как отдельные документы (например, заявления-согласия), храните пять лет. А если включили эти документы в состав личного дела работника - 50 лет (если документы оформлены после 01.01.2003) или 75 лет (если оформлены до 01.01.2003). Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Такие сроки установлены для любых приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках и заявлений к ним. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
Готовое решение: Как оформить отзыв работника из отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет)
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения документов об отзыве работника из отпуска без сохранения заработной платы нормативно не установлен. Полагаем, хранить, в частности, приказы, письменные заявления работников об отзыве из указанного отпуска следует в течение таких же сроков, как и у других приказов и заявлений об отпусках без сохранения заработной платы, а именно 50 лет (если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003) или 75 лет (если документы закончены делопроизводством до 01.01.2003). Аналогичные сроки, если документы хранятся в составе личных дел работников. А, например, если вы оформили работнику уведомление об отзыве из указанного отпуска и не включили этот документ в состав личного дела, храните его, как и другие уведомления работникам, три года. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "а" ст. 434, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Специальный срок хранения документов об отзыве работника из отпуска без сохранения заработной платы нормативно не установлен. Полагаем, хранить, в частности, приказы, письменные заявления работников об отзыве из указанного отпуска следует в течение таких же сроков, как и у других приказов и заявлений об отпусках без сохранения заработной платы, а именно 50 лет (если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003) или 75 лет (если документы закончены делопроизводством до 01.01.2003). Аналогичные сроки, если документы хранятся в составе личных дел работников. А, например, если вы оформили работнику уведомление об отзыве из указанного отпуска и не включили этот документ в состав личного дела, храните его, как и другие уведомления работникам, три года. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "а" ст. 434, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.