Компенсация за использование личного транспорта подтверждающие документы
Подборка наиболее важных документов по запросу Компенсация за использование личного транспорта подтверждающие документы (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 13.02.2025 N 88-1327/2025 (УИД 27RS0014-01-2024-000557-49)
Категория: Споры в области обороны, воинской обязанности и военной службы.
Требования заявителя: 1) О взыскании компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно; 2) О взыскании компенсации морального вреда.
Обстоятельства: Истец указал, что ответчиком компенсированы расходы на оплату проезда, однако оставшуюся сумму расходов на уплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно ответчик не компенсировал, возвратив не принятые к бюджетному учету документы.
Решение: 1) Удовлетворено в части; 2) Удовлетворено в части.
Процессуальные вопросы: О возмещении расходов на оплату услуг представителя - удовлетворено в части.Проверяя решение суда в апелляционном порядке, судебная коллегия по гражданским делам Хабаровского краевого суда признала вышеуказанные выводы не соответствующими нормам материального права, указав, что одним из условий выплаты компенсации расходов при проезде работника к месту использования отпуска и обратно личным транспортном является предоставление им документального подтверждения фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций (при этом, не установлена необходимость предоставления исключительно кассовых чеков), при этом, на истца, с учетом отсутствия у гражданина специальных познаний, презумпции добросовестности его поведения (пункт 5 статьи 10 Гражданского кодекса РФ) не могут быть возложены неблагоприятные последствия несоблюдения профессиональными участниками хозяйственной деятельности требований законодательства к надлежащему оформлению соответствующих платежных документов (кассовых чеков).
Категория: Споры в области обороны, воинской обязанности и военной службы.
Требования заявителя: 1) О взыскании компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно; 2) О взыскании компенсации морального вреда.
Обстоятельства: Истец указал, что ответчиком компенсированы расходы на оплату проезда, однако оставшуюся сумму расходов на уплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно ответчик не компенсировал, возвратив не принятые к бюджетному учету документы.
Решение: 1) Удовлетворено в части; 2) Удовлетворено в части.
Процессуальные вопросы: О возмещении расходов на оплату услуг представителя - удовлетворено в части.Проверяя решение суда в апелляционном порядке, судебная коллегия по гражданским делам Хабаровского краевого суда признала вышеуказанные выводы не соответствующими нормам материального права, указав, что одним из условий выплаты компенсации расходов при проезде работника к месту использования отпуска и обратно личным транспортном является предоставление им документального подтверждения фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций (при этом, не установлена необходимость предоставления исключительно кассовых чеков), при этом, на истца, с учетом отсутствия у гражданина специальных познаний, презумпции добросовестности его поведения (пункт 5 статьи 10 Гражданского кодекса РФ) не могут быть возложены неблагоприятные последствия несоблюдения профессиональными участниками хозяйственной деятельности требований законодательства к надлежащему оформлению соответствующих платежных документов (кассовых чеков).
Важнейшая практика по ст. 422 НК РФоплаты (компенсации) проезда к месту работы и обратно, в том числе оплаты услуг такси (каршеринга), ГСМ при использовании личного транспорта
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как учесть компенсацию сотруднику за использование личного транспорта при УСН
(КонсультантПлюс, 2025)1.2. Документальное подтверждение расходов на компенсацию за использование личного транспорта при УСН
(КонсультантПлюс, 2025)1.2. Документальное подтверждение расходов на компенсацию за использование личного транспорта при УСН
"Упрощенка. Практическое пособие для организаций и предпринимателей"
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)"Отсутствует информация о размере компенсации; документы, подтверждающие фактическое использование личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе использования, а именно путевые листы или информация о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража; ведомость разъездов сотрудника в служебных целях, т.е. маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок".
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)"Отсутствует информация о размере компенсации; документы, подтверждающие фактическое использование личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе использования, а именно путевые листы или информация о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража; ведомость разъездов сотрудника в служебных целях, т.е. маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок".
Нормативные акты
"Обзор практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях"
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014)
(ред. от 26.04.2017)Споры о размере компенсации стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно в основном связаны со случаями, когда работник следовал к месту отдыха личным или воздушным транспортом.
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014)
(ред. от 26.04.2017)Споры о размере компенсации стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно в основном связаны со случаями, когда работник следовал к месту отдыха личным или воздушным транспортом.
Определение Конституционного Суда РФ от 01.12.2009 N 1553-О-П
"По жалобе гражданки Грудцыной Людмилы Ярославовны на нарушение ее конституционных прав положениями статей 21 и 22 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате и статей 221 и 264 Налогового кодекса Российской Федерации"3.2. Из главы 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса Российской Федерации следует, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком; под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (пункт 1 статьи 252). К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта); расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации (подпункт 11 пункта 1 статьи 264), а также другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подпункт 49 пункта 1 статьи 264).
"По жалобе гражданки Грудцыной Людмилы Ярославовны на нарушение ее конституционных прав положениями статей 21 и 22 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате и статей 221 и 264 Налогового кодекса Российской Федерации"3.2. Из главы 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса Российской Федерации следует, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком; под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (пункт 1 статьи 252). К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта); расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации (подпункт 11 пункта 1 статьи 264), а также другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подпункт 49 пункта 1 статьи 264).
Вопрос: Как учитывается для целей налога на прибыль, НДФЛ и страховых взносов компенсация работникам с разъездным характером работы затрат на ГСМ личного автомобиля исходя из пройденного расстояния?
(Консультация эксперта, УФНС России по Курганской обл., 2025)В целях освобождения от обложения НДФЛ полученных доходов в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в связи с этим расходов. Оплата организацией расходов работника на использование личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником, только при документальном подтверждении указанных расходов.
(Консультация эксперта, УФНС России по Курганской обл., 2025)В целях освобождения от обложения НДФЛ полученных доходов в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в связи с этим расходов. Оплата организацией расходов работника на использование личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником, только при документальном подтверждении указанных расходов.
Статья: Компенсация проезда к месту отпуска "северянам" в 2023 году
(Ратовская С.А.)
("Советник бухгалтера бюджетной сферы", 2023, N 11)Компенсация расходов при проезде личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания в месте использования отпуска. Компенсация выплачивается работнику в размере фактически произведенных расходов на топливо, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил N 455).
(Ратовская С.А.)
("Советник бухгалтера бюджетной сферы", 2023, N 11)Компенсация расходов при проезде личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания в месте использования отпуска. Компенсация выплачивается работнику в размере фактически произведенных расходов на топливо, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил N 455).
"Годовой отчет - 2024"
(под ред. В.И. Мещерякова)
("Агентство бухгалтерской информации", 2024)Как такового перечня расходов на содержание служебного транспорта Налоговый кодекс не содержит. Это могут быть любые затраты на покупку бензина, смазочных материалов, ремонт автомобилей, техосмотр, оплату услуг автостоянки и т.д. Все эти расходы принимают в размере фактических затрат. Главное, чтобы они были оправданны и подтверждены документами.
(под ред. В.И. Мещерякова)
("Агентство бухгалтерской информации", 2024)Как такового перечня расходов на содержание служебного транспорта Налоговый кодекс не содержит. Это могут быть любые затраты на покупку бензина, смазочных материалов, ремонт автомобилей, техосмотр, оплату услуг автостоянки и т.д. Все эти расходы принимают в размере фактических затрат. Главное, чтобы они были оправданны и подтверждены документами.
Вопрос: Отражается ли в форме 6-НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работника в служебных целях?
(Консультация эксперта, 2025)Следовательно, если сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях установлена соглашением сторон и, соответственно, полностью не подлежит налогообложению НДФЛ, то ее не надо указывать в форме 6-НДФЛ (Письмо ФНС России от 11.04.2019 N БС-4-11/6839@).
(Консультация эксперта, 2025)Следовательно, если сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях установлена соглашением сторон и, соответственно, полностью не подлежит налогообложению НДФЛ, то ее не надо указывать в форме 6-НДФЛ (Письмо ФНС России от 11.04.2019 N БС-4-11/6839@).
Готовое решение: Как при расчете налога на прибыль учесть расходы на персонал
(КонсультантПлюс, 2025)приказ руководителя организации с указанием размера компенсации;
(КонсультантПлюс, 2025)приказ руководителя организации с указанием размера компенсации;
Статья: Отпуск "северян" в 2024 году
(Вадимова И.В.)
("Советник в сфере образования", 2024, N 3)Компенсация расходов при проезде личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания в месте использования отпуска. Компенсация выплачивается работнику в размере фактически произведенных расходов на топливо, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил N 455).
(Вадимова И.В.)
("Советник в сфере образования", 2024, N 3)Компенсация расходов при проезде личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания в месте использования отпуска. Компенсация выплачивается работнику в размере фактически произведенных расходов на топливо, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил N 455).
Вопрос: Как установить разъездной характер работы работнику?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Таким образом, по нашему мнению, наиболее безопасным вариантом компенсации расходов работника является их возмещение на основании подтверждающих документов, а не в фиксированной сумме. Перечень оправдательных документов работодатель вправе установить в локальном нормативном акте. При этом целесообразно предусмотреть документы для ближних и дальних поездок. К примеру, расходы работника на городской или муниципальный транспорт подтвердят проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, если работник использует личный или служебный автотранспорт - путевой и маршрутный листы, чеки, квитанции. Проживание в гостинице может удостоверить кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Таким образом, по нашему мнению, наиболее безопасным вариантом компенсации расходов работника является их возмещение на основании подтверждающих документов, а не в фиксированной сумме. Перечень оправдательных документов работодатель вправе установить в локальном нормативном акте. При этом целесообразно предусмотреть документы для ближних и дальних поездок. К примеру, расходы работника на городской или муниципальный транспорт подтвердят проездные билеты на автобус, троллейбус, метро, если работник использует личный или служебный автотранспорт - путевой и маршрутный листы, чеки, квитанции. Проживание в гостинице может удостоверить кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности.
Статья: Разбор вопросов об использовании личного автомобиля в служебных целях
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 12)Раз имеет место оформление компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, то смеем предположить, что ее сумму в пределах установленных лимитов ИП учитывал в налоговых расходах <19>. Более того, имеются платежные документы, подтверждающие ее выплату, да и другие сопроводительные документы, вероятно, тоже есть.
(Овчинникова И.В.)
("Главная книга", 2024, N 12)Раз имеет место оформление компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, то смеем предположить, что ее сумму в пределах установленных лимитов ИП учитывал в налоговых расходах <19>. Более того, имеются платежные документы, подтверждающие ее выплату, да и другие сопроводительные документы, вероятно, тоже есть.
Вопрос: Как оформить возмещение расходов работника на парковку личного или служебного автомобиля, если автомобиль используется в служебных целях?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)В случае использования работником личного автомобиля в интересах работодателя необходимо также оформить письменное соглашение (например, дополнительное соглашение к трудовому договору в письменной форме) об использовании личного автомобиля в служебных целях с указанием размера возмещаемых затрат. Рекомендуем указать, что помимо компенсации за использование, износ (амортизацию) личного транспорта работнику также возмещаются расходы, связанные с его использованием, в том числе на парковку (ст. ст. 72, 188 ТК РФ).
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)В случае использования работником личного автомобиля в интересах работодателя необходимо также оформить письменное соглашение (например, дополнительное соглашение к трудовому договору в письменной форме) об использовании личного автомобиля в служебных целях с указанием размера возмещаемых затрат. Рекомендуем указать, что помимо компенсации за использование, износ (амортизацию) личного транспорта работнику также возмещаются расходы, связанные с его использованием, в том числе на парковку (ст. ст. 72, 188 ТК РФ).
Вопрос: Как наиболее выгодно оформить правоотношения по использованию в служебных целях личного имущества (автомобиля) директора или иного работника?
(Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2025)Каков порядок налогообложения расходов на оплату парковки личного автомобиля работника?
(Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2025)Каков порядок налогообложения расходов на оплату парковки личного автомобиля работника?