Какие документы не должны храниться в личном деле работника
Подборка наиболее важных документов по запросу Какие документы не должны храниться в личном деле работника (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Корпоративное право: Хранение документов акционерного общества
(КонсультантПлюс, 2025)....обществу выдано предписание... которым указано на необходимость в срок до 01.11.2020: обеспечить описание дел постоянного хранения, по личному составу, личных дел уволенных работников за 1999 - 2015 годы; обеспечить составление актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с 1991 по 2015 годы в части предоставления на рассмотрение актов на заседании... обеспечить розыск 976 дел по личному составу за 1930 - 1991 годы в установленном порядке, в случае обнаружения обеспечить их сохранность.
(КонсультантПлюс, 2025)....обществу выдано предписание... которым указано на необходимость в срок до 01.11.2020: обеспечить описание дел постоянного хранения, по личному составу, личных дел уволенных работников за 1999 - 2015 годы; обеспечить составление актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения с 1991 по 2015 годы в части предоставления на рассмотрение актов на заседании... обеспечить розыск 976 дел по личному составу за 1930 - 1991 годы в установленном порядке, в случае обнаружения обеспечить их сохранность.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2025)Вести личные дела работников не обязательно, но это удобно - все документы по работнику хранятся в одном месте.
(Издательство "Главная книга", 2025)Вести личные дела работников не обязательно, но это удобно - все документы по работнику хранятся в одном месте.
Статья: Какие документы запросит Роскомнадзор на проверке по персданным
(Жижерина Ю., Снежкина Т.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 4)Также при проверке запросят справку о составе документов, входящих в личное дело работника компании (если личные дела ведутся, что не обязательно для большинства компаний). В связи с этим рекомендуем не хранить в личном деле копии документов работника и не указывать их в справке о составе документов личного дела, которая представляется при проверке, поскольку Роскомнадзор это не приветствует <4>.
(Жижерина Ю., Снежкина Т.)
("Юридический справочник руководителя", 2024, N 4)Также при проверке запросят справку о составе документов, входящих в личное дело работника компании (если личные дела ведутся, что не обязательно для большинства компаний). В связи с этим рекомендуем не хранить в личном деле копии документов работника и не указывать их в справке о составе документов личного дела, которая представляется при проверке, поскольку Роскомнадзор это не приветствует <4>.
Нормативные акты
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников; документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно; приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления присоединять к документам, к которым они относятся; при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе (возвращены заявителю, изъяты и т.п.); в дело не должны помещаться документы, которые необходимо возвратить по принадлежности, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2 и т.д.
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников; документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно; приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления присоединять к документам, к которым они относятся; при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе (возвращены заявителю, изъяты и т.п.); в дело не должны помещаться документы, которые необходимо возвратить по принадлежности, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2 и т.д.
Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 N 46
(ред. от 13.03.2024)
"О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии"260. Документы, составляющие дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на 4 прокола прочными нитками в твердые обложки или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Листы документов дела не должны выступать за края обложки.
(ред. от 13.03.2024)
"О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии"260. Документы, составляющие дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на 4 прокола прочными нитками в твердые обложки или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Листы документов дела не должны выступать за края обложки.
Готовое решение: Как уволить работников при реорганизации организации
(КонсультантПлюс, 2025)Вести личные дела в коммерческих организациях по закону не обязательно. Но если их ведение предусмотрено локальным нормативным актом организации, то нужно обеспечить их сохранность в течение установленных сроков хранения. В случае реорганизации порядок передачи личных дел работников (в том числе юрлицо, которому передаются дела), условия и место их дальнейшего хранения определяются учредителями этих организаций или органами, уполномоченными на это учредительными документами. Обычно все документы по личному составу передаются организации-правопреемнику. А при реорганизации в форме выделения личные дела уволенных работников, как правило, остаются в прежней организации, так как в этом случае реорганизованная организация продолжает свою деятельность, а к выделенной переходит лишь часть ее прав и обязанностей. Это следует из ч. 1, 4 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ, абз. 1 п. 1 ст. 57, ст. 58 ГК РФ, п. п. 2, 3 ст. 3, ч. 1 ст. 17, ч. 9 ст. 23 Закона об архивном деле, абз. 1 п. 224 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
(КонсультантПлюс, 2025)Вести личные дела в коммерческих организациях по закону не обязательно. Но если их ведение предусмотрено локальным нормативным актом организации, то нужно обеспечить их сохранность в течение установленных сроков хранения. В случае реорганизации порядок передачи личных дел работников (в том числе юрлицо, которому передаются дела), условия и место их дальнейшего хранения определяются учредителями этих организаций или органами, уполномоченными на это учредительными документами. Обычно все документы по личному составу передаются организации-правопреемнику. А при реорганизации в форме выделения личные дела уволенных работников, как правило, остаются в прежней организации, так как в этом случае реорганизованная организация продолжает свою деятельность, а к выделенной переходит лишь часть ее прав и обязанностей. Это следует из ч. 1, 4 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ, абз. 1 п. 1 ст. 57, ст. 58 ГК РФ, п. п. 2, 3 ст. 3, ч. 1 ст. 17, ч. 9 ст. 23 Закона об архивном деле, абз. 1 п. 224 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Статья: Принимаем меры к недисциплинированным работникам
(Сенаторова Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 6)<2> Напоминаем, что личные дела вести на работника необязательно (кроме государственных гражданских служащих). Вместе с тем это довольно удобно, поскольку все документы по конкретному сотруднику хранятся в одном месте и при необходимости их легко можно поднять и проанализировать.
(Сенаторова Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 6)<2> Напоминаем, что личные дела вести на работника необязательно (кроме государственных гражданских служащих). Вместе с тем это довольно удобно, поскольку все документы по конкретному сотруднику хранятся в одном месте и при необходимости их легко можно поднять и проанализировать.
"Локальные акты работодателя: актуализация в связи с законодательными изменениями"
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)2) в локальном акте, регулирующем обработку персональных данных работников, установить перечень документов, копии которых планируется хранить в личных делах работников, и указать причину, по которой вы приняли решение о хранении копии документа;
(выпуск 3)
(Ситникова Е.Г., Сенаторова Н.В.)
("Редакция "Российской газеты", 2021)2) в локальном акте, регулирующем обработку персональных данных работников, установить перечень документов, копии которых планируется хранить в личных делах работников, и указать причину, по которой вы приняли решение о хранении копии документа;
Статья: Порядок формирования и ведения контрольно-наблюдательного дела в органах внутренних дел
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2024)- запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2024)- запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;