Копия паспорта у работодателя
Подборка наиболее важных документов по запросу Копия паспорта у работодателя (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Загранкомандировка
(КонсультантПлюс, 2026)"...Судом... установлено, что... истец вылетел из Российской Федерации, прибыв в Японию... вернулся... 12 сентября 2020 г., что подтверждается копией заграничного паспорта истца, билетами, посадочными талонами, маршрутной квитанцией, рабочей визой на весь период пребывания.
(КонсультантПлюс, 2026)"...Судом... установлено, что... истец вылетел из Российской Федерации, прибыв в Японию... вернулся... 12 сентября 2020 г., что подтверждается копией заграничного паспорта истца, билетами, посадочными талонами, маршрутной квитанцией, рабочей визой на весь период пребывания.
Апелляционное определение Архангельского областного суда от 25.05.2023 по делу N 33-2994/2023 (УИД 29RS0008-01-2022-004668-77)
Категория спора: Компенсации.
Требования лица, имеющего право на компенсации и выплаты компенсационного характера: О взыскании задолженности по выплате компенсации стоимости проезда к месту отдыха (лечения) и обратно (об обязании выплатить компенсацию).
Обстоятельства: Истица обратилась к работодателю заявлением о возмещении расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, однако, ей было отказано в принятии документов, в связи с отсутствием справки о стоимости перелета.
Решение: Удовлетворено в части.Отклоняя доводы ответчика об отсутствии оснований для компенсации проезда по мотиву обращения истца после увольнения, суд указал, что сроки на обращение к работодателю с заявлением на оплату проезда к месту отдыха и обратно истцом не нарушены, копиями паспортов истца и ее несовершеннолетних детей, представленных суду, подтверждается факт пресечения границы Российской Федерации.
Категория спора: Компенсации.
Требования лица, имеющего право на компенсации и выплаты компенсационного характера: О взыскании задолженности по выплате компенсации стоимости проезда к месту отдыха (лечения) и обратно (об обязании выплатить компенсацию).
Обстоятельства: Истица обратилась к работодателю заявлением о возмещении расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, однако, ей было отказано в принятии документов, в связи с отсутствием справки о стоимости перелета.
Решение: Удовлетворено в части.Отклоняя доводы ответчика об отсутствии оснований для компенсации проезда по мотиву обращения истца после увольнения, суд указал, что сроки на обращение к работодателю с заявлением на оплату проезда к месту отдыха и обратно истцом не нарушены, копиями паспортов истца и ее несовершеннолетних детей, представленных суду, подтверждается факт пресечения границы Российской Федерации.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
Нормативные акты
Указ Президента РФ от 04.01.2024 N 11
(ред. от 23.10.2025)
"Об определении отдельных категорий иностранных граждан и лиц без гражданства, имеющих право обратиться с заявлением о приеме в гражданство Российской Федерации"б) документы, свидетельствующие о перемене фамилии, имени или отчества (документы, выданные органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния, паспорт с отметкой о регистрации заключения (расторжения) брака, трудовая книжка (копия трудовой книжки, заверенная в установленном порядке работодателем), решение суда или иной документ), - в случае изменения фамилии, имени или отчества иностранного гражданина или лица без гражданства;
(ред. от 23.10.2025)
"Об определении отдельных категорий иностранных граждан и лиц без гражданства, имеющих право обратиться с заявлением о приеме в гражданство Российской Федерации"б) документы, свидетельствующие о перемене фамилии, имени или отчества (документы, выданные органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния, паспорт с отметкой о регистрации заключения (расторжения) брака, трудовая книжка (копия трудовой книжки, заверенная в установленном порядке работодателем), решение суда или иной документ), - в случае изменения фамилии, имени или отчества иностранного гражданина или лица без гражданства;
Федеральный закон от 03.07.2016 N 238-ФЗ
"О независимой оценке квалификации"3. Для прохождения профессионального экзамена в центр оценки квалификаций представляются письменное заявление соискателя по установленному образцу, поданное лично, через законного представителя или в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", копия паспорта или копия иного документа, удостоверяющего личность, а также иные документы, необходимые для прохождения соискателем профессионального экзамена по соответствующей квалификации, информация о которой содержится в реестре.
"О независимой оценке квалификации"3. Для прохождения профессионального экзамена в центр оценки квалификаций представляются письменное заявление соискателя по установленному образцу, поданное лично, через законного представителя или в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", копия паспорта или копия иного документа, удостоверяющего личность, а также иные документы, необходимые для прохождения соискателем профессионального экзамена по соответствующей квалификации, информация о которой содержится в реестре.
Готовое решение: Как компенсировать работнику учреждения стоимость проезда к месту работы
(КонсультантПлюс, 2026)Единого для всех учреждений порядка компенсации работнику стоимости проезда к месту работы от места жительства нет. Как правило, порядок у разных учреждений схож. Так, компенсация проезда оформляется приказом работодателя на основании заявления работника и приложенных к нему документов (например, копии паспорта с указанием места прописки (регистрации) и справки транспортной организации о стоимости проезда или проездных билетов).
(КонсультантПлюс, 2026)Единого для всех учреждений порядка компенсации работнику стоимости проезда к месту работы от места жительства нет. Как правило, порядок у разных учреждений схож. Так, компенсация проезда оформляется приказом работодателя на основании заявления работника и приложенных к нему документов (например, копии паспорта с указанием места прописки (регистрации) и справки транспортной организации о стоимости проезда или проездных билетов).
Вопрос: Как оформить обложку личного дела работника?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2026)Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2026)Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?
Статья: Комментарий к Письму Министерства финансов РФ от 10.03.2023 N 03-04-05/19896 <Как обучение за границей влияет на налоговый статус физлица?>
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 11)Ответственность за определение налогового статуса работников лежит на работодателе, который является налоговым агентом по отношению к ним. Это дает право бухгалтерии запрашивать у работников все документы, позволяющие правильно определить налоговый статус. К таким относятся, например, копии паспорта с отметками о пересечении границы, квитанции, подтверждающие проживание в гостинице, и другие бумаги.
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 11)Ответственность за определение налогового статуса работников лежит на работодателе, который является налоговым агентом по отношению к ним. Это дает право бухгалтерии запрашивать у работников все документы, позволяющие правильно определить налоговый статус. К таким относятся, например, копии паспорта с отметками о пересечении границы, квитанции, подтверждающие проживание в гостинице, и другие бумаги.
Вопрос: Какая ставка НДФЛ применяется в отношении выплат по больничному листу работнику-нерезиденту? Какие есть обязанности у работодателя? Кто будет производить перерасчет и возврат НДФЛ в случае налогообложения по ставке 30%, если в 2023 г. работник приобретет статус налогового резидента?
(Консультация эксперта, ФНС России, 2023)Получается, как минимум необходимо регулярно запрашивать копию паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы (порядок разрабатывает сам работодатель). Отметим, что в силу п. 10 ст. 226 НК РФ в случае выявления по результатам проведенной налоговым органом налоговой проверки факта неправомерного неудержания налоговым агентом сумм налога указанные суммы налога подлежат доначислению налоговому агенту.
(Консультация эксперта, ФНС России, 2023)Получается, как минимум необходимо регулярно запрашивать копию паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы (порядок разрабатывает сам работодатель). Отметим, что в силу п. 10 ст. 226 НК РФ в случае выявления по результатам проведенной налоговым органом налоговой проверки факта неправомерного неудержания налоговым агентом сумм налога указанные суммы налога подлежат доначислению налоговому агенту.
Статья: Как учесть расходы на парковку легковых автомобилей сотрудников возле офиса
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2025, N 10)- право собственности работника на автомобиль. К примеру, копии паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации;
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2025, N 10)- право собственности работника на автомобиль. К примеру, копии паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации;
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работниковХранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) работника в его личном деле работодатель может, если работник дал согласие на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).
Ситуация: Как установить факт принадлежности гражданину трудовой книжки?
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)В качестве приложений к заявлению понадобятся в том числе копии трудовой книжки, паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доказательства, подтверждающие ваши требования (например, это могут быть копии приказов работодателя, документы, подтверждающие уплату им страховых взносов, документы, подтверждающие ликвидацию работодателя) (ч. 2 ст. 131, ст. ст. 132, 267 ГПК РФ).
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)В качестве приложений к заявлению понадобятся в том числе копии трудовой книжки, паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, доказательства, подтверждающие ваши требования (например, это могут быть копии приказов работодателя, документы, подтверждающие уплату им страховых взносов, документы, подтверждающие ликвидацию работодателя) (ч. 2 ст. 131, ст. ст. 132, 267 ГПК РФ).
Статья: Всегда ли дистанционщику на Севере полагаются северные выплаты
(Кокурина М.А.)
("Главная книга", 2025, N 6)Как отмечает Роструд, независимо от места нахождения работодателя, если в качестве дистанционщика нанят работник, проживающий в северных или приравненных к ним местностях, ему начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к зарплате. Потому что такие доплаты начисляются к зарплате работника в зависимости от места выполнения им трудовой функции, а не от места нахождения работодателя, в штате которого состоит работник <1>.
(Кокурина М.А.)
("Главная книга", 2025, N 6)Как отмечает Роструд, независимо от места нахождения работодателя, если в качестве дистанционщика нанят работник, проживающий в северных или приравненных к ним местностях, ему начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к зарплате. Потому что такие доплаты начисляются к зарплате работника в зависимости от места выполнения им трудовой функции, а не от места нахождения работодателя, в штате которого состоит работник <1>.
Статья: Обработка ПДн для исполнения трудового законодательства: какие нюансы требуют внимания кадровых служб
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Подтверждает такую позицию и судебная практика: так, отдельные суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности паспорта, военного билета, свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака и иных, даже при наличии согласия работника на обработку его ПДн (см., например, Решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013).
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Подтверждает такую позицию и судебная практика: так, отдельные суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, в частности паспорта, военного билета, свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака и иных, даже при наличии согласия работника на обработку его ПДн (см., например, Решение Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 N А53-12557/2013, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 N Ф08-480/14 по делу N А53-10287/2013).
Статья: Анализ судебной практики о дискриминации при приеме на работу
(Сыченко Е.В.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2021, N 3)И всего в нескольких делах истцы указали конкретное основание дискриминации, из них лишь одно дело было выиграно истцом. Например, в деле, рассмотренном в Санкт-Петербурге, истица указывала, что ей отказали в связи с ее национальностью. В качестве доказательства она указывала на то, что при передаче документов для снятия копии с ее паспорта сотрудник компании-работодателя сказал ей: "Понаехали тут всякие" <9>. В других делах истцы обжаловали отказ в приеме на работу в связи с чрезвычайно отдаленным от работы местом жительства <10> или в связи с возрастом заявителя <11>, в связи с наличием "претензий по линии службы безопасности" <12>, полом <13>, получением образования в высшем учебном заведении <14>, инвалидностью <15>, но доказать дискриминацию не смогли <16>. Лишь в трех делах о дискриминационном отказе в приеме на работу суд при рассмотрении заявления работника сравнил квалификационные характеристики истца с теми, кто был принят на работу, или с теми, кто также претендовал на занятие должности <17>, хотя согласно здравому смыслу и практике ЕСПЧ <18> именно сравнение должно быть основой доказательства дискриминации в таких делах.
(Сыченко Е.В.)
("Трудовое право в России и за рубежом", 2021, N 3)И всего в нескольких делах истцы указали конкретное основание дискриминации, из них лишь одно дело было выиграно истцом. Например, в деле, рассмотренном в Санкт-Петербурге, истица указывала, что ей отказали в связи с ее национальностью. В качестве доказательства она указывала на то, что при передаче документов для снятия копии с ее паспорта сотрудник компании-работодателя сказал ей: "Понаехали тут всякие" <9>. В других делах истцы обжаловали отказ в приеме на работу в связи с чрезвычайно отдаленным от работы местом жительства <10> или в связи с возрастом заявителя <11>, в связи с наличием "претензий по линии службы безопасности" <12>, полом <13>, получением образования в высшем учебном заведении <14>, инвалидностью <15>, но доказать дискриминацию не смогли <16>. Лишь в трех делах о дискриминационном отказе в приеме на работу суд при рассмотрении заявления работника сравнил квалификационные характеристики истца с теми, кто был принят на работу, или с теми, кто также претендовал на занятие должности <17>, хотя согласно здравому смыслу и практике ЕСПЧ <18> именно сравнение должно быть основой доказательства дискриминации в таких делах.