Как списывать гсм если автомобиль в аренде у работника
Подборка наиболее важных документов по запросу Как списывать гсм если автомобиль в аренде у работника (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2007 год: Глава 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ. Расходы
(Д.М. Щекин)Расходы общества на эксплуатацию, ремонт, хранение и страхование арендованных автомобилей подтверждены актами на списание ГСМ, актами на техническое обслуживание (ремонт) автомобилей, страховыми полисами, актами услуг хранения автомашин, авансовыми отчетами, договором на оказание услуг по предоставлению и обслуживанию магнитных карт для оплаты ГСМ. Работники, использующие автомобили для нужд общества, водителями не были, заработная плата начислялась им по иным основаниям. Суд посчитал, что унифицированная форма путевых листов предназначена в первую очередь для учета операций по перевозке грузов автотранспортными предприятиями и оформления хозяйственных операций с третьими лицами.
(Д.М. Щекин)Расходы общества на эксплуатацию, ремонт, хранение и страхование арендованных автомобилей подтверждены актами на списание ГСМ, актами на техническое обслуживание (ремонт) автомобилей, страховыми полисами, актами услуг хранения автомашин, авансовыми отчетами, договором на оказание услуг по предоставлению и обслуживанию магнитных карт для оплаты ГСМ. Работники, использующие автомобили для нужд общества, водителями не были, заработная плата начислялась им по иным основаниям. Суд посчитал, что унифицированная форма путевых листов предназначена в первую очередь для учета операций по перевозке грузов автотранспортными предприятиями и оформления хозяйственных операций с третьими лицами.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Аренда авто без экипажа: 4 "расходных" вопроса арендатора
(Капанина Ю.В.)
("Главная книга", 2024, N 6)Организация (не является автотранспортной) использует личный транспорт некоторых работников в служебных целях по договору аренды без экипажа. Поскольку на личные автомобили не предполагается установка специального навигационного оборудования и у нас некому проводить контрольные замеры топлива, то отследить его реальный расход невозможно. Как нам списывать ГСМ для этих машин на "прибыльные" затраты? Обязательно ли нормировать такие расходы? Нужны ли при этом путевые листы?
(Капанина Ю.В.)
("Главная книга", 2024, N 6)Организация (не является автотранспортной) использует личный транспорт некоторых работников в служебных целях по договору аренды без экипажа. Поскольку на личные автомобили не предполагается установка специального навигационного оборудования и у нас некому проводить контрольные замеры топлива, то отследить его реальный расход невозможно. Как нам списывать ГСМ для этих машин на "прибыльные" затраты? Обязательно ли нормировать такие расходы? Нужны ли при этом путевые листы?
Типовая ситуация: Аренда автомобиля у физлица: оформление, учет, налоги
(Издательство "Главная книга", 2025)В налоговые расходы включают арендную плату, стоимость услуг по управлению автомобилем и стоимость ГСМ. Топливо списывают по тем же документам, что и для собственного транспорта (Письма Минфина от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495, от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).
(Издательство "Главная книга", 2025)В налоговые расходы включают арендную плату, стоимость услуг по управлению автомобилем и стоимость ГСМ. Топливо списывают по тем же документам, что и для собственного транспорта (Письма Минфина от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495, от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).
Нормативные акты
Письмо ГНИ по г. Москве от 12.03.1998 N 31-08/6264
<О налогообложении физических лиц>По затратам на горюче - смазочные материалы водитель (основной работник или совместитель) отчитывается как подотчетное лицо. К авансовым отчетам в обязательной форме прилагаются чеки на приобретенные горюче - смазочные материалы, путевые листы с показаниями спидометра. Если водитель работает по договору подряда, по которому ГСМ списываются за счет предприятия, то оплата стоимости ГСМ включается в доход арендодателя.
<О налогообложении физических лиц>По затратам на горюче - смазочные материалы водитель (основной работник или совместитель) отчитывается как подотчетное лицо. К авансовым отчетам в обязательной форме прилагаются чеки на приобретенные горюче - смазочные материалы, путевые листы с показаниями спидометра. Если водитель работает по договору подряда, по которому ГСМ списываются за счет предприятия, то оплата стоимости ГСМ включается в доход арендодателя.
Вопрос: У организации в собственности находится погрузчик, который сдается в аренду без экипажа. При этом бензин приобретает и списывает арендодатель, а используют погрузчик сотрудники арендатора. На какую организацию должен быть выписан путевой лист для учета списания ГСМ?
(Подборки и консультации Горячей линии, 2021)Вопрос: У организации в собственности находится погрузчик, который сдается в аренду без экипажа. При этом бензин приобретает и списывает арендодатель, а используют погрузчик сотрудники арендатора. На какую организацию должен быть выписан путевой лист для учета списания ГСМ?
(Подборки и консультации Горячей линии, 2021)Вопрос: У организации в собственности находится погрузчик, который сдается в аренду без экипажа. При этом бензин приобретает и списывает арендодатель, а используют погрузчик сотрудники арендатора. На какую организацию должен быть выписан путевой лист для учета списания ГСМ?
"Организация работы с кадрами на предприятиях автотранспорта"
(Корнийчук Г.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2007)Соответственно, стоимость ГСМ, подлежащих списанию на расходы организации, определяется по вышеуказанным нормативам на основании данных о пробеге автомобиля, указанных в путевых листах.
(Корнийчук Г.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2007)Соответственно, стоимость ГСМ, подлежащих списанию на расходы организации, определяется по вышеуказанным нормативам на основании данных о пробеге автомобиля, указанных в путевых листах.
Корреспонденция счетов: Как отражаются в учете организации-арендодателя (таксопарка) расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) для автомобиля, предоставленного в аренду с экипажем? ГСМ приобретены подотчетным лицом (работником организации)...
(Консультация эксперта, 2013)На основании оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, задолженность по подотчетной сумме с работника списывается (Инструкция по применению Плана счетов, Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
(Консультация эксперта, 2013)На основании оправдательных документов, приложенных к авансовому отчету, задолженность по подотчетной сумме с работника списывается (Инструкция по применению Плана счетов, Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Вопрос: Нужно ли проходить предрейсовые медосмотры работнику на должности "торговый представитель", если для списания ГСМ с ним заключен договор аренды личного легкового автомобиля в служебных целях? В трудовом договоре работника прописан разъездной характер работ. Работник не перевозит грузы и пассажиров.
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2024)"Сайт проекта "Открытая Инспекция Труда" https://онлайнинспекция.рф", 2024
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2024)"Сайт проекта "Открытая Инспекция Труда" https://онлайнинспекция.рф", 2024
Статья: Путевые листы, расходы на ГСМ и проблемы налогообложения
(Кошкина Т.Ю.)
("Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 9)Заподозрив организацию в искусственном завышении расходов на ГСМ, инспекторы могут сравнивать грузоподъемность автомобиля и массу перевозимого груза. Например, если в путевом листе указано, что машина эксплуатировалась с прицепом (что позволяет увеличить нормативный расход топлива), а масса перевезенного груза соответствует грузоподъемности автомобиля без прицепа, применение повышенной нормы списания ГСМ может быть поставлено под сомнение. Другой пример. Автомобили осуществляют перевозку песка из карьера. В их путевых листах указано, что время эксплуатации машин - семь часов. Одновременно в путевом листе экскаватора, занятого на погрузке данных автомобилей, отмечено, что он работал в течение четырех часов с 8.00 до 12.00. И опять возникает закономерный вопрос: что и кому перевозили во второй половине дня? Или такая ситуация. При проведении проверки инспекторы установили, что ГСМ на основании путевых листов списывается на 25 автомобилей, в то время как на балансе организации числится 20 машин. Бухгалтер пояснил, что пять автомобилей арендованы без предоставления услуг по управлению автомобилем, то есть на них работали штатные сотрудники, которые и заполняли путевые листы. Договор аренды и акты приема-передачи транспортных средств представлены инспекторам по первому требованию. Однако исключения расходов на ГСМ и аренду из состава учитываемых в целях налогообложения избежать не удалось. Налоговики, направив запрос в ГИБДД, выяснили, что указанные в путевых листах государственные регистрационные номера транспортных средств не совпадают с марками автомобилей, автомобили зарегистрированы на физических лиц, а арендодателем согласно договору является юридическое лицо, автомобили с этими государственными регистрационными номерами были сняты с учета и т.д.
(Кошкина Т.Ю.)
("Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 9)Заподозрив организацию в искусственном завышении расходов на ГСМ, инспекторы могут сравнивать грузоподъемность автомобиля и массу перевозимого груза. Например, если в путевом листе указано, что машина эксплуатировалась с прицепом (что позволяет увеличить нормативный расход топлива), а масса перевезенного груза соответствует грузоподъемности автомобиля без прицепа, применение повышенной нормы списания ГСМ может быть поставлено под сомнение. Другой пример. Автомобили осуществляют перевозку песка из карьера. В их путевых листах указано, что время эксплуатации машин - семь часов. Одновременно в путевом листе экскаватора, занятого на погрузке данных автомобилей, отмечено, что он работал в течение четырех часов с 8.00 до 12.00. И опять возникает закономерный вопрос: что и кому перевозили во второй половине дня? Или такая ситуация. При проведении проверки инспекторы установили, что ГСМ на основании путевых листов списывается на 25 автомобилей, в то время как на балансе организации числится 20 машин. Бухгалтер пояснил, что пять автомобилей арендованы без предоставления услуг по управлению автомобилем, то есть на них работали штатные сотрудники, которые и заполняли путевые листы. Договор аренды и акты приема-передачи транспортных средств представлены инспекторам по первому требованию. Однако исключения расходов на ГСМ и аренду из состава учитываемых в целях налогообложения избежать не удалось. Налоговики, направив запрос в ГИБДД, выяснили, что указанные в путевых листах государственные регистрационные номера транспортных средств не совпадают с марками автомобилей, автомобили зарегистрированы на физических лиц, а арендодателем согласно договору является юридическое лицо, автомобили с этими государственными регистрационными номерами были сняты с учета и т.д.
Статья: Сотрудник поехал в командировку на личном автомобиле
(Барковец В.А.)
("Упрощенка", 2012, N 9)Что предпринять? Заключите с сотрудником на время командировки договор аренды транспортного средства. Тогда на расходы при "упрощенке" вы сможете списать стоимость ГСМ и уплаченной аренды. С нее, правда, не забудьте удержать НДФЛ.
(Барковец В.А.)
("Упрощенка", 2012, N 9)Что предпринять? Заключите с сотрудником на время командировки договор аренды транспортного средства. Тогда на расходы при "упрощенке" вы сможете списать стоимость ГСМ и уплаченной аренды. С нее, правда, не забудьте удержать НДФЛ.
Вопрос: Организация арендует автомобиль без экипажа и несет расходы на аренду. Расходы на ГСМ для организации несущественны. Обязательны ли путевые листы и документы на приобретение ГСМ для подтверждения затрат по договору аренды в целях налога на прибыль или достаточно договора аренды, акта приемки оказанных услуг и документов, подтверждающих перечисление арендной платы?
(Консультация эксперта, 2013)Но в то же время, по мнению Минфина России, затраты по арендованному автомобилю могут быть учтены в расходах при условии, что этот автомобиль используется в деятельности организации, направленной на получение дохода (Письмо Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-06/1/844). Но как это подтвердить, Минфин России умалчивает. По мнению территориального налогового органа, путевой лист - это один из возможных документов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования. Но есть и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора, например, приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за работниками, заявки на использование арендованных автомобилей (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1).
(Консультация эксперта, 2013)Но в то же время, по мнению Минфина России, затраты по арендованному автомобилю могут быть учтены в расходах при условии, что этот автомобиль используется в деятельности организации, направленной на получение дохода (Письмо Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-06/1/844). Но как это подтвердить, Минфин России умалчивает. По мнению территориального налогового органа, путевой лист - это один из возможных документов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования. Но есть и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора, например, приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за работниками, заявки на использование арендованных автомобилей (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1).
Вопрос: На какое учреждение должна быть возложена обязанность по оформлению путевых листов, а также заправке и списанию ГСМ, если 2 часа в день автобус предоставляется в распоряжение не образовательного учреждения, а остальные часы дня автобус находится в распоряжении школы?
("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2020, N 11)С учетом вышесказанного первичные учетные документы (путевые листы) служат основанием для списания ГСМ и начисления заработной платы.
("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2020, N 11)С учетом вышесказанного первичные учетные документы (путевые листы) служат основанием для списания ГСМ и начисления заработной платы.
Статья: Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ
(Кулюкина Н.А.)
("Упрощенка", 2012, N 7)Если у вас есть собственные автомобили либо вы их арендуете (например, у сотрудников), то постоянной статьей расходов станет стоимость горюче-смазочных материалов. Отметим, что "упрощенцы" вправе списывать стоимость бензина и другого топлива как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Либо как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Первый вариант учета целесообразнее выбирать, если автомашины собственные, а второй - если арендованные. Но в любом случае не будет ошибкой, если вы поступите по-другому. При этом расходы должны быть обоснованными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). А путевые листы как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников. Обратите внимание: путевые листы нужны как профессиональным перевозчикам, так и другим компаниям, использующим в работе автомобили.
(Кулюкина Н.А.)
("Упрощенка", 2012, N 7)Если у вас есть собственные автомобили либо вы их арендуете (например, у сотрудников), то постоянной статьей расходов станет стоимость горюче-смазочных материалов. Отметим, что "упрощенцы" вправе списывать стоимость бензина и другого топлива как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Либо как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Первый вариант учета целесообразнее выбирать, если автомашины собственные, а второй - если арендованные. Но в любом случае не будет ошибкой, если вы поступите по-другому. При этом расходы должны быть обоснованными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). А путевые листы как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников. Обратите внимание: путевые листы нужны как профессиональным перевозчикам, так и другим компаниям, использующим в работе автомобили.