Какими документами подтвердить использование личного авто в служебных целях
Подборка наиболее важных документов по запросу Какими документами подтвердить использование личного авто в служебных целях (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Доказательства и доказывание в арбитражном суде: Налог на прибыль: Налоговый орган исключил из расходов затраты на ГСМ для служебного транспорта
(КонсультантПлюс, 2025)данными бухгалтерского учета о наличии на балансе Налогоплательщика транспортного средства, договором с работником об использовании личного транспорта в служебных целях, иными документами, подтверждающими использование в деятельности конкретного транспортного средства >>>
(КонсультантПлюс, 2025)данными бухгалтерского учета о наличии на балансе Налогоплательщика транспортного средства, договором с работником об использовании личного транспорта в служебных целях, иными документами, подтверждающими использование в деятельности конкретного транспортного средства >>>
Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 29.08.2024 N 88-20717/2024 (УИД 21RS0023-01-2023-001306-78)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании компенсации морального вреда; 2) О взыскании заработной платы в виде компенсационных выплат.
Обстоятельства: Истцом и ответчиком заключен трудовой договор на исполнение трудовых обязанностей, также между сторонами заключен договор аренды транспортного средства, в соответствии с условиями которого истец предоставил ответчику во временные владение и пользование принадлежащий ему автомобиль, ответчик обязался нести возникающие в связи с эксплуатацией транспортного средства расходы, однако в день прекращения трудового договора расходы оплачены не были.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.Судом апелляционной инстанцией отмечено, суд правильно установил, что Я. в нарушение положений ст. 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации в материалы дела не представлено доказательств использования своего личного транспортного средства в служебных целях в интересах работодателя, невозможности выполнения трудовых обязанностей без использования личного автомобиля, а также доказательств предоставления истцом работодателю соответствующих документов (авансовых отчетов, квитанций, кассовых чеков), подтверждающих фактические расходы, связанные со служебными поездками, с целью их последующей оплаты.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании компенсации морального вреда; 2) О взыскании заработной платы в виде компенсационных выплат.
Обстоятельства: Истцом и ответчиком заключен трудовой договор на исполнение трудовых обязанностей, также между сторонами заключен договор аренды транспортного средства, в соответствии с условиями которого истец предоставил ответчику во временные владение и пользование принадлежащий ему автомобиль, ответчик обязался нести возникающие в связи с эксплуатацией транспортного средства расходы, однако в день прекращения трудового договора расходы оплачены не были.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.Судом апелляционной инстанцией отмечено, суд правильно установил, что Я. в нарушение положений ст. 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации в материалы дела не представлено доказательств использования своего личного транспортного средства в служебных целях в интересах работодателя, невозможности выполнения трудовых обязанностей без использования личного автомобиля, а также доказательств предоставления истцом работодателю соответствующих документов (авансовых отчетов, квитанций, кассовых чеков), подтверждающих фактические расходы, связанные со служебными поездками, с целью их последующей оплаты.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Вопрос: Как наиболее выгодно оформить правоотношения по использованию в служебных целях личного имущества (автомобиля) директора или иного работника?
(Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2025)Согласно Письму ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@ использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров с указанием условий эксплуатации транспортного средства и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу за использование в служебных целях транспортного средства.
(Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2025)Согласно Письму ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@ использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров с указанием условий эксплуатации транспортного средства и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу за использование в служебных целях транспортного средства.
Вопрос: О страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний при оплате (компенсации) КАСКО работникам, использующим личный автомобиль в рабочих целях.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93362л)Таким образом, суммы компенсации и возмещения расходов (в том числе на оплату услуг автосервиса по диагностике, техническому обслуживанию, ремонту системы ГРМ, по оплате услуг мойки, автострахования (КАСКО, ОСАГО)), выплачиваемые сотруднику организации за использование личного автотранспортного средства в служебных целях в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (при наличии подтверждающих понесенные расходы документов), не подлежат обложению страховыми взносами, если оплата этих услуг связана с исполнением трудовых обязанностей.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93362л)Таким образом, суммы компенсации и возмещения расходов (в том числе на оплату услуг автосервиса по диагностике, техническому обслуживанию, ремонту системы ГРМ, по оплате услуг мойки, автострахования (КАСКО, ОСАГО)), выплачиваемые сотруднику организации за использование личного автотранспортного средства в служебных целях в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (при наличии подтверждающих понесенные расходы документов), не подлежат обложению страховыми взносами, если оплата этих услуг связана с исполнением трудовых обязанностей.
Нормативные акты
Приказ СК России от 10.11.2015 N 103
(ред. от 18.07.2017)
"Об утверждении Инструкции о порядке возмещения в Следственном комитете Российской Федерации расходов при использовании личного транспорта в служебных целях"
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2015 N 40104)г) копию доверенности собственника транспортного средства (в случаях использования транспортного средства по доверенности);
(ред. от 18.07.2017)
"Об утверждении Инструкции о порядке возмещения в Следственном комитете Российской Федерации расходов при использовании личного транспорта в служебных целях"
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2015 N 40104)г) копию доверенности собственника транспортного средства (в случаях использования транспортного средства по доверенности);
Готовое решение: Как бюджетному (автономному) учреждению учесть расходы на персонал при расчете налога на прибыль
(КонсультантПлюс, 2025)приказ руководителя учреждения с указанием размера компенсации. В нем также рекомендуем обосновать необходимость использования личного автотранспорта в служебных целях для исключения претензий со стороны проверяющих;
(КонсультантПлюс, 2025)приказ руководителя учреждения с указанием размера компенсации. В нем также рекомендуем обосновать необходимость использования личного автотранспорта в служебных целях для исключения претензий со стороны проверяющих;
Статья: Комментарий к Постановлению Правительства РФ от 03.04.2024 N 417 "О внесении изменения в Постановление Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 92"
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2024, N 8)Конкретный перечень документов, подтверждающих затраты на выплату компенсации за использование автомобиля, нормами НК РФ и иными законами не установлен. Поэтому это могут быть любые документы, подтверждающие, что автомобиль используется в производственной деятельности, в том числе и косвенно доказывающие данный факт.
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2024, N 8)Конкретный перечень документов, подтверждающих затраты на выплату компенсации за использование автомобиля, нормами НК РФ и иными законами не установлен. Поэтому это могут быть любые документы, подтверждающие, что автомобиль используется в производственной деятельности, в том числе и косвенно доказывающие данный факт.
Вопрос: О страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний при оплате (компенсации) услуг автосервиса по диагностике работникам, использующим личный автомобиль в рабочих целях.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93616л)Таким образом, суммы компенсации и возмещения расходов (в том числе на оплату услуг автосервиса по диагностике, техническому обслуживанию, ремонту системы ГРМ, по оплате услуг мойки, автострахования (КАСКО, ОСАГО)), выплачиваемые сотруднику организации за использование личного автотранспортного средства в служебных целях в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (при наличии подтверждающих понесенные расходы документов), не подлежат обложению страховыми взносами, если оплата этих услуг связана с исполнением трудовых обязанностей.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93616л)Таким образом, суммы компенсации и возмещения расходов (в том числе на оплату услуг автосервиса по диагностике, техническому обслуживанию, ремонту системы ГРМ, по оплате услуг мойки, автострахования (КАСКО, ОСАГО)), выплачиваемые сотруднику организации за использование личного автотранспортного средства в служебных целях в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (при наличии подтверждающих понесенные расходы документов), не подлежат обложению страховыми взносами, если оплата этих услуг связана с исполнением трудовых обязанностей.
Статья: Дивиденды от иностранных организаций, реконструкция ОС, расходы на командировки: спорные ситуации учета
(Коновалов Д.)
("Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке", 2025, N 5)В соглашении могут быть отражены модель, марка автомобиля, его технические характеристики и регистрационные данные, реквизиты документов, подтверждающих право работника на используемое транспортное средство, порядок использования транспортного средства, размер (порядок его определения) и порядок выплаты компенсации за использование транспортного средства.
(Коновалов Д.)
("Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке", 2025, N 5)В соглашении могут быть отражены модель, марка автомобиля, его технические характеристики и регистрационные данные, реквизиты документов, подтверждающих право работника на используемое транспортное средство, порядок использования транспортного средства, размер (порядок его определения) и порядок выплаты компенсации за использование транспортного средства.
Вопрос: О страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний при оплате (компенсации) ОСАГО работникам, использующим личный автомобиль в рабочих целях.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93621л)Таким образом, суммы компенсации и возмещения расходов (в том числе на оплату услуг автосервиса по диагностике, техническому обслуживанию, ремонту системы ГРМ, по оплате услуг мойки, автострахования (КАСКО, ОСАГО)), выплачиваемые сотруднику организации за использование личного автотранспортного средства в служебных целях в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (при наличии подтверждающих понесенные расходы документов), не подлежат обложению страховыми взносами, если оплата этих услуг связана с исполнением трудовых обязанностей.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93621л)Таким образом, суммы компенсации и возмещения расходов (в том числе на оплату услуг автосервиса по диагностике, техническому обслуживанию, ремонту системы ГРМ, по оплате услуг мойки, автострахования (КАСКО, ОСАГО)), выплачиваемые сотруднику организации за использование личного автотранспортного средства в служебных целях в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (при наличии подтверждающих понесенные расходы документов), не подлежат обложению страховыми взносами, если оплата этих услуг связана с исполнением трудовых обязанностей.
Статья: Аренда автомобиля в командировке: какие траты можно компенсировать?
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 7)Ответ на данный вопрос ранее давало налоговое ведомство. Так, в Письме УФНС России по городу Москве от 28.01.2019 N 13-11/011687@ было уточнено, что документальным подтверждением командировочных расходов в виде услуг каршеринга в целях налогообложения прибыли организаций могут являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 7)Ответ на данный вопрос ранее давало налоговое ведомство. Так, в Письме УФНС России по городу Москве от 28.01.2019 N 13-11/011687@ было уточнено, что документальным подтверждением командировочных расходов в виде услуг каршеринга в целях налогообложения прибыли организаций могут являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.
"Налоговое планирование: более 60 законных схем"
(4-е издание, переработанное и дополненное)
(Митюкова Э.С.)
("АйСи Групп", 2023)- путевые листы или иные подобные документы, подтверждающие использование техники в служебных целях.
(4-е издание, переработанное и дополненное)
(Митюкова Э.С.)
("АйСи Групп", 2023)- путевые листы или иные подобные документы, подтверждающие использование техники в служебных целях.
Вопрос: О страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний при оплате (компенсации) ремонта системы ГРМ работникам, использующим личный автомобиль в рабочих целях.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93619л)Таким образом, суммы компенсации и возмещения расходов (в том числе на оплату услуг автосервиса по диагностике, техническому обслуживанию, ремонту системы ГРМ, по оплате услуг мойки, автострахования (КАСКО, ОСАГО)), выплачиваемые сотруднику организации за использование личного автотранспортного средства в служебных целях в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (при наличии подтверждающих понесенные расходы документов), не подлежат обложению страховыми взносами, если оплата этих услуг связана с исполнением трудовых обязанностей.
(Письмо СФР от 26.09.2025 N 19-02/93619л)Таким образом, суммы компенсации и возмещения расходов (в том числе на оплату услуг автосервиса по диагностике, техническому обслуживанию, ремонту системы ГРМ, по оплате услуг мойки, автострахования (КАСКО, ОСАГО)), выплачиваемые сотруднику организации за использование личного автотранспортного средства в служебных целях в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (при наличии подтверждающих понесенные расходы документов), не подлежат обложению страховыми взносами, если оплата этих услуг связана с исполнением трудовых обязанностей.
"Расходы в бухгалтерском и налоговом учете"
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)2) оплата организацией расходов работника на использование личного транспортного средства в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов (см. также Письмо Минфина России от 06.12.2019 N 03-04-06/94977).
(5-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
("АйСи Групп", 2025)2) оплата организацией расходов работника на использование личного транспортного средства в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов (см. также Письмо Минфина России от 06.12.2019 N 03-04-06/94977).
Вопрос: Физическое лицо осуществляет трудовую деятельность за пределами РФ. Российская организация ежемесячно выплачивает ему компенсацию в фиксированном размере за использование личного имущества. Документы, подтверждающие сумму расходов, не представляются. Подлежит ли налогообложению НДФЛ сумма компенсации?
(Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2024)По нашему мнению, вышеприведенный вывод можно отнести и к компенсации, выплачиваемой работнику в связи с использованием личного имущества в интересах работодателя.
(Консультация эксперта, УФНС России по Республике Мордовия, 2024)По нашему мнению, вышеприведенный вывод можно отнести и к компенсации, выплачиваемой работнику в связи с использованием личного имущества в интересах работодателя.