Как заполнить путевой лист при командировке на личном автомобиле
Подборка наиболее важных документов по запросу Как заполнить путевой лист при командировке на личном автомобиле (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Форма: Служебная записка о фактическом сроке пребывания в служебной командировке при использовании работником личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно к месту работы (примерная форма)
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 31.05.2018)В дополнение к отчету о командировке сообщаю, что с _____ (укажите дату) по _____ (укажите дату) я находился в служебной командировке в _______________________ (укажите место командирования) с целью _______ (укажите цель командировки) по приказу _____ (укажите номер и дату приказа). Для проезда к месту командирования и обратно к месту работы мною использован личный автотранспорт ___________________ (укажите вид и модель используемого транспортного средства), государственный регистрационный номер ________ (укажите государственный регистрационный номер).
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 31.05.2018)В дополнение к отчету о командировке сообщаю, что с _____ (укажите дату) по _____ (укажите дату) я находился в служебной командировке в _______________________ (укажите место командирования) с целью _______ (укажите цель командировки) по приказу _____ (укажите номер и дату приказа). Для проезда к месту командирования и обратно к месту работы мною использован личный автотранспорт ___________________ (укажите вид и модель используемого транспортного средства), государственный регистрационный номер ________ (укажите государственный регистрационный номер).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Типовая ситуация: Командировка на личном автомобиле: оформление и оплата
(Издательство "Главная книга", 2025)Командировка на личном автомобиле: оформление и оплата
(Издательство "Главная книга", 2025)Командировка на личном автомобиле: оформление и оплата
Готовое решение: Как оформить использование личного автомобиля работника в командировке
(КонсультантПлюс, 2025)Форму путевого листа, оформляемого при использовании личного автомобиля в командировке, вы можете разработать самостоятельно. Главное, чтобы в вашей форме были все сведения, утвержденные Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390.
(КонсультантПлюс, 2025)Форму путевого листа, оформляемого при использовании личного автомобиля в командировке, вы можете разработать самостоятельно. Главное, чтобы в вашей форме были все сведения, утвержденные Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390.
Нормативные акты
Решение Совета депутатов городского округа Красногорск МО от 30.09.2021 N 603/45
(ред. от 29.02.2024)
"Об утверждении Положения о порядке оформления служебных командировок и возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников органов местного самоуправления и муниципальных учреждений городского округа Красногорск Московской области"4.4.2. В случае проезда работника в место командирования с использованием личного транспорта, работодатель заключает с работником письменное соглашение, в котором прописывается характеристика личного автомобиля работника (регистрационные данные автомобиля, данные ПТС), порядок возмещения расходов. В распоряжении (приказе) работодатель прописывает вид транспорта (личный автомобиль) и характеристику транспортного средства. Также работодателем оформляется путевой лист и распоряжение (приказ) о выплате компенсации.
(ред. от 29.02.2024)
"Об утверждении Положения о порядке оформления служебных командировок и возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников органов местного самоуправления и муниципальных учреждений городского округа Красногорск Московской области"4.4.2. В случае проезда работника в место командирования с использованием личного транспорта, работодатель заключает с работником письменное соглашение, в котором прописывается характеристика личного автомобиля работника (регистрационные данные автомобиля, данные ПТС), порядок возмещения расходов. В распоряжении (приказе) работодатель прописывает вид транспорта (личный автомобиль) и характеристику транспортного средства. Также работодателем оформляется путевой лист и распоряжение (приказ) о выплате компенсации.
Постановление администрации городского округа Красногорск МО от 18.08.2021 N 2054/8
(ред. от 01.02.2024)
"Об утверждении Положения о порядке оформления служебных командировок и возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников администрации городского округа Красногорск и муниципальных казенных учреждений городского округа Красногорск"В случае проезда работника в место командирования с использованием личного транспорта, работодатель заключает с работником письменное соглашение, в котором прописывается характеристика личного автомобиля работника (регистрационные данные автомобиля, данные ПТС), порядок возмещения расходов. В распоряжении (приказе) работодатель прописывает вид транспорта (личный автомобиль) и характеристику транспортного средства. Также работодателем оформляется путевой лист и распоряжение (приказ) о выплате компенсации.
(ред. от 01.02.2024)
"Об утверждении Положения о порядке оформления служебных командировок и возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников администрации городского округа Красногорск и муниципальных казенных учреждений городского округа Красногорск"В случае проезда работника в место командирования с использованием личного транспорта, работодатель заключает с работником письменное соглашение, в котором прописывается характеристика личного автомобиля работника (регистрационные данные автомобиля, данные ПТС), порядок возмещения расходов. В распоряжении (приказе) работодатель прописывает вид транспорта (личный автомобиль) и характеристику транспортного средства. Также работодателем оформляется путевой лист и распоряжение (приказ) о выплате компенсации.
"Командировки по России: чемодан знаний"
(Петров А.В.)
("Бератор-Паблишинг", 2008)Также для подтверждения расходов на проезд, наряду с перечисленными выше документами, организация должна иметь путевой лист формы N 3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78). Он выписывается на весь срок командировки.
(Петров А.В.)
("Бератор-Паблишинг", 2008)Также для подтверждения расходов на проезд, наряду с перечисленными выше документами, организация должна иметь путевой лист формы N 3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78). Он выписывается на весь срок командировки.
Статья: Командировки: нюансы компенсации расходов и отражения их в регистрах
(Джабазян Е.Л.)
("Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 6)Как компенсировать расходы при поездке работника в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте? При поездке в командировку на личном автомобиле работнику надо написать служебную записку, оформить путевой лист и предъявить чеки на покупку ГСМ (Письмо Минфина РФ от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).
(Джабазян Е.Л.)
("Туристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2018, N 6)Как компенсировать расходы при поездке работника в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте? При поездке в командировку на личном автомобиле работнику надо написать служебную записку, оформить путевой лист и предъявить чеки на покупку ГСМ (Письмо Минфина РФ от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).
Статья: Комментарий к Письму ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199 "О порядке учета в целях налогообложения прибыли стоимости проезда работника в командировку"
(Подкопаев М.В.)
("Акты и комментарии для бухгалтера", 2010, N 14)Общество не обязано выписывать путевой лист работнику, направленному в служебную командировку на личном легковом автомобиле, так как он не является водителем данной организации, а является ее штатным работником (Постановление ФАС УО от 19.03.2008 N Ф09-11380/07-С3).
(Подкопаев М.В.)
("Акты и комментарии для бухгалтера", 2010, N 14)Общество не обязано выписывать путевой лист работнику, направленному в служебную командировку на личном легковом автомобиле, так как он не является водителем данной организации, а является ее штатным работником (Постановление ФАС УО от 19.03.2008 N Ф09-11380/07-С3).
Статья: Тест: учет и оформление разъездов сотрудников
(Кравченко И.В.)
("Главная книга", 2018, N 16)10. Работник для проезда к месту командирования и обратно по согласованию с работодателем будет использовать личный автомобиль. Срок командировки - 3 месяца. Сколько путевых листов нужно оформить?
(Кравченко И.В.)
("Главная книга", 2018, N 16)10. Работник для проезда к месту командирования и обратно по согласованию с работодателем будет использовать личный автомобиль. Срок командировки - 3 месяца. Сколько путевых листов нужно оформить?
Вопрос: Сотрудник в командировке арендовал автомобиль. К отчету приложил только квитанцию ПКО. В приказе о направлении в командировку аренда транспорта не прописана. Можно ли принять такие расходы? И надо ли удерживать НДФЛ?
("Главная книга", 2016, N 13)Это будет подтверждением того, что деньги работник потратил в интересах организации, следовательно, их возмещение не является его личным доходом и не облагается НДФЛ <6>. Также может понадобиться подтверждение того, что арендованный автомобиль использовался для поездок в служебных целях (например, составленный работником путевой лист) <7>.
("Главная книга", 2016, N 13)Это будет подтверждением того, что деньги работник потратил в интересах организации, следовательно, их возмещение не является его личным доходом и не облагается НДФЛ <6>. Также может понадобиться подтверждение того, что арендованный автомобиль использовался для поездок в служебных целях (например, составленный работником путевой лист) <7>.
Статья: Путевой лист в разъяснениях контролирующих ведомств
(Смирнов С.В.)
("Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 2)Таким образом, основное предназначение путевого листа в данной ситуации - обоснование производственного характера использования личного транспорта работниками. Но оформлять путевые листы в таком случае вряд ли целесообразно. Производственный характер пользования автомобилем подтверждается приказом руководителя о назначении компенсации за использование личного транспорта сотрудникам, работа которых связана с постоянными служебными разъездами. Разъездной характер работы может быть подтвержден должностными инструкциями работников.
(Смирнов С.В.)
("Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 2)Таким образом, основное предназначение путевого листа в данной ситуации - обоснование производственного характера использования личного транспорта работниками. Но оформлять путевые листы в таком случае вряд ли целесообразно. Производственный характер пользования автомобилем подтверждается приказом руководителя о назначении компенсации за использование личного транспорта сотрудникам, работа которых связана с постоянными служебными разъездами. Разъездной характер работы может быть подтвержден должностными инструкциями работников.
Статья: Аренда, лизинг, прокат и пользование личным авто
(Лукинова Л.Г.)
("Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 1)В отличие от всех иных видов получения авто в пользование в данном случае ТС эксплуатируется не только в коммерческих, но и в личных целях. Следовательно, компенсация за использование личного авто сотрудника может быть ниже арендной платы, уплачиваемой по договору аренды ТС с экипажем. Но на практике использование личного транспорта ограничено сферой его применения (в качестве такси или в командировках, не связанных с коммерческими перевозками грузов или пассажиров). Да и не любой работник согласится использовать личное имущество в служебных целях, поэтому данный вариант является больше запасным, плюс которого - в упрощении документооборота. На эксплуатацию личного автомобиля (имущества гражданина) не надо оформлять путевой лист, а служебный характер эксплуатации ТС можно подтвердить иными документами, например соглашением об использовании личного имущества, должностной инструкцией работника.
(Лукинова Л.Г.)
("Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", 2015, N 1)В отличие от всех иных видов получения авто в пользование в данном случае ТС эксплуатируется не только в коммерческих, но и в личных целях. Следовательно, компенсация за использование личного авто сотрудника может быть ниже арендной платы, уплачиваемой по договору аренды ТС с экипажем. Но на практике использование личного транспорта ограничено сферой его применения (в качестве такси или в командировках, не связанных с коммерческими перевозками грузов или пассажиров). Да и не любой работник согласится использовать личное имущество в служебных целях, поэтому данный вариант является больше запасным, плюс которого - в упрощении документооборота. На эксплуатацию личного автомобиля (имущества гражданина) не надо оформлять путевой лист, а служебный характер эксплуатации ТС можно подтвердить иными документами, например соглашением об использовании личного имущества, должностной инструкцией работника.
"Налог на прибыль. Сложные моменты"
(Стародубцева И.В.)
("Налог Инфо", "Статус-Кво 97", 2007)Для экономического обоснования компенсационных выплат организацией должны составляться путевые листы.
(Стародубцева И.В.)
("Налог Инфо", "Статус-Кво 97", 2007)Для экономического обоснования компенсационных выплат организацией должны составляться путевые листы.
"Командировочные и иные аналогичные расходы"
(7-е издание, переработанное и дополненное)
(Семенихин В.В.)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2018)В том случае, если работник в командировку ездил на служебном транспорте, личном автомобиле или на авто, находящемся в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и иных документов, подтверждающих маршрут следования транспорта).
(7-е издание, переработанное и дополненное)
(Семенихин В.В.)
("ГроссМедиа", "РОСБУХ", 2018)В том случае, если работник в командировку ездил на служебном транспорте, личном автомобиле или на авто, находящемся в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевого листа, маршрутного листа, счетов, квитанций, кассовых чеков и иных документов, подтверждающих маршрут следования транспорта).