Можно ли хранить паспортные данные сотрудников
Подборка наиболее важных документов по запросу Можно ли хранить паспортные данные сотрудников (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Перспективы и риски спора в суде общей юрисдикции: Работник требует признать незаконными действия Работодателя по обработке (сбору, хранению, использованию, распространению и пр.) персональных данных
(КонсультантПлюс, 2025)При оформлении трудовых отношений Работник предоставил Работодателю свои персональные данные. По мнению Работника, Работодатель незаконно осуществляет действия по обработке (сбору, хранению, использованию, распространению и пр.) персональных данных Работника. Например, сообщил персональные данные Работника (паспортные данные, сведения о семейном положении, трудовой деятельности и доходах и пр.) третьей стороне без его согласия.
(КонсультантПлюс, 2025)При оформлении трудовых отношений Работник предоставил Работодателю свои персональные данные. По мнению Работника, Работодатель незаконно осуществляет действия по обработке (сбору, хранению, использованию, распространению и пр.) персональных данных Работника. Например, сообщил персональные данные Работника (паспортные данные, сведения о семейном положении, трудовой деятельности и доходах и пр.) третьей стороне без его согласия.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?
(Консультация эксперта, 2025)Вместе с тем паспорт гражданина РФ содержит персональные данные работника, а хранение копий паспорта подпадает под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Закон N 152-ФЗ)).
(Консультация эксперта, 2025)Вместе с тем паспорт гражданина РФ содержит персональные данные работника, а хранение копий паспорта подпадает под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Закон N 152-ФЗ)).
Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде
(КонсультантПлюс, 2025)При необходимости сведения о работнике на первой странице (титульном листе) могут быть изменены. Например, при заключении брака может измениться фамилия (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2025)При необходимости сведения о работнике на первой странице (титульном листе) могут быть изменены. Например, при заключении брака может измениться фамилия (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Нормативные акты
"Обзор практики рассмотрения судами дел о материальной ответственности работника"
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018)Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации указала, что судом апелляционной инстанции названные выше нормативные положения и разъяснения Пленума Верховного Суда Российской Федерации по их применению не учтены, а также не принято во внимание, что представленный договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности от 22 мая 2014 г. не соответствует требованиям, установленным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 31 декабря 2002 г. N 85, а именно: договор не содержит перечня всех лиц коллектива, которые приняли условия о полной материальной ответственности и к которым может быть применена ответственность; из содержания договора невозможно установить, кто из работников и когда включался в состав коллектива (бригады) и исключался из него; мнение коллектива (бригады) по включению в состав новых работников; каким образом осуществлялся прием, хранение и передача имущества. В договоре также не установлены способы выявления материального ущерба (например, инвентаризация) и распределения ответственности между членами коллектива, не определены способы погашения возникшего обязательства по недостаче или порче имущества, порядок выявления степени виновности каждого члена коллектива, не установлен срок действия договора, не отражены паспортные данные, адреса участников коллектива (бригады). Из нескольких отдельных листов с подписями работников невозможно с достоверностью установить, к какому договору о коллективной материальной ответственности они относятся.
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018)Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации указала, что судом апелляционной инстанции названные выше нормативные положения и разъяснения Пленума Верховного Суда Российской Федерации по их применению не учтены, а также не принято во внимание, что представленный договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности от 22 мая 2014 г. не соответствует требованиям, установленным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 31 декабря 2002 г. N 85, а именно: договор не содержит перечня всех лиц коллектива, которые приняли условия о полной материальной ответственности и к которым может быть применена ответственность; из содержания договора невозможно установить, кто из работников и когда включался в состав коллектива (бригады) и исключался из него; мнение коллектива (бригады) по включению в состав новых работников; каким образом осуществлялся прием, хранение и передача имущества. В договоре также не установлены способы выявления материального ущерба (например, инвентаризация) и распределения ответственности между членами коллектива, не определены способы погашения возникшего обязательства по недостаче или порче имущества, порядок выявления степени виновности каждого члена коллектива, не установлен срок действия договора, не отражены паспортные данные, адреса участников коллектива (бригады). Из нескольких отдельных листов с подписями работников невозможно с достоверностью установить, к какому договору о коллективной материальной ответственности они относятся.
Приказ МВД России от 12.04.1999 N 288
(ред. от 19.06.2018)
"О мерах по реализации Постановления Правительства Российской Федерации от 21 июля 1998 г. N 814"
(вместе с "Инструкцией по организации работы органов внутренних дел по контролю за оборотом гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации")
(Зарегистрировано в Минюсте России 24.06.1999 N 1814)Оружие и (или) патроны передаются при наличии договора об их временном хранении, заключенного владельцем оружия и (или) патронов со спортивной организацией или образовательным учреждением, после внесения соответствующих записей о модели, калибре, номере оружия и количестве, типе и калибре патронов в книгу временного хранения оружия и патронов с указанием паспортных данных представителя соответствующей организации и реквизитов разрешения, имеющегося на сдаваемое для временного хранения оружие (патроны), включая серию, номер, дату выдачи данного разрешения и наименование органа внутренних дел, его выдавшего.
(ред. от 19.06.2018)
"О мерах по реализации Постановления Правительства Российской Федерации от 21 июля 1998 г. N 814"
(вместе с "Инструкцией по организации работы органов внутренних дел по контролю за оборотом гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации")
(Зарегистрировано в Минюсте России 24.06.1999 N 1814)Оружие и (или) патроны передаются при наличии договора об их временном хранении, заключенного владельцем оружия и (или) патронов со спортивной организацией или образовательным учреждением, после внесения соответствующих записей о модели, калибре, номере оружия и количестве, типе и калибре патронов в книгу временного хранения оружия и патронов с указанием паспортных данных представителя соответствующей организации и реквизитов разрешения, имеющегося на сдаваемое для временного хранения оружие (патроны), включая серию, номер, дату выдачи данного разрешения и наименование органа внутренних дел, его выдавшего.
Статья: Искусственный интеллект в управлении следственными органами
(Цветков Ю.А.)
("Российский следователь", 2021, N 9)Практика применения аналогичных систем в Следственном комитете Российской Федерации имела такие же результаты. С 2014 г. в следственных управлениях Южного и Северо-Кавказского федеральных округов работала информационная система "Электронный паспорт уголовного дела". Основной сервер располагался в здании окружного главка. Сотрудники получали доступ к хранящимся на нем сведениям по защищенному каналу и только в том объеме, который соответствовал их полномочиям. Так, следователь мог видеть информацию только по своим делам, а также общедоступные базы данных. Система включала следующие сегменты: "Карточки уголовных дел", "Действия следователя", "Действия криминалиста", "Указания инспектора процессуального контроля", "Указания руководителя", "Сведения о продлении процессуальных сроков". Контур системы включал в себя следователей, следователей-криминалистов, руководителей следственных органов и инспекторов процессуального контроля. Все указанные лица обязаны были незамедлительно вносить соответствующую информацию по делам. В настоящее время работа паспорта приостановлена.
(Цветков Ю.А.)
("Российский следователь", 2021, N 9)Практика применения аналогичных систем в Следственном комитете Российской Федерации имела такие же результаты. С 2014 г. в следственных управлениях Южного и Северо-Кавказского федеральных округов работала информационная система "Электронный паспорт уголовного дела". Основной сервер располагался в здании окружного главка. Сотрудники получали доступ к хранящимся на нем сведениям по защищенному каналу и только в том объеме, который соответствовал их полномочиям. Так, следователь мог видеть информацию только по своим делам, а также общедоступные базы данных. Система включала следующие сегменты: "Карточки уголовных дел", "Действия следователя", "Действия криминалиста", "Указания инспектора процессуального контроля", "Указания руководителя", "Сведения о продлении процессуальных сроков". Контур системы включал в себя следователей, следователей-криминалистов, руководителей следственных органов и инспекторов процессуального контроля. Все указанные лица обязаны были незамедлительно вносить соответствующую информацию по делам. В настоящее время работа паспорта приостановлена.
Статья: Обработка ПДн для исполнения трудового законодательства: какие нюансы требуют внимания кадровых служб
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)При приеме на работу у соискателя обычно запрашивается целый пакет документов. Большинство из них нужно только проверить и вернуть работнику, так как хранение их копий Роструд считает избыточным. Даже если у вас есть согласие на их обработку и хранение, в личном деле работника нельзя хранить копии:
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)При приеме на работу у соискателя обычно запрашивается целый пакет документов. Большинство из них нужно только проверить и вернуть работнику, так как хранение их копий Роструд считает избыточным. Даже если у вас есть согласие на их обработку и хранение, в личном деле работника нельзя хранить копии:
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работниковХранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) работника в его личном деле работодатель может, если работник дал согласие на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).
Вопрос: Как документально оформляется замена работником паспорта в связи с достижением определенного возраста?
(Консультация эксперта, 2025)Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н), не предусмотрено внесение данных о серии и номере паспорта работника в трудовую книжку, поэтому вносить изменения в трудовую книжку (в случае ее ведения) в связи с заменой паспорта в 45 лет не надо.
(Консультация эксперта, 2025)Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н), не предусмотрено внесение данных о серии и номере паспорта работника в трудовую книжку, поэтому вносить изменения в трудовую книжку (в случае ее ведения) в связи с заменой паспорта в 45 лет не надо.
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2025)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
(Издательство "Главная книга", 2025)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
Статья: Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Эти документы нужно только проверить при приеме на работу и вернуть работнику. Данные паспорта, СНИЛС, контактный телефон вносятся в реквизиты сторон трудового договора.
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Эти документы нужно только проверить при приеме на работу и вернуть работнику. Данные паспорта, СНИЛС, контактный телефон вносятся в реквизиты сторон трудового договора.
Вопрос: Как организовать проведение внутреннего кадрового аудита и оформить итоги в организации?
(Консультация эксперта, 2025)Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?
(Консультация эксперта, 2025)Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?
Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле (см., например, вопрос "Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?").
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле (см., например, вопрос "Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?").
Вопрос: Какую дату надо указывать в графе "Дата начала обработки персональных данных" уведомления о намерении осуществлять обработку персональных данных?
(Консультация эксперта, 2025)Обработкой персональных данных признаются любые действия (операции) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).
(Консультация эксперта, 2025)Обработкой персональных данных признаются любые действия (операции) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).
Статья: Кто платит за ошибки персонала?
(Митрахович А.)
("Трудовое право", 2024, N 10)Судебная коллегия Верховного Суда не согласилась с данным решением, указав, что судом апелляционной инстанции нормативные положения и разъяснения Пленума Верховного Суда Российской Федерации по их применению не учтены, не принято во внимание, что имеющаяся в материалах дела копия договора о полной коллективной материальной ответственности, которая была представлена работодателем в суд первой инстанции и на которую суд апелляционной инстанции сослался в том числе как на основание для возложения на ответчиков полной материальной ответственности, не соответствует требованиям, установленным законом и нормативными актами, а именно: договор не содержит перечня всех лиц коллектива, которые приняли условия о полной материальной ответственности и к которым может быть применена ответственность; из содержания договора невозможно установить, кто из работников и когда включался в состав коллектива (бригады) и исключался из него; не учтено мнение коллектива (бригады) по включению в состав новых работников; каким образом осуществлялся прием, хранение и передача имущества. В договоре также не установлены способы выявления материального ущерба (например, инвентаризация) и распределения ответственности между членами коллектива, не определены способы погашения возникшего обязательства по недостаче или порче имущества, порядок выявления степени виновности каждого члена коллектива, не установлен срок действия договора, не отражены паспортные данные, адреса участников коллектива (бригады). Из имеющихся в материалах дела нескольких отдельных листов с подписями работников невозможно с достоверностью установить, к какому договору о коллективной материальной ответственности они относятся.
(Митрахович А.)
("Трудовое право", 2024, N 10)Судебная коллегия Верховного Суда не согласилась с данным решением, указав, что судом апелляционной инстанции нормативные положения и разъяснения Пленума Верховного Суда Российской Федерации по их применению не учтены, не принято во внимание, что имеющаяся в материалах дела копия договора о полной коллективной материальной ответственности, которая была представлена работодателем в суд первой инстанции и на которую суд апелляционной инстанции сослался в том числе как на основание для возложения на ответчиков полной материальной ответственности, не соответствует требованиям, установленным законом и нормативными актами, а именно: договор не содержит перечня всех лиц коллектива, которые приняли условия о полной материальной ответственности и к которым может быть применена ответственность; из содержания договора невозможно установить, кто из работников и когда включался в состав коллектива (бригады) и исключался из него; не учтено мнение коллектива (бригады) по включению в состав новых работников; каким образом осуществлялся прием, хранение и передача имущества. В договоре также не установлены способы выявления материального ущерба (например, инвентаризация) и распределения ответственности между членами коллектива, не определены способы погашения возникшего обязательства по недостаче или порче имущества, порядок выявления степени виновности каждого члена коллектива, не установлен срок действия договора, не отражены паспортные данные, адреса участников коллектива (бригады). Из имеющихся в материалах дела нескольких отдельных листов с подписями работников невозможно с достоверностью установить, к какому договору о коллективной материальной ответственности они относятся.