Копии личных документов в личном деле
Подборка наиболее важных документов по запросу Копии личных документов в личном деле (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Личное дело работника
(КонсультантПлюс, 2026)3. Ознакомление работника с личным делом
(КонсультантПлюс, 2026)3. Ознакомление работника с личным делом
Позиции судов по спорным вопросам. Бюджетные организации: Госслужащие: персональные данные, личное дело
(КонсультантПлюс, 2026)"...Б.С.Е. обратился в суд с иском к... Управлению судебного департамента... [просит - ред.] обязать... приобщить к личному делу заявителя копии характеристик...
(КонсультантПлюс, 2026)"...Б.С.Е. обратился в суд с иском к... Управлению судебного департамента... [просит - ред.] обязать... приобщить к личному делу заявителя копии характеристик...
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Почему нельзя хранить копии документов с персданными в личном деле работника?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 9)На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
Статья: Какие документы запросит Роскомнадзор на проверке по персданным
(Жижерина Ю., Снежкина Т.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 4)Также при проверке запросят справку о составе документов, входящих в личное дело работника компании (если личные дела ведутся, что не обязательно для большинства компаний). В связи с этим рекомендуем не хранить в личном деле копии документов работника и не указывать их в справке о составе документов личного дела, которая представляется при проверке, поскольку Роскомнадзор это не приветствует <4>.
(Жижерина Ю., Снежкина Т.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 4)Также при проверке запросят справку о составе документов, входящих в личное дело работника компании (если личные дела ведутся, что не обязательно для большинства компаний). В связи с этим рекомендуем не хранить в личном деле копии документов работника и не указывать их в справке о составе документов личного дела, которая представляется при проверке, поскольку Роскомнадзор это не приветствует <4>.
Нормативные акты
"Уголовно-исполнительный кодекс Российской Федерации" от 08.01.1997 N 1-ФЗ
(ред. от 31.07.2025, с изм. от 17.12.2025)3. Администрация исправительного учреждения не позднее 10 дней после дня получения указанных в части второй настоящей статьи документов направляет в суд ходатайство (представление) об отсрочке отбывания наказания, указанные документы, характеристику и личное дело осужденного. При наличии в личном деле осужденного копии определения или постановления суда об уведомлении потерпевшего или его законного представителя администрация исправительного учреждения сообщает сведения о месте жительства потерпевшего или его законного представителя и иную информацию о потерпевшем или его законном представителе, обеспечивающую их своевременное извещение, если таковые имеются.
(ред. от 31.07.2025, с изм. от 17.12.2025)3. Администрация исправительного учреждения не позднее 10 дней после дня получения указанных в части второй настоящей статьи документов направляет в суд ходатайство (представление) об отсрочке отбывания наказания, указанные документы, характеристику и личное дело осужденного. При наличии в личном деле осужденного копии определения или постановления суда об уведомлении потерпевшего или его законного представителя администрация исправительного учреждения сообщает сведения о месте жительства потерпевшего или его законного представителя и иную информацию о потерпевшем или его законном представителе, обеспечивающую их своевременное извещение, если таковые имеются.
Постановление Правительства РФ от 18.05.2009 N 423
(ред. от 10.02.2020)
"Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан"
(вместе с "Правилами подбора, учета и подготовки граждан, выразивших желание стать опекунами или попечителями несовершеннолетних граждан либо принять детей, оставшихся без попечения родителей, в семью на воспитание в иных установленных семейным законодательством Российской Федерации формах", "Правилами осуществления отдельных полномочий органов опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан образовательными организациями, медицинскими организациями, организациями, оказывающими социальные услуги, или иными организациями, в том числе организациями для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей", "Правилами заключения договора об осуществлении опеки или попечительства в отношении несовершеннолетнего подопечного", "Правилами создания приемной семьи и осуществления контроля за условиями жизни и воспитания ребенка (детей) в приемной семье", "Правилами осуществления органами опеки и попечительства проверки условий жизни несовершеннолетних подопечных, соблюдения опекунами или попечителями прав и законных интересов несовершеннолетних подопечных, обеспечения сохранности их имущества, а также выполнения опекунами или попечителями требований к осуществлению своих прав и исполнению своих обязанностей", "Правилами ведения личных дел несовершеннолетних подопечных")7. В личное дело подопечного включаются подлинники документов, повторно выданные документы (дубликаты), копии документов, в том числе в случае, установленном законом, - нотариально заверенные копии документов.
(ред. от 10.02.2020)
"Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан"
(вместе с "Правилами подбора, учета и подготовки граждан, выразивших желание стать опекунами или попечителями несовершеннолетних граждан либо принять детей, оставшихся без попечения родителей, в семью на воспитание в иных установленных семейным законодательством Российской Федерации формах", "Правилами осуществления отдельных полномочий органов опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан образовательными организациями, медицинскими организациями, организациями, оказывающими социальные услуги, или иными организациями, в том числе организациями для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей", "Правилами заключения договора об осуществлении опеки или попечительства в отношении несовершеннолетнего подопечного", "Правилами создания приемной семьи и осуществления контроля за условиями жизни и воспитания ребенка (детей) в приемной семье", "Правилами осуществления органами опеки и попечительства проверки условий жизни несовершеннолетних подопечных, соблюдения опекунами или попечителями прав и законных интересов несовершеннолетних подопечных, обеспечения сохранности их имущества, а также выполнения опекунами или попечителями требований к осуществлению своих прав и исполнению своих обязанностей", "Правилами ведения личных дел несовершеннолетних подопечных")7. В личное дело подопечного включаются подлинники документов, повторно выданные документы (дубликаты), копии документов, в том числе в случае, установленном законом, - нотариально заверенные копии документов.
Статья: Правовые подходы к пониманию цели (causa) как сущностного системообразующего признака, присущего категории услуг
(Вольвач Я.В.)
("Вестник арбитражной практики", 2021, N 4)В целях иллюстрирования сказанного рассмотрим рекомендацию в отношении техники договорной работы при заключении и исполнении договора оказания услуг по аудиту кадрового делопроизводства заказчика - так, по мнению М.М. Апестиной, "в договоре необходимо будет предусмотреть совершение исполнителем следующих действий: проверка личных дел сотрудников заказчика на наличие в личных делах документов по каждому сотруднику при оформлении приема на работу, включая (но не ограничиваясь) копии дипломов об образовании, копии трудового договора и дополнительных соглашений к нему, копий приказов о приеме на работу, о предоставлении отпуска, о переводе на другую должность, копии личной карточки Т-2 по каждому сотруднику; проверка локальных нормативных актов заказчика, регламентирующих трудовую деятельность (правил внутреннего трудового распорядка, положения о премировании, положения об отпусках (целесообразно указать все действующие у работодателя акты)), на их соответствие требованиям действующего законодательства РФ; проверка исполнителем утверждения и соблюдения графиков отпусков, утвержденных обществом за определенный период; проверка исполнителем штатных расписаний и штатной расстановки и др.; предоставление исполнителем письменного отчета, содержащего: анализ выявленных в ходе проведения аудита нарушений с описанием каждого выявленного нарушения и предел ответственности, установленной законодательством РФ; рекомендации по устранению выявленных нарушений" <32>.
(Вольвач Я.В.)
("Вестник арбитражной практики", 2021, N 4)В целях иллюстрирования сказанного рассмотрим рекомендацию в отношении техники договорной работы при заключении и исполнении договора оказания услуг по аудиту кадрового делопроизводства заказчика - так, по мнению М.М. Апестиной, "в договоре необходимо будет предусмотреть совершение исполнителем следующих действий: проверка личных дел сотрудников заказчика на наличие в личных делах документов по каждому сотруднику при оформлении приема на работу, включая (но не ограничиваясь) копии дипломов об образовании, копии трудового договора и дополнительных соглашений к нему, копий приказов о приеме на работу, о предоставлении отпуска, о переводе на другую должность, копии личной карточки Т-2 по каждому сотруднику; проверка локальных нормативных актов заказчика, регламентирующих трудовую деятельность (правил внутреннего трудового распорядка, положения о премировании, положения об отпусках (целесообразно указать все действующие у работодателя акты)), на их соответствие требованиям действующего законодательства РФ; проверка исполнителем утверждения и соблюдения графиков отпусков, утвержденных обществом за определенный период; проверка исполнителем штатных расписаний и штатной расстановки и др.; предоставление исполнителем письменного отчета, содержащего: анализ выявленных в ходе проведения аудита нарушений с описанием каждого выявленного нарушения и предел ответственности, установленной законодательством РФ; рекомендации по устранению выявленных нарушений" <32>.
Статья: Обработка ПДн для исполнения трудового законодательства: какие нюансы требуют внимания кадровых служб
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Поэтому, если руководитель компании принял решение формировать личные дела или личные карточки работников, главное - не нарушить требования о защите ПДн. Многие стараются собрать документы по максимуму и все копии хранить "в папке работника". Это неправильно и опасно.
(Кузина Т.)
("Внутренний контроль в кредитной организации", 2024, N 4)Поэтому, если руководитель компании принял решение формировать личные дела или личные карточки работников, главное - не нарушить требования о защите ПДн. Многие стараются собрать документы по максимуму и все копии хранить "в папке работника". Это неправильно и опасно.
Типовая ситуация: Обработка персональных данных работников: требования, документы, штрафы
(Издательство "Главная книга", 2026)копии документов воинского учета;
(Издательство "Главная книга", 2026)копии документов воинского учета;
Ситуация: Как получить место в детском саду?
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Законный представитель ребенка, впервые поступающего в детский сад, в целях формирования электронного личного дела воспитанника в личном кабинете на Портале госуслуг г. Москвы прикрепляет скан-копии следующих документов (п. 2.4 Порядка N 159р):
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Законный представитель ребенка, впервые поступающего в детский сад, в целях формирования электронного личного дела воспитанника в личном кабинете на Портале госуслуг г. Москвы прикрепляет скан-копии следующих документов (п. 2.4 Порядка N 159р):
Статья: Спор об установлении факта родственных отношений (на основании судебной практики Московского городского суда)
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)Факт родственных отношений Истца и _________ (Ф.И.О.) подтверждается: актовыми записями о рождении и заключении брака/архивными справками/заявлением о передаче квартиры в совместную собственность с умершим/свидетельством о рождении/свидетельством о расторжении брака/СНИЛС/сведениями, указанными в паспорте/копиями трудовых книжек/паспортами захоронений родственников/удостоверением о захоронении/выпиской из домовой книги/копиями документов личного дела военнослужащего/метрической книгой/фотографиями/справками сельского совета о составе семьи и наличии иждивенцев/адресной карточкой/красноармейской книжкой/книгой учета рядового и сержантского состава из архива Минобороны России/личным листком по учету кадров/автобиографией/схемой родственных связей/поздравительными открытками/ответами органов ЗАГС на запросы/сообщением Центра розыска информации Российского Красного Креста по материалам картотеки на лиц, эвакуированных во время ВОВ/другими документами. Также данный факт могут подтвердить ___________________________ (Ф.И.О., адрес), которых Истец просит вызвать в суд и допросить в качестве свидетелей.
("Электронный журнал "Помощник адвоката", 2026)Факт родственных отношений Истца и _________ (Ф.И.О.) подтверждается: актовыми записями о рождении и заключении брака/архивными справками/заявлением о передаче квартиры в совместную собственность с умершим/свидетельством о рождении/свидетельством о расторжении брака/СНИЛС/сведениями, указанными в паспорте/копиями трудовых книжек/паспортами захоронений родственников/удостоверением о захоронении/выпиской из домовой книги/копиями документов личного дела военнослужащего/метрической книгой/фотографиями/справками сельского совета о составе семьи и наличии иждивенцев/адресной карточкой/красноармейской книжкой/книгой учета рядового и сержантского состава из архива Минобороны России/личным листком по учету кадров/автобиографией/схемой родственных связей/поздравительными открытками/ответами органов ЗАГС на запросы/сообщением Центра розыска информации Российского Красного Креста по материалам картотеки на лиц, эвакуированных во время ВОВ/другими документами. Также данный факт могут подтвердить ___________________________ (Ф.И.О., адрес), которых Истец просит вызвать в суд и допросить в качестве свидетелей.
Статья: Комментарий к Письму Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.05.2023 N 14-6/ООГ-3428 <Кто должен исправлять ошибку в трудовой книжке при увольнении?>
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 12)Если руководитель компании принял решение формировать личные дела или личные карточки работников, главное - не нарушить Закон о защите персональных данных. Многие стараются собрать документы по максимуму и все копии хранить в папке работника. Это опасно.
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 12)Если руководитель компании принял решение формировать личные дела или личные карточки работников, главное - не нарушить Закон о защите персональных данных. Многие стараются собрать документы по максимуму и все копии хранить в папке работника. Это опасно.
Статья: Электронная персонализация кадрового обеспечения государственно-служебной деятельности
(Старовойт М.А.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)Текущее правовое регулирование предусматривает приобщение к личному делу работника государственного органа более 30 кадровых документов, часть из которых подписывается собственноручно и поэтому приобщается в виде оригиналов, половина же из них может быть копиями. При этом личное дело может быть также дополнено иными документами.
(Старовойт М.А.)
("Законы России: опыт, анализ, практика", 2024, N 11)Текущее правовое регулирование предусматривает приобщение к личному делу работника государственного органа более 30 кадровых документов, часть из которых подписывается собственноручно и поэтому приобщается в виде оригиналов, половина же из них может быть копиями. При этом личное дело может быть также дополнено иными документами.
Статья: Личные дела обучающихся и студентов: состав и порядок ведения
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Из п. 16 Порядка приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования, утв. Приказом Минпросвещения России от 15.05.2020 N 236 (далее - Порядок приема в дошкольную образовательную организацию), следует, что на каждого ребенка, зачисленного в образовательную организацию, оформляется личное дело, в котором хранятся все предоставленные родителями (законными представителями) ребенка документы.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Из п. 16 Порядка приема на обучение по образовательным программам дошкольного образования, утв. Приказом Минпросвещения России от 15.05.2020 N 236 (далее - Порядок приема в дошкольную образовательную организацию), следует, что на каждого ребенка, зачисленного в образовательную организацию, оформляется личное дело, в котором хранятся все предоставленные родителями (законными представителями) ребенка документы.
Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Таким образом, в общем случае организации самостоятельно определяют как необходимость ведения личных дел работников, так и их состав. Виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения устанавливаются работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта.
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Таким образом, в общем случае организации самостоятельно определяют как необходимость ведения личных дел работников, так и их состав. Виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения устанавливаются работодателем путем издания соответствующего локального нормативного акта.
Вопрос: Работник трудится в организации по основной работе и по внутреннему совместительству. Все документы и копии на него хранятся в одном личном деле. Сколько личных карточек на него вести - одну или две? Можно ли вести одно личное дело, или их должно быть два?
(Консультация эксперта, 2023)Вопрос: Работник трудится в организации по основной работе и по внутреннему совместительству. Все документы и копии на него хранятся в одном личном деле. Сколько личных карточек на него вести - одну или две? Можно ли вести одно личное дело, или их должно быть два?
(Консультация эксперта, 2023)Вопрос: Работник трудится в организации по основной работе и по внутреннему совместительству. Все документы и копии на него хранятся в одном личном деле. Сколько личных карточек на него вести - одну или две? Можно ли вести одно личное дело, или их должно быть два?