Можно ли ставить факсимиле в первичных документах
Подборка наиболее важных документов по запросу Можно ли ставить факсимиле в первичных документах (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2016 год: Статья 9 "Первичные учетные документы" Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
(ООО "Журнал "Налоги и финансовое право")Пунктом 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н) предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, в т.ч. личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Суд указал, что законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле, в частности на товарных накладных по форме N ТОРГ-12, и частично отказал во взыскании долга по договору поставки. Также суд отметил, что сам факт подтверждения свидетелем собственной подписи на накладной, без учета иных обстоятельств дела, не может являться безусловным доказательством поставки товара по спорной накладной; кроме того, в период времени, когда возможно могла быть проставлена подпись на накладной, свидетель у ответчика не работал.
(ООО "Журнал "Налоги и финансовое право")Пунктом 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н) предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, в т.ч. личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Суд указал, что законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле, в частности на товарных накладных по форме N ТОРГ-12, и частично отказал во взыскании долга по договору поставки. Также суд отметил, что сам факт подтверждения свидетелем собственной подписи на накладной, без учета иных обстоятельств дела, не может являться безусловным доказательством поставки товара по спорной накладной; кроме того, в период времени, когда возможно могла быть проставлена подпись на накладной, свидетель у ответчика не работал.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: УПД: выставление, заполнение, исправление
(Издательство "Главная книга", 2025)УПД со статусом 2 подписывают работники, уполномоченные на подписание первички.
(Издательство "Главная книга", 2025)УПД со статусом 2 подписывают работники, уполномоченные на подписание первички.
Статья: О факсимильной подписи на первичных учетных документах, отчетности и контрактах
(Максимова А.)
("Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 3)О ФАКСИМИЛЬНОЙ ПОДПИСИ НА ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ,
(Максимова А.)
("Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 3)О ФАКСИМИЛЬНОЙ ПОДПИСИ НА ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ,
Нормативные акты
Решение Ленинградского УФАС России от 01.10.2024 по делу N 047/06/104-2753/2024
О включении сведений в реестр недобросовестных поставщиков.- 2.4. Поставщик обязан уведомить Заказчика о дате и времени поставки товара. Такое уведомление направляется не менее чем за 3 (три) рабочих дня до момента поставки товара, с указанием даты и номера договора посредством электронной и/или факсимильной связи.
О включении сведений в реестр недобросовестных поставщиков.- 2.4. Поставщик обязан уведомить Заказчика о дате и времени поставки товара. Такое уведомление направляется не менее чем за 3 (три) рабочих дня до момента поставки товара, с указанием даты и номера договора посредством электронной и/или факсимильной связи.
Решение Краснодарского УФАС России от 24.10.2022 N 950/2022 по делу N 023/06/99-5035/2022
Нарушение: ч. 12 ст. 48, ч. 3 ст. 7, ч. 13 ст. 94 Закона о контрактной системе.
Решение: Признать жалобу необоснованной; выдать предписание об устранении нарушений.Согласно п. 5.2. проекта Контракта - Поставка товара осуществляется с 01.01.2023 по 31.12.2023 г. Поставка осуществляется партиями согласно заявке Заказчика, направляемой за семь дней до фактической даты поставки посредством факсимильной связи. Заявка заказчика формируется на основании Спецификации (Приложение 1 к контракту) с указанием наименования и требуемого количества товара, даты и времени поставки.
Нарушение: ч. 12 ст. 48, ч. 3 ст. 7, ч. 13 ст. 94 Закона о контрактной системе.
Решение: Признать жалобу необоснованной; выдать предписание об устранении нарушений.Согласно п. 5.2. проекта Контракта - Поставка товара осуществляется с 01.01.2023 по 31.12.2023 г. Поставка осуществляется партиями согласно заявке Заказчика, направляемой за семь дней до фактической даты поставки посредством факсимильной связи. Заявка заказчика формируется на основании Спецификации (Приложение 1 к контракту) с указанием наименования и требуемого количества товара, даты и времени поставки.
Статья: Налоговая проверка в компании. Как подготовиться: пошаговая инструкция
(Солдаткин В.)
("Финансовая газета", 2019, N 9)Обратите особое внимание на наличие договоров с контрагентами. Если электронный документооборот в компании не практикуется, все договоры, дополнительные соглашения, акты, накладные должны быть в письменной форме. Отсутствие договора само по себе не является нарушением, ведь факт поставки товара, выполнения работ или оказания услуг подтверждается первичными документами.
(Солдаткин В.)
("Финансовая газета", 2019, N 9)Обратите особое внимание на наличие договоров с контрагентами. Если электронный документооборот в компании не практикуется, все договоры, дополнительные соглашения, акты, накладные должны быть в письменной форме. Отсутствие договора само по себе не является нарушением, ведь факт поставки товара, выполнения работ или оказания услуг подтверждается первичными документами.
Вопрос: Подскажите, вправе ли мы принять НДС к вычету по тем счетам-фактурам, на которых стоит не собственноручная подпись директора, а факсимиле.
("НДС. Налог на добавленную стоимость", 2008, N 9)В то же время есть пример решения в пользу налогоплательщика. В нем указано, что ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве не написано, какая подпись считается личной - собственноручная или факсимильная. А раз так, то использовать последнюю можно (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. N А42-4217/2006). Справедливости ради отметим, что это, пожалуй, единственное решение на сегодняшний день в пользу компаний. Посоветовать в этой ситуации можно следующее: генеральному директору издать приказ, позволяющий использовать его факсимиле на "первичке" в определенных ситуациях (болезнь, отпуск и проч.). И прописать в нем круг лиц, которые вправе ставить оттиск. Однако самым оптимальным будет передать право подписи первичных документов бухгалтеру.
("НДС. Налог на добавленную стоимость", 2008, N 9)В то же время есть пример решения в пользу налогоплательщика. В нем указано, что ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве не написано, какая подпись считается личной - собственноручная или факсимильная. А раз так, то использовать последнюю можно (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. N А42-4217/2006). Справедливости ради отметим, что это, пожалуй, единственное решение на сегодняшний день в пользу компаний. Посоветовать в этой ситуации можно следующее: генеральному директору издать приказ, позволяющий использовать его факсимиле на "первичке" в определенных ситуациях (болезнь, отпуск и проч.). И прописать в нем круг лиц, которые вправе ставить оттиск. Однако самым оптимальным будет передать право подписи первичных документов бухгалтеру.
Статья: Перестрахование, но не перестраховка
(Дедиков С.)
("Бизнес-адвокат", N 11, 2001)Последнее обстоятельство, конечно, заслуживает более обстоятельного анализа. На чем основаны требования налоговых органов и аудиторов? Попробуем разобраться. Подпункт "ж" п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ требует, чтобы на первичных документах были поставлены личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. В п. 13 Положения о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н, сказано, что первичные документы, в т.ч. на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны содержать личные подписи и их расшифровки. Казалось бы, что требования контролирующих государственных органов и аудиторов обоснованны, однако это кажется лишь при поверхностном подходе.
(Дедиков С.)
("Бизнес-адвокат", N 11, 2001)Последнее обстоятельство, конечно, заслуживает более обстоятельного анализа. На чем основаны требования налоговых органов и аудиторов? Попробуем разобраться. Подпункт "ж" п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ требует, чтобы на первичных документах были поставлены личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. В п. 13 Положения о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н, сказано, что первичные документы, в т.ч. на бумажных и машиночитаемых носителях информации, должны содержать личные подписи и их расшифровки. Казалось бы, что требования контролирующих государственных органов и аудиторов обоснованны, однако это кажется лишь при поверхностном подходе.
Статья: Какие недочеты в накладной могут привести к доначислениям
(Кузнецова М.)
("Налоги и налоговое планирование", 2011, N 8)В накладной вместо подписи стоит факсимиле
(Кузнецова М.)
("Налоги и налоговое планирование", 2011, N 8)В накладной вместо подписи стоит факсимиле
Статья: Документы с факсимильными подписями
(Дубова Я.Г.)
("Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 1)Может ли договор, заключенный между юридическими лицами (на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг), быть подписан уполномоченными лицами сторон с использованием факсимиле? Допустимо ли применение факсимильной подписи при составлении первичного учетного документа и счета-фактуры?
(Дубова Я.Г.)
("Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 1)Может ли договор, заключенный между юридическими лицами (на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг), быть подписан уполномоченными лицами сторон с использованием факсимиле? Допустимо ли применение факсимильной подписи при составлении первичного учетного документа и счета-фактуры?
Вопрос: Наша компания заключила договор с другой организацией. Контрагент предложил при оформлении сделки использовать факсимиле. Можно ли заверять документы такой подписью?
("ЭЖ Вопрос-Ответ", 2018, N 2)Другие арбитры считали, что компания имеет право на вычет НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью, но только если ее использование предусмотрено договором. Так, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 03.12.2010 по делу N А45-16746/2009 отказал компании в вычете НДС в связи с тем, что организация не представила документального подтверждения того, что стороны сделки договорились о применении факсимиле при оформлении первичных документов. Поэтому суд пришел к выводу, что при отсутствии соглашения об использовании такого способа визирования документов применение факсимиле говорит о нарушении требований ст. 169 НК РФ. При этом арбитры отмечали, что действующее законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур.
("ЭЖ Вопрос-Ответ", 2018, N 2)Другие арбитры считали, что компания имеет право на вычет НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью, но только если ее использование предусмотрено договором. Так, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 03.12.2010 по делу N А45-16746/2009 отказал компании в вычете НДС в связи с тем, что организация не представила документального подтверждения того, что стороны сделки договорились о применении факсимиле при оформлении первичных документов. Поэтому суд пришел к выводу, что при отсутствии соглашения об использовании такого способа визирования документов применение факсимиле говорит о нарушении требований ст. 169 НК РФ. При этом арбитры отмечали, что действующее законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур.
Статья: НДС: обзор
(Ижевская К.И.)
("Бюджетный учет", 2010, N 5)В этом же Постановлении арбитры указали, что не возбраняется ставить подписи факсимильной печатью. Ведь действующее законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривает запрета на совершение подписи первичных документов путем проставления штампа-факсимиле.
(Ижевская К.И.)
("Бюджетный учет", 2010, N 5)В этом же Постановлении арбитры указали, что не возбраняется ставить подписи факсимильной печатью. Ведь действующее законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривает запрета на совершение подписи первичных документов путем проставления штампа-факсимиле.
Статья: Путевые листы: оформление и порядок списания ГСМ
(Сильвестрова Т.)
("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2007, N 9)На практике встречается также следующее нарушение правил заполнения путевых листов: при использовании автомобиля руководителем учреждения на обратной стороне путевого листа в графе "Подпись лица, пользовавшегося автомобилем" ставится факсимильное воспроизведение его подписи. Это недопустимо, поскольку путевой лист является первичным учетным документом, в котором согласно ст. 9 Закона N 129-ФЗ должна быть личная подпись лица, пользующегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.
(Сильвестрова Т.)
("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2007, N 9)На практике встречается также следующее нарушение правил заполнения путевых листов: при использовании автомобиля руководителем учреждения на обратной стороне путевого листа в графе "Подпись лица, пользовавшегося автомобилем" ставится факсимильное воспроизведение его подписи. Это недопустимо, поскольку путевой лист является первичным учетным документом, в котором согласно ст. 9 Закона N 129-ФЗ должна быть личная подпись лица, пользующегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.
Статья: Комментарий к Приказу Минфина России от 13.10.2003 N 91н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств" (Начало)
(Орлова Е.В.)
("Налоговый вестник: комментарии к нормативным документам для бухгалтеров", 2004, N 2)Личная подпись имеет идентифицирующее значение и отвечает на вопрос: чья именно подпись поставлена? При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной или цифровой. Собственноручная подпись имеет квалифицирующий характер и отражает исключительно способ ее воспроизведения.
(Орлова Е.В.)
("Налоговый вестник: комментарии к нормативным документам для бухгалтеров", 2004, N 2)Личная подпись имеет идентифицирующее значение и отвечает на вопрос: чья именно подпись поставлена? При этом личная подпись может быть собственноручной, факсимильной или цифровой. Собственноручная подпись имеет квалифицирующий характер и отражает исключительно способ ее воспроизведения.
Статья: Факсимильная подпись на акте КС-2
(Васильев Ю.А.)
("Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 2)Известно, что получить деньги с заказчика за выполненные работы бывает нелегко. Некоторые заказчики находят множество причин, чтобы обосновать отказ в перечислении денег (договор является незаключенным, работы выполнены некачественно, нарушен срок сдачи, завышены объемы и расценки, в акте указаны не те виды работ и т.д. и т.п.). Поводом для непризнания задолженности и ее непогашения может быть и то, что на акте сдачи-приема работ поставлена не личная подпись представителя заказчика, а ее факсимильное воспроизведение, использование которого не предусмотрено договором подряда. Влияет ли это обстоятельство на оплату работ? Нужно ли опасаться каких-либо претензий со стороны налогового органа? Отражать ли операции в бухгалтерском учете, если на документах стоит факсимиле? Разберемся с этим.
(Васильев Ю.А.)
("Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 2)Известно, что получить деньги с заказчика за выполненные работы бывает нелегко. Некоторые заказчики находят множество причин, чтобы обосновать отказ в перечислении денег (договор является незаключенным, работы выполнены некачественно, нарушен срок сдачи, завышены объемы и расценки, в акте указаны не те виды работ и т.д. и т.п.). Поводом для непризнания задолженности и ее непогашения может быть и то, что на акте сдачи-приема работ поставлена не личная подпись представителя заказчика, а ее факсимильное воспроизведение, использование которого не предусмотрено договором подряда. Влияет ли это обстоятельство на оплату работ? Нужно ли опасаться каких-либо претензий со стороны налогового органа? Отражать ли операции в бухгалтерском учете, если на документах стоит факсимиле? Разберемся с этим.