Копия паспорта у работодателя
Подборка наиболее важных документов по запросу Копия паспорта у работодателя (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Загранкомандировка
(КонсультантПлюс, 2025)"...Судом... установлено, что... истец вылетел из Российской Федерации, прибыв в Японию... вернулся... 12 сентября 2020 г., что подтверждается копией заграничного паспорта истца, билетами, посадочными талонами, маршрутной квитанцией, рабочей визой на весь период пребывания.
(КонсультантПлюс, 2025)"...Судом... установлено, что... истец вылетел из Российской Федерации, прибыв в Японию... вернулся... 12 сентября 2020 г., что подтверждается копией заграничного паспорта истца, билетами, посадочными талонами, маршрутной квитанцией, рабочей визой на весь период пребывания.
Апелляционное определение Архангельского областного суда от 25.05.2023 по делу N 33-2994/2023 (УИД 29RS0008-01-2022-004668-77)
Категория спора: Компенсации.
Требования лица, имеющего право на компенсации и выплаты компенсационного характера: О взыскании задолженности по выплате компенсации стоимости проезда к месту отдыха (лечения) и обратно (об обязании выплатить компенсацию).
Обстоятельства: Истица обратилась к работодателю заявлением о возмещении расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, однако, ей было отказано в принятии документов, в связи с отсутствием справки о стоимости перелета.
Решение: Удовлетворено в части.Отклоняя доводы ответчика об отсутствии оснований для компенсации проезда по мотиву обращения истца после увольнения, суд указал, что сроки на обращение к работодателю с заявлением на оплату проезда к месту отдыха и обратно истцом не нарушены, копиями паспортов истца и ее несовершеннолетних детей, представленных суду, подтверждается факт пресечения границы Российской Федерации.
Категория спора: Компенсации.
Требования лица, имеющего право на компенсации и выплаты компенсационного характера: О взыскании задолженности по выплате компенсации стоимости проезда к месту отдыха (лечения) и обратно (об обязании выплатить компенсацию).
Обстоятельства: Истица обратилась к работодателю заявлением о возмещении расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, однако, ей было отказано в принятии документов, в связи с отсутствием справки о стоимости перелета.
Решение: Удовлетворено в части.Отклоняя доводы ответчика об отсутствии оснований для компенсации проезда по мотиву обращения истца после увольнения, суд указал, что сроки на обращение к работодателю с заявлением на оплату проезда к месту отдыха и обратно истцом не нарушены, копиями паспортов истца и ее несовершеннолетних детей, представленных суду, подтверждается факт пресечения границы Российской Федерации.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
Нормативные акты
Указ Президента РФ от 04.01.2024 N 11
(ред. от 23.10.2025)
"Об определении отдельных категорий иностранных граждан и лиц без гражданства, имеющих право обратиться с заявлением о приеме в гражданство Российской Федерации"б) документы, свидетельствующие о перемене фамилии, имени или отчества (документы, выданные органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния, паспорт с отметкой о регистрации заключения (расторжения) брака, трудовая книжка (копия трудовой книжки, заверенная в установленном порядке работодателем), решение суда или иной документ), - в случае изменения фамилии, имени или отчества иностранного гражданина или лица без гражданства;
(ред. от 23.10.2025)
"Об определении отдельных категорий иностранных граждан и лиц без гражданства, имеющих право обратиться с заявлением о приеме в гражданство Российской Федерации"б) документы, свидетельствующие о перемене фамилии, имени или отчества (документы, выданные органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния, паспорт с отметкой о регистрации заключения (расторжения) брака, трудовая книжка (копия трудовой книжки, заверенная в установленном порядке работодателем), решение суда или иной документ), - в случае изменения фамилии, имени или отчества иностранного гражданина или лица без гражданства;
Федеральный закон от 03.07.2016 N 238-ФЗ
"О независимой оценке квалификации"3. Для прохождения профессионального экзамена в центр оценки квалификаций представляются письменное заявление соискателя по установленному образцу, поданное лично, через законного представителя или в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", копия паспорта или копия иного документа, удостоверяющего личность, а также иные документы, необходимые для прохождения соискателем профессионального экзамена по соответствующей квалификации, информация о которой содержится в реестре.
"О независимой оценке квалификации"3. Для прохождения профессионального экзамена в центр оценки квалификаций представляются письменное заявление соискателя по установленному образцу, поданное лично, через законного представителя или в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", копия паспорта или копия иного документа, удостоверяющего личность, а также иные документы, необходимые для прохождения соискателем профессионального экзамена по соответствующей квалификации, информация о которой содержится в реестре.
Готовое решение: Как рассчитать страховой стаж работника для оплаты больничного листа
(КонсультантПлюс, 2025)основания выдачи этих документов. Исключение - документы, выдаваемые работодателем работнику при увольнении (например, копии приказов о приеме и увольнении).
(КонсультантПлюс, 2025)основания выдачи этих документов. Исключение - документы, выдаваемые работодателем работнику при увольнении (например, копии приказов о приеме и увольнении).
Ситуация: Какие документы необходимы заемщику-физлицу для получения кредита?
("Электронный журнал "Азбука права", 2025)документ, удостоверяющий личность заемщика (паспорт);
("Электронный журнал "Азбука права", 2025)документ, удостоверяющий личность заемщика (паспорт);
Статья: Предоставление мужу ежегодного отпуска во время предоставления жене отпуска по беременности и родам
(Семенова М.А.)
("Кадровик-практик", 2025, N 1)Как правило, работнику не составляет труда предъявить оригиналы свидетельства о заключении брака и паспорта. Но порой работники представляют лишь копии этих документов (например, когда они трудятся дистанционно и не могут лично явиться к работодателю для демонстрации подлинников). На портале Роструда в этой связи отмечается: "Если работодатель сомневается в достоверности копии свидетельства о заключении брака и паспорта, то он вправе потребовать предоставить надлежащим образом заверенные (в том числе нотариально) копии указанных документов" (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос N 144102 от 09.02.2021).
(Семенова М.А.)
("Кадровик-практик", 2025, N 1)Как правило, работнику не составляет труда предъявить оригиналы свидетельства о заключении брака и паспорта. Но порой работники представляют лишь копии этих документов (например, когда они трудятся дистанционно и не могут лично явиться к работодателю для демонстрации подлинников). На портале Роструда в этой связи отмечается: "Если работодатель сомневается в достоверности копии свидетельства о заключении брака и паспорта, то он вправе потребовать предоставить надлежащим образом заверенные (в том числе нотариально) копии указанных документов" (Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.рф", вопрос N 144102 от 09.02.2021).
Вопрос: Обязан ли бывший работодатель выдать справку о стаже работы уволенному работнику и ограничен ли срок, в течение которого выдается справка с предыдущего места работы?
(Консультация эксперта, 2025)Таким образом, для подтверждения права на получение соответствующей информации от работодателя бывший работник, изменивший фамилию, должен приложить к своему заявлению о предоставлении справки о стаже работы документ, подтверждающий изменение фамилии, или его нотариально заверенную копию. Работодатель может выдать (направить) справку о стаже работы только на старую фамилию бывшего работника.
(Консультация эксперта, 2025)Таким образом, для подтверждения права на получение соответствующей информации от работодателя бывший работник, изменивший фамилию, должен приложить к своему заявлению о предоставлении справки о стаже работы документ, подтверждающий изменение фамилии, или его нотариально заверенную копию. Работодатель может выдать (направить) справку о стаже работы только на старую фамилию бывшего работника.
"Локальные акты работодателя: актуализация в связи с законодательными изменениями"
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)При рассмотрении похожего дела о привлечении к ответственности работодателя за хранение копий паспортов и фотокарточек работников Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 14.03.2014 N 15АП-22502/13 подчеркнул, что "для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. И, конечно, копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества".
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)При рассмотрении похожего дела о привлечении к ответственности работодателя за хранение копий паспортов и фотокарточек работников Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 14.03.2014 N 15АП-22502/13 подчеркнул, что "для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. И, конечно, копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества".
"Заработная плата"
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Если в коллективном договоре организации, не относящейся к бюджетной сфере, предусмотрено, что при выезде работника за границу для проведения отдыха работодатель возмещает стоимость проезда до места пересечения границы РФ, то при выезде работника за границу воздушным транспортом без остановки в ближайшем к месту пересечения границы пункте (без оформления проездного документа до этого пункта) признаются расходами на оплату труда суммы, определенные на основании справки о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданной транспортной организацией. Кроме перевозочных документов, работнику следует предоставить копию заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ (письмо Минфина России от 19.12.2014 N 03-03-06/1/66014).
(25-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2024)Если в коллективном договоре организации, не относящейся к бюджетной сфере, предусмотрено, что при выезде работника за границу для проведения отдыха работодатель возмещает стоимость проезда до места пересечения границы РФ, то при выезде работника за границу воздушным транспортом без остановки в ближайшем к месту пересечения границы пункте (без оформления проездного документа до этого пункта) признаются расходами на оплату труда суммы, определенные на основании справки о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданной транспортной организацией. Кроме перевозочных документов, работнику следует предоставить копию заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ (письмо Минфина России от 19.12.2014 N 03-03-06/1/66014).
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работниковХранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) работника в его личном деле работодатель может, если работник дал согласие на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).
Статья: Перечень важных документов на стадии принятия
("Главная книга", 2024, N 8)Приоритетным будет наем иностранцев через специальную публично-правовую компанию - оператора. В рамках такого целевого набора разрешение на работу будет оформлять работодатель отдельно на каждого иностранного гражданина. Для этого понадобится подать заявление с комплектом документов. Среди них копия паспорта, полис ДМС либо договор на платное медобслуживание, обязательство оплатить расходы, связанные с возможным выдворением за пределы РФ, а также гарантии работодателя по материальному и жилищному обеспечению на период пребывания иностранного гражданина в РФ.
("Главная книга", 2024, N 8)Приоритетным будет наем иностранцев через специальную публично-правовую компанию - оператора. В рамках такого целевого набора разрешение на работу будет оформлять работодатель отдельно на каждого иностранного гражданина. Для этого понадобится подать заявление с комплектом документов. Среди них копия паспорта, полис ДМС либо договор на платное медобслуживание, обязательство оплатить расходы, связанные с возможным выдворением за пределы РФ, а также гарантии работодателя по материальному и жилищному обеспечению на период пребывания иностранного гражданина в РФ.
Статья: Анализ судебной практики о дискриминации при приеме на работу
(Сыченко Е.В.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2021, N 3)И всего в нескольких делах истцы указали конкретное основание дискриминации, из них лишь одно дело было выиграно истцом. Например, в деле, рассмотренном в Санкт-Петербурге, истица указывала, что ей отказали в связи с ее национальностью. В качестве доказательства она указывала на то, что при передаче документов для снятия копии с ее паспорта сотрудник компании-работодателя сказал ей: "Понаехали тут всякие" <9>. В других делах истцы обжаловали отказ в приеме на работу в связи с чрезвычайно отдаленным от работы местом жительства <10> или в связи с возрастом заявителя <11>, в связи с наличием "претензий по линии службы безопасности" <12>, полом <13>, получением образования в высшем учебном заведении <14>, инвалидностью <15>, но доказать дискриминацию не смогли <16>. Лишь в трех делах о дискриминационном отказе в приеме на работу суд при рассмотрении заявления работника сравнил квалификационные характеристики истца с теми, кто был принят на работу, или с теми, кто также претендовал на занятие должности <17>, хотя согласно здравому смыслу и практике ЕСПЧ <18> именно сравнение должно быть основой доказательства дискриминации в таких делах.
(Сыченко Е.В.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2021, N 3)И всего в нескольких делах истцы указали конкретное основание дискриминации, из них лишь одно дело было выиграно истцом. Например, в деле, рассмотренном в Санкт-Петербурге, истица указывала, что ей отказали в связи с ее национальностью. В качестве доказательства она указывала на то, что при передаче документов для снятия копии с ее паспорта сотрудник компании-работодателя сказал ей: "Понаехали тут всякие" <9>. В других делах истцы обжаловали отказ в приеме на работу в связи с чрезвычайно отдаленным от работы местом жительства <10> или в связи с возрастом заявителя <11>, в связи с наличием "претензий по линии службы безопасности" <12>, полом <13>, получением образования в высшем учебном заведении <14>, инвалидностью <15>, но доказать дискриминацию не смогли <16>. Лишь в трех делах о дискриминационном отказе в приеме на работу суд при рассмотрении заявления работника сравнил квалификационные характеристики истца с теми, кто был принят на работу, или с теми, кто также претендовал на занятие должности <17>, хотя согласно здравому смыслу и практике ЕСПЧ <18> именно сравнение должно быть основой доказательства дискриминации в таких делах.
Ситуация: Что учесть при заключении трудового договора о дистанционной работе?
("Электронный журнал "Азбука права", 2025)документы, которые будущий работник должен предъявить работодателю при приеме на работу (например, паспорт, документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, документы воинского учета, документ об образовании и (или) о квалификации), могут быть направлены работодателю в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ. Однако по требованию работодателя будущий работник обязан представить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумажном носителе (ст. 65, ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
("Электронный журнал "Азбука права", 2025)документы, которые будущий работник должен предъявить работодателю при приеме на работу (например, паспорт, документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, документы воинского учета, документ об образовании и (или) о квалификации), могут быть направлены работодателю в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ. Однако по требованию работодателя будущий работник обязан представить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумажном носителе (ст. 65, ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).