Можно ли хранить паспортные данные сотрудников
Подборка наиболее важных документов по запросу Можно ли хранить паспортные данные сотрудников (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Перспективы и риски спора в суде общей юрисдикции: Работник требует признать незаконными действия Работодателя по обработке (сбору, хранению, использованию, распространению и пр.) персональных данных
(КонсультантПлюс, 2026)При оформлении трудовых отношений Работник предоставил Работодателю свои персональные данные. По мнению Работника, Работодатель незаконно осуществляет действия по обработке (сбору, хранению, использованию, распространению и пр.) персональных данных Работника. Например, сообщил персональные данные Работника (паспортные данные, сведения о семейном положении, трудовой деятельности и доходах и пр.) третьей стороне без его согласия.
(КонсультантПлюс, 2026)При оформлении трудовых отношений Работник предоставил Работодателю свои персональные данные. По мнению Работника, Работодатель незаконно осуществляет действия по обработке (сбору, хранению, использованию, распространению и пр.) персональных данных Работника. Например, сообщил персональные данные Работника (паспортные данные, сведения о семейном положении, трудовой деятельности и доходах и пр.) третьей стороне без его согласия.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?
(Консультация эксперта, 2026)Вместе с тем паспорт гражданина РФ содержит персональные данные работника, а хранение копий паспорта подпадает под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Закон N 152-ФЗ)).
(Консультация эксперта, 2026)Вместе с тем паспорт гражданина РФ содержит персональные данные работника, а хранение копий паспорта подпадает под понятие "обработка персональных данных" (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (далее - Закон N 152-ФЗ)).
Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде
(КонсультантПлюс, 2026)При необходимости сведения о работнике на первой странице (титульном листе) могут быть изменены. Например, при заключении брака может измениться фамилия (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2026)При необходимости сведения о работнике на первой странице (титульном листе) могут быть изменены. Например, при заключении брака может измениться фамилия (п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Нормативные акты
"Обзор практики рассмотрения судами дел о материальной ответственности работника"
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018)Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации указала, что судом апелляционной инстанции названные выше нормативные положения и разъяснения Пленума Верховного Суда Российской Федерации по их применению не учтены, а также не принято во внимание, что представленный договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности от 22 мая 2014 г. не соответствует требованиям, установленным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 31 декабря 2002 г. N 85, а именно: договор не содержит перечня всех лиц коллектива, которые приняли условия о полной материальной ответственности и к которым может быть применена ответственность; из содержания договора невозможно установить, кто из работников и когда включался в состав коллектива (бригады) и исключался из него; мнение коллектива (бригады) по включению в состав новых работников; каким образом осуществлялся прием, хранение и передача имущества. В договоре также не установлены способы выявления материального ущерба (например, инвентаризация) и распределения ответственности между членами коллектива, не определены способы погашения возникшего обязательства по недостаче или порче имущества, порядок выявления степени виновности каждого члена коллектива, не установлен срок действия договора, не отражены паспортные данные, адреса участников коллектива (бригады). Из нескольких отдельных листов с подписями работников невозможно с достоверностью установить, к какому договору о коллективной материальной ответственности они относятся.
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018)Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации указала, что судом апелляционной инстанции названные выше нормативные положения и разъяснения Пленума Верховного Суда Российской Федерации по их применению не учтены, а также не принято во внимание, что представленный договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности от 22 мая 2014 г. не соответствует требованиям, установленным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 31 декабря 2002 г. N 85, а именно: договор не содержит перечня всех лиц коллектива, которые приняли условия о полной материальной ответственности и к которым может быть применена ответственность; из содержания договора невозможно установить, кто из работников и когда включался в состав коллектива (бригады) и исключался из него; мнение коллектива (бригады) по включению в состав новых работников; каким образом осуществлялся прием, хранение и передача имущества. В договоре также не установлены способы выявления материального ущерба (например, инвентаризация) и распределения ответственности между членами коллектива, не определены способы погашения возникшего обязательства по недостаче или порче имущества, порядок выявления степени виновности каждого члена коллектива, не установлен срок действия договора, не отражены паспортные данные, адреса участников коллектива (бригады). Из нескольких отдельных листов с подписями работников невозможно с достоверностью установить, к какому договору о коллективной материальной ответственности они относятся.
Приказ МВД России от 12.04.1999 N 288
(ред. от 19.06.2018)
"О мерах по реализации Постановления Правительства Российской Федерации от 21 июля 1998 г. N 814"
(вместе с "Инструкцией по организации работы органов внутренних дел по контролю за оборотом гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации")
(Зарегистрировано в Минюсте России 24.06.1999 N 1814)Оружие и (или) патроны передаются при наличии договора об их временном хранении, заключенного владельцем оружия и (или) патронов со спортивной организацией или образовательным учреждением, после внесения соответствующих записей о модели, калибре, номере оружия и количестве, типе и калибре патронов в книгу временного хранения оружия и патронов с указанием паспортных данных представителя соответствующей организации и реквизитов разрешения, имеющегося на сдаваемое для временного хранения оружие (патроны), включая серию, номер, дату выдачи данного разрешения и наименование органа внутренних дел, его выдавшего.
(ред. от 19.06.2018)
"О мерах по реализации Постановления Правительства Российской Федерации от 21 июля 1998 г. N 814"
(вместе с "Инструкцией по организации работы органов внутренних дел по контролю за оборотом гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации")
(Зарегистрировано в Минюсте России 24.06.1999 N 1814)Оружие и (или) патроны передаются при наличии договора об их временном хранении, заключенного владельцем оружия и (или) патронов со спортивной организацией или образовательным учреждением, после внесения соответствующих записей о модели, калибре, номере оружия и количестве, типе и калибре патронов в книгу временного хранения оружия и патронов с указанием паспортных данных представителя соответствующей организации и реквизитов разрешения, имеющегося на сдаваемое для временного хранения оружие (патроны), включая серию, номер, дату выдачи данного разрешения и наименование органа внутренних дел, его выдавшего.
Вопрос: Как документально оформляется замена работником паспорта в связи с достижением определенного возраста?
(Консультация эксперта, 2026)Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н), не предусмотрено внесение данных о серии и номере паспорта работника в трудовую книжку, поэтому вносить изменения в трудовую книжку (в случае ее ведения) в связи с заменой паспорта в 45 лет не надо.
(Консультация эксперта, 2026)Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н), не предусмотрено внесение данных о серии и номере паспорта работника в трудовую книжку, поэтому вносить изменения в трудовую книжку (в случае ее ведения) в связи с заменой паспорта в 45 лет не надо.
"Научно-практический постатейный комментарий к Федеральному закону "О персональных данных"
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)В качестве примера нарушения указанного принципа можно привести следующее дело, в котором "суд... сделал правильный вывод о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность, в котором содержатся все необходимые сведения. Хранение копий паспорта, страниц военного билета, свидетельства о заключении брака, свидетельства о рождении ребенка на рабочем месте превышает объем обрабатываемых персональных данных работника... нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству. При проведении проверки управление сделало правильный вывод о том, что банк производит обработку избыточных персональных данных по сравнению с теми, которые определены к заявленным целям их обработки, что является нарушением части 5 статьи 5 Закона N 152-ФЗ" (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу N А53-13327/2013). Аналогичным образом было квалифицировано указание в анкете работника полей для указания судимости такого работника или его близких родственников при отсутствии положения законодательства, обязывающего осуществлять сбор таких данных (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16 апреля 2019 г. N А55-21355/2018). Схожий подход применяется судами не только в трудовых отношениях, но и в случаях включения в анкету на выдачу кредита сведений о родственниках заемщика (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22 декабря 2016 г. по делу N А76-5164/2016).
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Савельев А.И.)
("Статут", 2021)В качестве примера нарушения указанного принципа можно привести следующее дело, в котором "суд... сделал правильный вывод о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность, в котором содержатся все необходимые сведения. Хранение копий паспорта, страниц военного билета, свидетельства о заключении брака, свидетельства о рождении ребенка на рабочем месте превышает объем обрабатываемых персональных данных работника... нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству. При проведении проверки управление сделало правильный вывод о том, что банк производит обработку избыточных персональных данных по сравнению с теми, которые определены к заявленным целям их обработки, что является нарушением части 5 статьи 5 Закона N 152-ФЗ" (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу N А53-13327/2013). Аналогичным образом было квалифицировано указание в анкете работника полей для указания судимости такого работника или его близких родственников при отсутствии положения законодательства, обязывающего осуществлять сбор таких данных (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16 апреля 2019 г. N А55-21355/2018). Схожий подход применяется судами не только в трудовых отношениях, но и в случаях включения в анкету на выдачу кредита сведений о родственниках заемщика (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22 декабря 2016 г. по делу N А76-5164/2016).
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2026)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
(Издательство "Главная книга", 2026)Копии паспорта, военного билета и других документов сотрудника, не связанных с работой, в личном деле хранить не надо. Все нужные вам данные из документов внесите в личную карточку.
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2026)Когда вы запрашиваете паспортные данные и другие сведения у работников при заключении трудового договора или даже раньше - при подборе, вы уже обрабатываете персональные данные.
(КонсультантПлюс, 2026)Когда вы запрашиваете паспортные данные и другие сведения у работников при заключении трудового договора или даже раньше - при подборе, вы уже обрабатываете персональные данные.
Справка: Проверки и другие контрольные (надзорные) мероприятия Роскомнадзора в сфере персональных данных
(КонсультантПлюс, 2026)обработка избыточных персональных данных (например, хранение в личном деле сотрудника копии его паспорта).
(КонсультантПлюс, 2026)обработка избыточных персональных данных (например, хранение в личном деле сотрудника копии его паспорта).
Статья: При приеме на работу обнаружили, что фамилия в трудовой книжке и паспорте не совпадает
(Тамочкина Т.Ю.)
("Кадровик-практик", 2024, N 5)В связи с тем что законом не регулируется, кто именно должен производить данные записи, полагаем, это может сделать любой работодатель, которому работник представит соответствующие документы, подтверждающие смену фамилии. Главное, чтобы при внесении изменений были полностью соблюдены правила, установленные в п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
(Тамочкина Т.Ю.)
("Кадровик-практик", 2024, N 5)В связи с тем что законом не регулируется, кто именно должен производить данные записи, полагаем, это может сделать любой работодатель, которому работник представит соответствующие документы, подтверждающие смену фамилии. Главное, чтобы при внесении изменений были полностью соблюдены правила, установленные в п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Статья: Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Эти документы нужно только проверить при приеме на работу и вернуть работнику. Данные паспорта, СНИЛС, контактный телефон вносятся в реквизиты сторон трудового договора.
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)Эти документы нужно только проверить при приеме на работу и вернуть работнику. Данные паспорта, СНИЛС, контактный телефон вносятся в реквизиты сторон трудового договора.
Вопрос: Работник российской организации - иностранный гражданин поменял гражданство одного иностранного государства на другое. Какие действия предпринять работодателю?
(Консультация эксперта, 2023)К ним предъявляются требования при обработке персональных данных работника и на их распространяются гарантии их защиты, предусмотренные ст. 86 ТК РФ. В частности, работодатель и его представители при обработке персональных данных работника (при запросе, получении, хранении, обработке паспортных данных в том числе) обязаны получать все персональные данные работника у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (п. 3 ст. 86 ТК РФ).
(Консультация эксперта, 2023)К ним предъявляются требования при обработке персональных данных работника и на их распространяются гарантии их защиты, предусмотренные ст. 86 ТК РФ. В частности, работодатель и его представители при обработке персональных данных работника (при запросе, получении, хранении, обработке паспортных данных в том числе) обязаны получать все персональные данные работника у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (п. 3 ст. 86 ТК РФ).
Статья: Концепция законодательного регулирования оборота цифровых прав: доктринальные основания и перспективы практической реализации
(Курбанов Р.А., Баланюк Л.Л.)
("Журнал российского права", 2023, N 6)8. Внедрение электронной трудовой книжки, обеспечение возможности заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров в электронном виде, ведения электронного кадрового документооборота (п. 1.5 Паспорта проекта). Помимо упрощения ведения кадрового делопроизводства становится невозможным злоупотребление работниками в трудовой сфере, в частности заведение двух и более трудовых книг, подделка документов при приеме на работу и т.п. В свою очередь, работникам обеспечивается сохранность данных о трудовом стаже, упрощается сбор необходимых документов при приеме на работу, получении социальных выплат и пр. В совокупности электронный кадровый документооборот снижает организационные расходы на обеспечение производства.
(Курбанов Р.А., Баланюк Л.Л.)
("Журнал российского права", 2023, N 6)8. Внедрение электронной трудовой книжки, обеспечение возможности заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров в электронном виде, ведения электронного кадрового документооборота (п. 1.5 Паспорта проекта). Помимо упрощения ведения кадрового делопроизводства становится невозможным злоупотребление работниками в трудовой сфере, в частности заведение двух и более трудовых книг, подделка документов при приеме на работу и т.п. В свою очередь, работникам обеспечивается сохранность данных о трудовом стаже, упрощается сбор необходимых документов при приеме на работу, получении социальных выплат и пр. В совокупности электронный кадровый документооборот снижает организационные расходы на обеспечение производства.
Статья: Персональные данные в кадрах: что и кому можно обрабатывать, а что грозит миллионными штрафами
(Лагутин М.)
("Делопроизводство", 2025, N 2)Однако ч. 5 ст. 18 152-ФЗ обязывает первично собирать персональные данные на серверах, которые территориально расположены в России. Поэтому рекомендуется переходить на отечественные "рельсы" и отказываться от иностранных корпоративных сервисов, либо изменить подход к работе с такими сервисами, обеспечив требования о локализации персональных данных.
(Лагутин М.)
("Делопроизводство", 2025, N 2)Однако ч. 5 ст. 18 152-ФЗ обязывает первично собирать персональные данные на серверах, которые территориально расположены в России. Поэтому рекомендуется переходить на отечественные "рельсы" и отказываться от иностранных корпоративных сервисов, либо изменить подход к работе с такими сервисами, обеспечив требования о локализации персональных данных.