Копия паспорта у работодателя
Подборка наиболее важных документов по запросу Копия паспорта у работодателя (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Загранкомандировка
(КонсультантПлюс, 2025)"...Судом... установлено, что... истец вылетел из Российской Федерации, прибыв в Японию... вернулся... 12 сентября 2020 г., что подтверждается копией заграничного паспорта истца, билетами, посадочными талонами, маршрутной квитанцией, рабочей визой на весь период пребывания.
(КонсультантПлюс, 2025)"...Судом... установлено, что... истец вылетел из Российской Федерации, прибыв в Японию... вернулся... 12 сентября 2020 г., что подтверждается копией заграничного паспорта истца, билетами, посадочными талонами, маршрутной квитанцией, рабочей визой на весь период пребывания.
Апелляционное определение Архангельского областного суда от 25.05.2023 по делу N 33-2994/2023 (УИД 29RS0008-01-2022-004668-77)
Категория спора: Компенсации.
Требования лица, имеющего право на компенсации и выплаты компенсационного характера: О взыскании задолженности по выплате компенсации стоимости проезда к месту отдыха (лечения) и обратно (об обязании выплатить компенсацию).
Обстоятельства: Истица обратилась к работодателю заявлением о возмещении расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, однако, ей было отказано в принятии документов, в связи с отсутствием справки о стоимости перелета.
Решение: Удовлетворено в части.Отклоняя доводы ответчика об отсутствии оснований для компенсации проезда по мотиву обращения истца после увольнения, суд указал, что сроки на обращение к работодателю с заявлением на оплату проезда к месту отдыха и обратно истцом не нарушены, копиями паспортов истца и ее несовершеннолетних детей, представленных суду, подтверждается факт пресечения границы Российской Федерации.
Категория спора: Компенсации.
Требования лица, имеющего право на компенсации и выплаты компенсационного характера: О взыскании задолженности по выплате компенсации стоимости проезда к месту отдыха (лечения) и обратно (об обязании выплатить компенсацию).
Обстоятельства: Истица обратилась к работодателю заявлением о возмещении расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, однако, ей было отказано в принятии документов, в связи с отсутствием справки о стоимости перелета.
Решение: Удовлетворено в части.Отклоняя доводы ответчика об отсутствии оснований для компенсации проезда по мотиву обращения истца после увольнения, суд указал, что сроки на обращение к работодателю с заявлением на оплату проезда к месту отдыха и обратно истцом не нарушены, копиями паспортов истца и ее несовершеннолетних детей, представленных суду, подтверждается факт пресечения границы Российской Федерации.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
Нормативные акты
Указ Президента РФ от 04.01.2024 N 11
(ред. от 23.10.2025)
"Об определении отдельных категорий иностранных граждан и лиц без гражданства, имеющих право обратиться с заявлением о приеме в гражданство Российской Федерации"б) документы, свидетельствующие о перемене фамилии, имени или отчества (документы, выданные органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния, паспорт с отметкой о регистрации заключения (расторжения) брака, трудовая книжка (копия трудовой книжки, заверенная в установленном порядке работодателем), решение суда или иной документ), - в случае изменения фамилии, имени или отчества иностранного гражданина или лица без гражданства;
(ред. от 23.10.2025)
"Об определении отдельных категорий иностранных граждан и лиц без гражданства, имеющих право обратиться с заявлением о приеме в гражданство Российской Федерации"б) документы, свидетельствующие о перемене фамилии, имени или отчества (документы, выданные органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния, паспорт с отметкой о регистрации заключения (расторжения) брака, трудовая книжка (копия трудовой книжки, заверенная в установленном порядке работодателем), решение суда или иной документ), - в случае изменения фамилии, имени или отчества иностранного гражданина или лица без гражданства;
Федеральный закон от 03.07.2016 N 238-ФЗ
"О независимой оценке квалификации"3. Для прохождения профессионального экзамена в центр оценки квалификаций представляются письменное заявление соискателя по установленному образцу, поданное лично, через законного представителя или в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", копия паспорта или копия иного документа, удостоверяющего личность, а также иные документы, необходимые для прохождения соискателем профессионального экзамена по соответствующей квалификации, информация о которой содержится в реестре.
"О независимой оценке квалификации"3. Для прохождения профессионального экзамена в центр оценки квалификаций представляются письменное заявление соискателя по установленному образцу, поданное лично, через законного представителя или в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", копия паспорта или копия иного документа, удостоверяющего личность, а также иные документы, необходимые для прохождения соискателем профессионального экзамена по соответствующей квалификации, информация о которой содержится в реестре.
Статья: Личный кабинет работодателя по охране труда
(Агуреева Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 11)1) полное и сокращенное (при наличии) наименование, в том числе фирменное наименование и организационно-правовую форму юридического лица; адрес его места нахождения; государственный регистрационный номер записи о создании юрлица; реквизиты документа, подтверждающего внесение сведений в ЕГРЮЛ; телефон и адрес электронной почты организации (либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, адрес места жительства, паспортные данные, ОГРН, телефон, электронную почту);
(Агуреева Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2023, N 11)1) полное и сокращенное (при наличии) наименование, в том числе фирменное наименование и организационно-правовую форму юридического лица; адрес его места нахождения; государственный регистрационный номер записи о создании юрлица; реквизиты документа, подтверждающего внесение сведений в ЕГРЮЛ; телефон и адрес электронной почты организации (либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя, адрес места жительства, паспортные данные, ОГРН, телефон, электронную почту);
"Заработная плата"
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Если в коллективном договоре организации, не относящейся к бюджетной сфере, предусмотрено, что при выезде работника за границу для проведения отдыха работодатель возмещает стоимость проезда до места пересечения границы РФ, то при выезде работника за границу воздушным транспортом без остановки в ближайшем к месту пересечения границы пункте (без оформления проездного документа до этого пункта) признаются расходами на оплату труда суммы, определенные на основании справки о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданной транспортной организацией. Кроме перевозочных документов, работнику следует предоставить копию заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ (письмо Минфина России от 19.12.2014 N 03-03-06/1/66014).
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Если в коллективном договоре организации, не относящейся к бюджетной сфере, предусмотрено, что при выезде работника за границу для проведения отдыха работодатель возмещает стоимость проезда до места пересечения границы РФ, то при выезде работника за границу воздушным транспортом без остановки в ближайшем к месту пересечения границы пункте (без оформления проездного документа до этого пункта) признаются расходами на оплату труда суммы, определенные на основании справки о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданной транспортной организацией. Кроме перевозочных документов, работнику следует предоставить копию заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ (письмо Минфина России от 19.12.2014 N 03-03-06/1/66014).
Статья: Предоставление мужу ежегодного отпуска во время предоставления жене отпуска по беременности и родам
(Семенова М.А.)
("Кадровик-практик", 2025, N 1)Как правило, работнику не составляет труда предъявить оригиналы свидетельства о заключении брака и паспорта. Но порой работники представляют лишь копии этих документов (например, когда они трудятся дистанционно и не могут лично явиться к работодателю для демонстрации подлинников). На портале Роструда в этой связи отмечается: "Если работодатель сомневается в достоверности копии свидетельства о заключении брака и паспорта, то он вправе потребовать предоставить надлежащим образом заверенные (в том числе нотариально) копии указанных документов" (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос N 144102 от 09.02.2021).
(Семенова М.А.)
("Кадровик-практик", 2025, N 1)Как правило, работнику не составляет труда предъявить оригиналы свидетельства о заключении брака и паспорта. Но порой работники представляют лишь копии этих документов (например, когда они трудятся дистанционно и не могут лично явиться к работодателю для демонстрации подлинников). На портале Роструда в этой связи отмечается: "Если работодатель сомневается в достоверности копии свидетельства о заключении брака и паспорта, то он вправе потребовать предоставить надлежащим образом заверенные (в том числе нотариально) копии указанных документов" (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос N 144102 от 09.02.2021).
Вопрос: Как документально оформляется замена работником паспорта в связи с достижением определенного возраста?
(Консультация эксперта, 2025)Полагаем, что при замене паспорта работником организации в связи с достижением определенного возраста (20 и 45 лет) руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо организации на основании заявления работника с приложением копии нового паспорта может издать соответствующий приказ (распоряжение) о внесении необходимых изменений в трудовой договор работника.
(Консультация эксперта, 2025)Полагаем, что при замене паспорта работником организации в связи с достижением определенного возраста (20 и 45 лет) руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо организации на основании заявления работника с приложением копии нового паспорта может издать соответствующий приказ (распоряжение) о внесении необходимых изменений в трудовой договор работника.
Статья: Как учесть расходы на парковку легковых автомобилей сотрудников возле офиса
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2025, N 10)- право собственности работника на автомобиль. К примеру, копии паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации;
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2025, N 10)- право собственности работника на автомобиль. К примеру, копии паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации;
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работниковХранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) работника в его личном деле работодатель может, если работник дал согласие на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).
Вопрос: Как оформить выдачу из кассы депонированной заработной платы по доверенности?
(Консультация эксперта, 2025)Сама доверенность или ее заверенная копия прикладывается к РКО. Для получения денег представитель работника, указанный в доверенности, должен предъявить кассиру паспорт.
(Консультация эксперта, 2025)Сама доверенность или ее заверенная копия прикладывается к РКО. Для получения денег представитель работника, указанный в доверенности, должен предъявить кассиру паспорт.
Статья: Комментарий к Письму Министерства финансов РФ от 10.03.2023 N 03-04-05/19896 <Как обучение за границей влияет на налоговый статус физлица?>
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 11)Ответственность за определение налогового статуса работников лежит на работодателе, который является налоговым агентом по отношению к ним. Это дает право бухгалтерии запрашивать у работников все документы, позволяющие правильно определить налоговый статус. К таким относятся, например, копии паспорта с отметками о пересечении границы, квитанции, подтверждающие проживание в гостинице, и другие бумаги.
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 11)Ответственность за определение налогового статуса работников лежит на работодателе, который является налоговым агентом по отношению к ним. Это дает право бухгалтерии запрашивать у работников все документы, позволяющие правильно определить налоговый статус. К таким относятся, например, копии паспорта с отметками о пересечении границы, квитанции, подтверждающие проживание в гостинице, и другие бумаги.
"Правовое регулирование новых видов предпринимательской деятельности: практическое пособие"
(Абрамов В.Ю., Абрамов Ю.В.)
("Юстицинформ", 2023)Электронный формат документооборота позволяет сторонам заключить трудовой договор о дистанционной работе путем обмена электронными документами. С этой целью дистанционный работник вправе представить работодателю документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, а именно паспорт, СНИЛС, документ об образовании, военный билет, трудовую книжку и т.п. в форме электронного образа документа и по требованию работодателя направить ему по почте заказным письмом с уведомлением о вручении нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
(Абрамов В.Ю., Абрамов Ю.В.)
("Юстицинформ", 2023)Электронный формат документооборота позволяет сторонам заключить трудовой договор о дистанционной работе путем обмена электронными документами. С этой целью дистанционный работник вправе представить работодателю документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, а именно паспорт, СНИЛС, документ об образовании, военный билет, трудовую книжку и т.п. в форме электронного образа документа и по требованию работодателя направить ему по почте заказным письмом с уведомлением о вручении нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Вопрос: Работник заменил паспорт и отказывается представить работодателю новые паспортные данные. Как поступить работодателю? Можно ли привлечь работника к дисциплинарной ответственности?
(Консультация эксперта, 2023)Роструд также подтвердил, что работодатель вправе хранить копии документов работника, в том числе копию паспорта, в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).
(Консультация эксперта, 2023)Роструд также подтвердил, что работодатель вправе хранить копии документов работника, в том числе копию паспорта, в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).