Можно ли ставить факсимиле в первичных документах
Подборка наиболее важных документов по запросу Можно ли ставить факсимиле в первичных документах (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2016 год: Статья 9 "Первичные учетные документы" Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
(ООО "Журнал "Налоги и финансовое право")Пунктом 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н) предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, в т.ч. личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Суд указал, что законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле, в частности на товарных накладных по форме N ТОРГ-12, и частично отказал во взыскании долга по договору поставки. Также суд отметил, что сам факт подтверждения свидетелем собственной подписи на накладной, без учета иных обстоятельств дела, не может являться безусловным доказательством поставки товара по спорной накладной; кроме того, в период времени, когда возможно могла быть проставлена подпись на накладной, свидетель у ответчика не работал.
(ООО "Журнал "Налоги и финансовое право")Пунктом 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н) предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, в т.ч. личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Суд указал, что законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле, в частности на товарных накладных по форме N ТОРГ-12, и частично отказал во взыскании долга по договору поставки. Также суд отметил, что сам факт подтверждения свидетелем собственной подписи на накладной, без учета иных обстоятельств дела, не может являться безусловным доказательством поставки товара по спорной накладной; кроме того, в период времени, когда возможно могла быть проставлена подпись на накладной, свидетель у ответчика не работал.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: УПД: выставление, заполнение, исправление
(Издательство "Главная книга", 2026)УПД со статусом 2 подписывают работники, уполномоченные на подписание первички.
(Издательство "Главная книга", 2026)УПД со статусом 2 подписывают работники, уполномоченные на подписание первички.
Статья: Факсимиле в "первичке" и в счетах-фактурах: последствия
(Серова А.И.)
("Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", 2021, N 9)Если налоговые инспекторы докажут, что "первичка" содержит факсимиле, налогоплательщику придется в судебном порядке отстаивать правомерность учета соответствующих сумм в составе расходов. При этом арбитры могут встать на сторону проверяющих, поскольку в судебных решениях нередко присутствует фраза о том, что использование факсимиле противоречит ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
(Серова А.И.)
("Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", 2021, N 9)Если налоговые инспекторы докажут, что "первичка" содержит факсимиле, налогоплательщику придется в судебном порядке отстаивать правомерность учета соответствующих сумм в составе расходов. При этом арбитры могут встать на сторону проверяющих, поскольку в судебных решениях нередко присутствует фраза о том, что использование факсимиле противоречит ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
Административная практика
Решение Ленинградского УФАС России от 01.10.2024 по делу N 047/06/104-2753/2024
О включении сведений в реестр недобросовестных поставщиков.- 2.4. Поставщик обязан уведомить Заказчика о дате и времени поставки товара. Такое уведомление направляется не менее чем за 3 (три) рабочих дня до момента поставки товара, с указанием даты и номера договора посредством электронной и/или факсимильной связи.
О включении сведений в реестр недобросовестных поставщиков.- 2.4. Поставщик обязан уведомить Заказчика о дате и времени поставки товара. Такое уведомление направляется не менее чем за 3 (три) рабочих дня до момента поставки товара, с указанием даты и номера договора посредством электронной и/или факсимильной связи.
Решение Краснодарского УФАС России от 24.10.2022 N 950/2022 по делу N 023/06/99-5035/2022
Нарушение: ч. 12 ст. 48, ч. 3 ст. 7, ч. 13 ст. 94 Закона о контрактной системе.
Решение: Признать жалобу необоснованной; выдать предписание об устранении нарушений.Согласно п. 5.2. проекта Контракта - Поставка товара осуществляется с 01.01.2023 по 31.12.2023 г. Поставка осуществляется партиями согласно заявке Заказчика, направляемой за семь дней до фактической даты поставки посредством факсимильной связи. Заявка заказчика формируется на основании Спецификации (Приложение 1 к контракту) с указанием наименования и требуемого количества товара, даты и времени поставки.
Нарушение: ч. 12 ст. 48, ч. 3 ст. 7, ч. 13 ст. 94 Закона о контрактной системе.
Решение: Признать жалобу необоснованной; выдать предписание об устранении нарушений.Согласно п. 5.2. проекта Контракта - Поставка товара осуществляется с 01.01.2023 по 31.12.2023 г. Поставка осуществляется партиями согласно заявке Заказчика, направляемой за семь дней до фактической даты поставки посредством факсимильной связи. Заявка заказчика формируется на основании Спецификации (Приложение 1 к контракту) с указанием наименования и требуемого количества товара, даты и времени поставки.
Вопрос: Подскажите, вправе ли мы принять НДС к вычету по тем счетам-фактурам, на которых стоит не собственноручная подпись директора, а факсимиле.
("НДС. Налог на добавленную стоимость", 2008, N 9)В то же время есть пример решения в пользу налогоплательщика. В нем указано, что ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве не написано, какая подпись считается личной - собственноручная или факсимильная. А раз так, то использовать последнюю можно (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. N А42-4217/2006). Справедливости ради отметим, что это, пожалуй, единственное решение на сегодняшний день в пользу компаний. Посоветовать в этой ситуации можно следующее: генеральному директору издать приказ, позволяющий использовать его факсимиле на "первичке" в определенных ситуациях (болезнь, отпуск и проч.). И прописать в нем круг лиц, которые вправе ставить оттиск. Однако самым оптимальным будет передать право подписи первичных документов бухгалтеру.
("НДС. Налог на добавленную стоимость", 2008, N 9)В то же время есть пример решения в пользу налогоплательщика. В нем указано, что ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве не написано, какая подпись считается личной - собственноручная или факсимильная. А раз так, то использовать последнюю можно (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. N А42-4217/2006). Справедливости ради отметим, что это, пожалуй, единственное решение на сегодняшний день в пользу компаний. Посоветовать в этой ситуации можно следующее: генеральному директору издать приказ, позволяющий использовать его факсимиле на "первичке" в определенных ситуациях (болезнь, отпуск и проч.). И прописать в нем круг лиц, которые вправе ставить оттиск. Однако самым оптимальным будет передать право подписи первичных документов бухгалтеру.
Статья: Возможен ли вычет НДС на основании копии счета-фактуры, оригинал которого получен в следующем налоговом периоде?
(Котова Н.)
("Клуб главных бухгалтеров", 2010, N 10)Факт выставления поставщиком оборудования именно в III квартале (в течение 5-ти дней после даты отгрузки оборудования) подтвержден наличием у покупателя копии данного счета-фактуры, полученного путем факсимильной связи. Факт принятия на учет оборудования подтвержден другими первичными документами (накладными, упаковочными ярлыками), поступившими одновременно с поставленным оборудованием, а также соответствующими записями в бухгалтерском учете. Товарно-транспортная накладная не является единственным документом, подтверждающим факт поступления оборудования.
(Котова Н.)
("Клуб главных бухгалтеров", 2010, N 10)Факт выставления поставщиком оборудования именно в III квартале (в течение 5-ти дней после даты отгрузки оборудования) подтвержден наличием у покупателя копии данного счета-фактуры, полученного путем факсимильной связи. Факт принятия на учет оборудования подтвержден другими первичными документами (накладными, упаковочными ярлыками), поступившими одновременно с поставленным оборудованием, а также соответствующими записями в бухгалтерском учете. Товарно-транспортная накладная не является единственным документом, подтверждающим факт поступления оборудования.
Статья: Путевые листы: оформление и порядок списания ГСМ
(Сильвестрова Т.)
("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2007, N 9)На практике встречается также следующее нарушение правил заполнения путевых листов: при использовании автомобиля руководителем учреждения на обратной стороне путевого листа в графе "Подпись лица, пользовавшегося автомобилем" ставится факсимильное воспроизведение его подписи. Это недопустимо, поскольку путевой лист является первичным учетным документом, в котором согласно ст. 9 Закона N 129-ФЗ должна быть личная подпись лица, пользующегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.
(Сильвестрова Т.)
("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2007, N 9)На практике встречается также следующее нарушение правил заполнения путевых листов: при использовании автомобиля руководителем учреждения на обратной стороне путевого листа в графе "Подпись лица, пользовавшегося автомобилем" ставится факсимильное воспроизведение его подписи. Это недопустимо, поскольку путевой лист является первичным учетным документом, в котором согласно ст. 9 Закона N 129-ФЗ должна быть личная подпись лица, пользующегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.
Статья: Факсимильная подпись на акте КС-2
(Васильев Ю.А.)
("Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 2)Известно, что получить деньги с заказчика за выполненные работы бывает нелегко. Некоторые заказчики находят множество причин, чтобы обосновать отказ в перечислении денег (договор является незаключенным, работы выполнены некачественно, нарушен срок сдачи, завышены объемы и расценки, в акте указаны не те виды работ и т.д. и т.п.). Поводом для непризнания задолженности и ее непогашения может быть и то, что на акте сдачи-приема работ поставлена не личная подпись представителя заказчика, а ее факсимильное воспроизведение, использование которого не предусмотрено договором подряда. Влияет ли это обстоятельство на оплату работ? Нужно ли опасаться каких-либо претензий со стороны налогового органа? Отражать ли операции в бухгалтерском учете, если на документах стоит факсимиле? Разберемся с этим.
(Васильев Ю.А.)
("Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 2)Известно, что получить деньги с заказчика за выполненные работы бывает нелегко. Некоторые заказчики находят множество причин, чтобы обосновать отказ в перечислении денег (договор является незаключенным, работы выполнены некачественно, нарушен срок сдачи, завышены объемы и расценки, в акте указаны не те виды работ и т.д. и т.п.). Поводом для непризнания задолженности и ее непогашения может быть и то, что на акте сдачи-приема работ поставлена не личная подпись представителя заказчика, а ее факсимильное воспроизведение, использование которого не предусмотрено договором подряда. Влияет ли это обстоятельство на оплату работ? Нужно ли опасаться каких-либо претензий со стороны налогового органа? Отражать ли операции в бухгалтерском учете, если на документах стоит факсимиле? Разберемся с этим.
Статья: Расчеты с постоянными клиентами: как упорядочить документооборот
(Савина Е.А.)
("Главбух", 2005, N 18)Отметим, что позиция налоговиков вызывает сомнения. Дело в том, что обязательные реквизиты, которые должны быть в первичных документах, поименованы в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ. И здесь говорится о личных (а не собственноручных!) подписях ответственных лиц. А факсимильная подпись, как и оригинальная, считается личной. То же самое можно сказать и про счета-фактуры: ст. 169 Налогового кодекса РФ не запрещает на них ставить факсимильные подписи. Эту точку зрения подтверждает и судебная практика. Примером является Постановление ФАС Московского округа от 3 ноября 2004 г. N КА-А40/10060-04.
(Савина Е.А.)
("Главбух", 2005, N 18)Отметим, что позиция налоговиков вызывает сомнения. Дело в том, что обязательные реквизиты, которые должны быть в первичных документах, поименованы в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ. И здесь говорится о личных (а не собственноручных!) подписях ответственных лиц. А факсимильная подпись, как и оригинальная, считается личной. То же самое можно сказать и про счета-фактуры: ст. 169 Налогового кодекса РФ не запрещает на них ставить факсимильные подписи. Эту точку зрения подтверждает и судебная практика. Примером является Постановление ФАС Московского округа от 3 ноября 2004 г. N КА-А40/10060-04.
Статья: Первичные документы, подписанные факсимиле, не подтверждают право на вычет НДС
(Телия Ю.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2012)Инспекция отказала компании в вычете НДС, мотивируя свое решение тем, что часть первичных документов (товарных накладных), а также счетов-фактур по тем же операциям и с теми же номерами, полученных от поставщика, была подписана посредством факсимиле. Налоговый орган счел это, а также некоторые иные обстоятельства признаком получения организацией необоснованной налоговой выгоды.
(Телия Ю.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2012)Инспекция отказала компании в вычете НДС, мотивируя свое решение тем, что часть первичных документов (товарных накладных), а также счетов-фактур по тем же операциям и с теми же номерами, полученных от поставщика, была подписана посредством факсимиле. Налоговый орган счел это, а также некоторые иные обстоятельства признаком получения организацией необоснованной налоговой выгоды.
Статья: Расходы на содержание и эксплуатацию автотранспорта учреждения. Как избежать ошибок? (Начало)
(Сильвестрова Т.)
("Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2008, N 6)Вместо "живой" подписи лица, использовавшего автомобиль, в графе путевого лица "Подпись лица, пользовавшегося автомобилем" бухгалтером ставится факсимильное ее воспроизведение, что недопустимо, и контрольные органы отмечают это как нарушение. В качестве правомерности своей позиции они ссылаются на ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Согласно ее нормам в первичном документе должна стоять личная подпись лица, пользующегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.
(Сильвестрова Т.)
("Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2008, N 6)Вместо "живой" подписи лица, использовавшего автомобиль, в графе путевого лица "Подпись лица, пользовавшегося автомобилем" бухгалтером ставится факсимильное ее воспроизведение, что недопустимо, и контрольные органы отмечают это как нарушение. В качестве правомерности своей позиции они ссылаются на ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Согласно ее нормам в первичном документе должна стоять личная подпись лица, пользующегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.
Вопрос: Можно ли ставить факсимиле на УПД и товарных накладных?
(Подборки и консультации Горячей линии, 2022)Вопрос: Можно ли ставить факсимиле на УПД и товарных накладных?
(Подборки и консультации Горячей линии, 2022)Вопрос: Можно ли ставить факсимиле на УПД и товарных накладных?
"Документооборот и первичные документы в бухгалтерском учете"
(Семенихин В.В.)
("Московская финансово-промышленная академия", 2012)Заметим, что много вопросов у бухгалтеров возникает по поводу того, может ли для подписи "первички" использоваться факсимильная подпись должностного лица. Сразу отметим, что Минфин России и налоговые органы категорически запрещают использовать на первичных учетных документах и счетах-фактурах, которые, как известно, представляют собой первичные учетные документы налогового учета, факсимильную подпись. Ссылаются при этом чиновники все на ту же ст. 9 Закона N 129-ФЗ, в которой прямо указано, что на первичном документе ставится личная подпись лица, ответственного за совершение хозяйственной операции. В качестве дополнительного аргумента для отстаивания своей позиции проверяющие органы используют и положения ст. 169 НК РФ, которая не допускает такой возможности.
(Семенихин В.В.)
("Московская финансово-промышленная академия", 2012)Заметим, что много вопросов у бухгалтеров возникает по поводу того, может ли для подписи "первички" использоваться факсимильная подпись должностного лица. Сразу отметим, что Минфин России и налоговые органы категорически запрещают использовать на первичных учетных документах и счетах-фактурах, которые, как известно, представляют собой первичные учетные документы налогового учета, факсимильную подпись. Ссылаются при этом чиновники все на ту же ст. 9 Закона N 129-ФЗ, в которой прямо указано, что на первичном документе ставится личная подпись лица, ответственного за совершение хозяйственной операции. В качестве дополнительного аргумента для отстаивания своей позиции проверяющие органы используют и положения ст. 169 НК РФ, которая не допускает такой возможности.
Статья: Актуальные вопросы составления счетов-фактур
(Сильвестрова Т.)
("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 6)Таким образом, поскольку Правила запрещают дважды регистрировать в книге покупок счет-фактуру с одинаковыми реквизитами, организация должна зарегистрировать полученный счет-фактуру в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур в том налоговом периоде, в котором он фактически получен, а в книге покупок - при поставке оставшейся части товара.
(Сильвестрова Т.)
("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 6)Таким образом, поскольку Правила запрещают дважды регистрировать в книге покупок счет-фактуру с одинаковыми реквизитами, организация должна зарегистрировать полученный счет-фактуру в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур в том налоговом периоде, в котором он фактически получен, а в книге покупок - при поставке оставшейся части товара.