Инструкция по заполнению форм персучета
Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по заполнению форм персучета (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2025 год: Статья 226 "Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами" главы 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Налоговый орган доначислил НДФЛ и страховые взносы, сделав вывод о неправомерном невключении в налоговую базу доходов работников, полученных в натуральной форме. Суд установил, что общество обеспечивало сотрудников бесплатным трехразовым питанием на основании талонов. Отклоняя довод общества об отсутствии персонализированного учета выданного питания, суд принял во внимание представленные налоговым органом документы. Налоговым органом в ходе проверки были изъяты оригиналы учетных ведомостей на выдачу талонов на питание на бумажном носителе, а также файлы с компьютера сотрудника общества, содержащие данные о выданных талонах на питание в отношении каждого сотрудника. Сведения из данных файлов полностью соответствуют сведениям в табелях учета рабочего времени, предоставленных обществом в инспекцию. Сотрудники и общества, и контрагента, осуществляющего поставку питания, подтвердили, что талоны на питание оформлялись на основании пофамильных заявок, выдавались сотрудникам под расписку. Суд поддержал вывод налогового органа о наличии у общества персонифицированного учета выданного питания и возможности исчислить и удержать НДФЛ в отношении каждого сотрудника, инспекция доказала факт получения работниками общества дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ. При этом суд признал неправомерным доначисление страховых взносов, поскольку предоставление работникам общества питания не являлось частью системы оплаты труда. Из положений о вахтовом методе организации работ в обществе следует, что предоставление трехразового питания работникам является выплатой социального характера, не зависящей от квалификации работников, сложности, качества, количества работы, условий ее выполнения.
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Налоговый орган доначислил НДФЛ и страховые взносы, сделав вывод о неправомерном невключении в налоговую базу доходов работников, полученных в натуральной форме. Суд установил, что общество обеспечивало сотрудников бесплатным трехразовым питанием на основании талонов. Отклоняя довод общества об отсутствии персонализированного учета выданного питания, суд принял во внимание представленные налоговым органом документы. Налоговым органом в ходе проверки были изъяты оригиналы учетных ведомостей на выдачу талонов на питание на бумажном носителе, а также файлы с компьютера сотрудника общества, содержащие данные о выданных талонах на питание в отношении каждого сотрудника. Сведения из данных файлов полностью соответствуют сведениям в табелях учета рабочего времени, предоставленных обществом в инспекцию. Сотрудники и общества, и контрагента, осуществляющего поставку питания, подтвердили, что талоны на питание оформлялись на основании пофамильных заявок, выдавались сотрудникам под расписку. Суд поддержал вывод налогового органа о наличии у общества персонифицированного учета выданного питания и возможности исчислить и удержать НДФЛ в отношении каждого сотрудника, инспекция доказала факт получения работниками общества дохода в натуральной форме, подлежащего обложению НДФЛ. При этом суд признал неправомерным доначисление страховых взносов, поскольку предоставление работникам общества питания не являлось частью системы оплаты труда. Из положений о вахтовом методе организации работ в обществе следует, что предоставление трехразового питания работникам является выплатой социального характера, не зависящей от квалификации работников, сложности, качества, количества работы, условий ее выполнения.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как зарегистрировать работника в СФР с присвоением ему СНИЛС
(КонсультантПлюс, 2026)Если у впервые поступающего на работу гражданина нет индивидуального лицевого счета в системе индивидуального (персонифицированного) учета, вы должны подать в территориальный орган СФР анкету зарегистрированного лица по форме АДВ-1 (пп. "а" п. 5, п. 10 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета, п. 8 Порядка заполнения форм сведений). Срок ее представления - не позднее рабочего дня, следующего за днем приема гражданина на работу (п. 10 упомянутой Инструкции).
(КонсультантПлюс, 2026)Если у впервые поступающего на работу гражданина нет индивидуального лицевого счета в системе индивидуального (персонифицированного) учета, вы должны подать в территориальный орган СФР анкету зарегистрированного лица по форме АДВ-1 (пп. "а" п. 5, п. 10 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета, п. 8 Порядка заполнения форм сведений). Срок ее представления - не позднее рабочего дня, следующего за днем приема гражданина на работу (п. 10 упомянутой Инструкции).
Статья: Комментарий к Постановлению Арбитражного суда Московского округа от 31.07.2025 N А40-27328/2025 <Назначат ли штраф при просрочке электронной подачи ЕФС-1, если сдан отчет в бумажной форме?>
(Дегтяренко А.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2025, N 18)Электронный разд. 2 формы ЕФС-1 подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) (п. 18 Порядка заполнения ЕФС-1, п. 37 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н (далее - Инструкция)). Отправить электронный расчет в СФР можно:
(Дегтяренко А.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2025, N 18)Электронный разд. 2 формы ЕФС-1 подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) (п. 18 Порядка заполнения ЕФС-1, п. 37 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н (далее - Инструкция)). Отправить электронный расчет в СФР можно:
Нормативные акты
Постановление Правления ПФ РФ от 01.06.2016 N 473п
(ред. от 11.01.2017)
"О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению"
(Зарегистрировано в Минюсте России 23.09.2016 N 43797)Зарегистрировано в Минюсте России 23 сентября 2016 г. N 43797
(ред. от 11.01.2017)
"О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению"
(Зарегистрировано в Минюсте России 23.09.2016 N 43797)Зарегистрировано в Минюсте России 23 сентября 2016 г. N 43797
Федеральный закон от 03.07.2016 N 250-ФЗ
(ред. от 28.12.2022)
"О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с передачей налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование""2. Сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в соответствии с настоящим Федеральным законом в органы Пенсионного фонда Российской Федерации, представляются в соответствии с порядком и инструкциями, устанавливаемыми Пенсионным фондом Российской Федерации. Формы и форматы сведений для индивидуального (персонифицированного) учета, порядок заполнения страхователями форм указанных сведений определяются Пенсионным фондом Российской Федерации.";
(ред. от 28.12.2022)
"О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с передачей налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование""2. Сведения для индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в соответствии с настоящим Федеральным законом в органы Пенсионного фонда Российской Федерации, представляются в соответствии с порядком и инструкциями, устанавливаемыми Пенсионным фондом Российской Федерации. Формы и форматы сведений для индивидуального (персонифицированного) учета, порядок заполнения страхователями форм указанных сведений определяются Пенсионным фондом Российской Федерации.";
"Комментарий к Федеральному закону от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации"
(постатейный)
(Пешкова (Белогорцева) Х.В., Бондарева Э.С., Каменская С.В., Митричев И.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)3.5. В ПФР сведения для индивидуального (персонифицированного) учета представляются в соответствии с порядком и инструкциями, устанавливаемыми ПФР и Минтрудом РФ, к которым следует отнести Постановление Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п "Об утверждении форм и форматов сведений, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и Порядка заполнения форм указанных сведений", а также Приказ Минтруда России от 22.04.2020 N 211н "Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах".
(постатейный)
(Пешкова (Белогорцева) Х.В., Бондарева Э.С., Каменская С.В., Митричев И.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)3.5. В ПФР сведения для индивидуального (персонифицированного) учета представляются в соответствии с порядком и инструкциями, устанавливаемыми ПФР и Минтрудом РФ, к которым следует отнести Постановление Правления ПФР от 27.09.2019 N 485п "Об утверждении форм и форматов сведений, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и Порядка заполнения форм указанных сведений", а также Приказ Минтруда России от 22.04.2020 N 211н "Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах".
Готовое решение: В каких случаях гражданско-правовой договор (договор ГПХ) может быть признан трудовым и какие это влечет последствия
(КонсультантПлюс, 2026)скорректировать иные сведения персонифицированного учета, поданные ранее по работнику, в которых обозначено (из которых следует), что он был занят у вас по договору ГПХ (ст. ст. 11, 15, 17 Закона о персонифицированном учете, п. п. 41, 43 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета).
(КонсультантПлюс, 2026)скорректировать иные сведения персонифицированного учета, поданные ранее по работнику, в которых обозначено (из которых следует), что он был занят у вас по договору ГПХ (ст. ст. 11, 15, 17 Закона о персонифицированном учете, п. п. 41, 43 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета).
Вопрос: О представлении сведений подразделов 1.1 и 1.2 формы ЕФС-1 в отношении высококвалифицированных специалистов из Китая, временно пребывающих в РФ и работающих по срочному трудовому договору.
(Письмо СФР от 14.05.2025 N 19-20/24885)<1> Приказ СФР от 17.11.2023 N 2281 "Об утверждении единой формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" и порядка ее заполнения" (далее - порядок заполнения формы ЕФС-1, подраздел 1.1 и 1.2 формы ЕФС-1).
(Письмо СФР от 14.05.2025 N 19-20/24885)<1> Приказ СФР от 17.11.2023 N 2281 "Об утверждении единой формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" и порядка ее заполнения" (далее - порядок заполнения формы ЕФС-1, подраздел 1.1 и 1.2 формы ЕФС-1).
Вопрос: Как работодателю получить уведомление АДИ-РЕГ при приеме на работу работника, у которого отсутствует индивидуальный лицевой счет (ИЛС)?
(Консультация эксперта, 2026)Для этого следует подать в территориальный орган СФР анкету зарегистрированного лица по форме АДВ-1 (пп. "а" п. 5 Инструкции, утв. Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н, п. 8 Порядка заполнения форм сведений (Приложение N 6 к Приказу СФР от 17.11.2025 N 1461)).
(Консультация эксперта, 2026)Для этого следует подать в территориальный орган СФР анкету зарегистрированного лица по форме АДВ-1 (пп. "а" п. 5 Инструкции, утв. Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н, п. 8 Порядка заполнения форм сведений (Приложение N 6 к Приказу СФР от 17.11.2025 N 1461)).
Ситуация: Как физическое лицо может получить уведомление, подтверждающее регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (АДИ-РЕГ)?
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Первичная регистрация ребенка в системе индивидуального (персонифицированного) учета и присвоение СНИЛС в настоящее время осуществляются СФР на основании сведений о государственной регистрации рождения ребенка, поступивших в территориальный орган СФР (далее - ТО СФР). Кроме того, СНИЛС взрослому гражданину может быть присвоен на основании сведений, поступающих в ТО СФР, например, от уполномоченных органов и МФЦ, в которые обращался гражданин за предоставлением государственной или муниципальной услуги. Также гражданин вправе обратиться в СФР для регистрации самостоятельно (п. п. 1, 6 ст. 6, п. 1 ст. 12.1 Закона N 27-ФЗ; пп. "б", "в" п. 5, п. п. 7, 13 Инструкции).
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Первичная регистрация ребенка в системе индивидуального (персонифицированного) учета и присвоение СНИЛС в настоящее время осуществляются СФР на основании сведений о государственной регистрации рождения ребенка, поступивших в территориальный орган СФР (далее - ТО СФР). Кроме того, СНИЛС взрослому гражданину может быть присвоен на основании сведений, поступающих в ТО СФР, например, от уполномоченных органов и МФЦ, в которые обращался гражданин за предоставлением государственной или муниципальной услуги. Также гражданин вправе обратиться в СФР для регистрации самостоятельно (п. п. 1, 6 ст. 6, п. 1 ст. 12.1 Закона N 27-ФЗ; пп. "б", "в" п. 5, п. п. 7, 13 Инструкции).
Готовое решение: Как учреждению заполнить и подать сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений в подразделе 1.3 подраздела 1 формы ЕФС-1 до 31 декабря 2023 г. (включительно)
(КонсультантПлюс, 2023)Например, если нужно отразить в отчете сведения о перерасчетах заработной платы (в том числе при индексации оплаты труда, удержаниях), исправление ошибок за предыдущие периоды (ч. 26 ст. 17 Закона о персонифицированном учете, п. 43 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н, Письмо Минтруда России от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784).
(КонсультантПлюс, 2023)Например, если нужно отразить в отчете сведения о перерасчетах заработной платы (в том числе при индексации оплаты труда, удержаниях), исправление ошибок за предыдущие периоды (ч. 26 ст. 17 Закона о персонифицированном учете, п. 43 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н, Письмо Минтруда России от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784).
Последние изменения: Сведения о трудовой (иной) деятельности (ранее - СЗВ-ТД)
(КонсультантПлюс, 2026)Форма СЗВ-ТД и Порядок ее заполнения приведены в соответствие с положениями Закона о персонифицированном учете.
(КонсультантПлюс, 2026)Форма СЗВ-ТД и Порядок ее заполнения приведены в соответствие с положениями Закона о персонифицированном учете.
Типовая ситуация: Как получить СНИЛС для работника (для бюджетной организации)
(Издательство "Главная книга", 2026)Если сотрудник более месяца не имеет возможности лично заверить анкету (например, находится в командировке или болеет), то вы можете сами сделать это. В таком случае нужно указать причину, по которой работник не смог заверить данные лично (п. 10 названной Инструкции).
(Издательство "Главная книга", 2026)Если сотрудник более месяца не имеет возможности лично заверить анкету (например, находится в командировке или болеет), то вы можете сами сделать это. В таком случае нужно указать причину, по которой работник не смог заверить данные лично (п. 10 названной Инструкции).
Готовое решение: Как учреждению заполнить и подать сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений в подразделе 1.3 подраздела 1 формы ЕФС-1 до 29 декабря 2025 г. (включительно)
(КонсультантПлюс, 2025)Например, отчет с корректирующими сведениями формируют, чтобы отразить данные о перерасчетах заработной платы (в том числе при индексации оплаты труда, удержаниях), об исправлении ошибок за предыдущие периоды (ч. 26 ст. 17 Закона о персонифицированном учете, п. 43 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н, Приложение к Письму Минтруда России от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784). Разъяснения из Приложения к Письму касались формы ЕФС-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п, однако, по нашему мнению, они применимы и в настоящее время.
(КонсультантПлюс, 2025)Например, отчет с корректирующими сведениями формируют, чтобы отразить данные о перерасчетах заработной платы (в том числе при индексации оплаты труда, удержаниях), об исправлении ошибок за предыдущие периоды (ч. 26 ст. 17 Закона о персонифицированном учете, п. 43 Инструкции, утвержденной Приказом Минтруда России от 03.04.2023 N 256н, Приложение к Письму Минтруда России от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784). Разъяснения из Приложения к Письму касались формы ЕФС-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п, однако, по нашему мнению, они применимы и в настоящее время.
Готовое решение: Как СФР привлекает к административной ответственности за нарушения по формам персонифицированного учета
(КонсультантПлюс, 2026)Могут, если обязанности по составлению и подаче форм персонифицированного учета были возложены на определенного работника и есть доказательства этого. Например, приказ о назначении работника на должность, трудовой договор, должностная инструкция, где будут прописаны такие обязанности и ответственность за их неисполнение.
(КонсультантПлюс, 2026)Могут, если обязанности по составлению и подаче форм персонифицированного учета были возложены на определенного работника и есть доказательства этого. Например, приказ о назначении работника на должность, трудовой договор, должностная инструкция, где будут прописаны такие обязанности и ответственность за их неисполнение.